Le huddle room sono piccole sale riunioni, di solito per un massimo di sei persone, in cui i team possono riunirsi e lavorare ad hoc, per esempio per una sessione di brainstorming o una riunione di progetto in corso.
La parola inglese "huddle" si riferisce al mondo dello sport. Quando una squadra si mette in fila in un cerchio, i giocatori si mettono le braccia sulle spalle e discutono le tattiche per la partita successiva o si incitano a vicenda con forti grida, questo è un "huddle".
Cose simili accadono in una sala huddle. Le persone si siedono spontaneamente e discutono i prossimi passi di un progetto in modo rapido, orientato alla squadra e non burocratico. Queste riunioni non richiedono giorni di pianificazione, preparazione speciale e nemmeno un ordine del giorno. I membri del team si siedono esattamente quando qualcuno ha una buona idea, quando sorge un problema o c'è qualcos'altro in sospeso che deve essere discusso o presentato in modo breve e tempestivo.
Huddle rooms come segno distintivo del cambiamento del mondo del lavoro
Huddle rooms sono una caratteristica dei grandi sconvolgimenti che stanno avvenendo nel mondo del lavoro e nella vita quotidiana in ufficio da alcuni anni. Per un bel po' sono stati solo una tendenza alla moda, ma nel frattempo l'idea ha preso piede e si è affermata con successo. In molte aziende, fanno parte dell'attrezzatura di base delle aree di conferenza e di riunione come una cosa ovvia.
Le huddle room non richiedono un'attrezzatura tecnica complessa, come spesso accade nelle grandi sale di conferenza. Di norma, la WLAN e un'app corrispondente sono sufficienti per collegare in rete i notebook e i tablet del team tra loro, così come un display ben visibile se la comunicazione con i clienti, i partner commerciali o i dipendenti esterni deve avvenire tramite videoconferenza durante una riunione. Le huddle room non dovrebbero nemmeno essere troppo grandi, perché è proprio l'atmosfera intima e raccolta che aumenta la sensazione di unione e la performance - vedi la definizione di huddle nello sport.
Huddle room come luogo di incontro informale
L'esperienza dimostra che le huddle room hanno un impatto positivo sulla produttività, creatività e motivazione dei dipendenti e sono un complemento ideale alle tradizionali e più grandi sale riunioni. L'arredamento con mobili può conformarsi al resto dell'identità aziendale, ma può anche discostarsene completamente. L'importante è che i dipendenti si sentano a proprio agio e che nessuno sia scoraggiato dall'ambiente.
Le huddle room sono spazi in cui gli individui all'interno del team dovrebbero essere in grado di sviluppare e concentrarsi sul loro lavoro comune. Molte aziende hanno riconosciuto questo e quindi si concentrano su piccole stanze con arredi di base invece di grandi aree e tecnologia eccessiva.