La digitalizzazione non è solo una questione di pianificazione e tecnologia, ma anche di cultura aziendale. Molte aziende hanno ancora problemi con la digitalizzazione. Eppure l'argomento sta diventando sempre più importante. E non deve essere così difficile.
La connessione è buona, il suono e l'immagine funzionano bene. Questa è una delle cose principali in una chiamata di squadra. All'improvviso, un tintinnio fin troppo familiare interrompe la conversazione. "I miei figli stanno stampando il materiale scolastico", dice Peer Heinlein, proprietario e amministratore delegato del servizio di posta Mailbox.org. Heinlein è anche il proprietario della Heinlein Support GmbH. L'azienda è nel business dell'IT dalla fine degli anni '80. All'inizio della pandemia di Corona, scene come questa facevano ancora sorridere. Ora, alla fine di aprile 2021, fanno parte della vita quotidiana.
In questo momento, la scena è anche abbastanza utile, perché è un buon simbolo per l'occasione della chiamata della squadra: si tratta di digitalizzazione. "I miei figli stampano i loro fogli di lavoro, li compilano e poi li scannerizzano di nuovo. Lì, un processo effettivamente analogico è solo integrato digitalmente", elabora Heinlein.
I problemi che ha il sistema educativo tedesco esistono anche nell'industria. Nonostante un boom digitale durante la pandemia e un hype di PR intorno a Industry 4.0 che va avanti dai primi anni 2010, molte aziende stanno ancora lottando con la digitalizzazione. Cosa possono fare per facilitarsi le cose?
Analizzare prima i processi
"Se si scrive un'email invece di inviare un fax, allora anche questa è digitalizzazione in un certo senso. Ma lo sforzo è lo stesso. Il processo non viene ripensato", spiega Stephan Scheer, Country Manager DACH del fornitore di software-as-a-service Efecte. Il primo passo nella digitalizzazione dovrebbe essere quello di guardare i processi. Questo costa tempo. E nessun successo diretto può ancora essere derivato da esso. Ciononostante, vale la pena di farlo. Perché non appena un'attività che si svolge decine di volte al giorno è molto più efficiente, si fa sentire anche economicamente.
Non tutti saranno felici di questo. Perché se i processi cambiano, i dipendenti devono adattarsi. Alcuni lavori potrebbero anche diventare obsoleti. Queste cose possono sempre essere un effetto collaterale del cambiamento.
Una volta analizzati i processi, devono seguire progetti concreti. Ma da dove si comincia? Secondo Stephan Scheer, è meglio iniziare con processi ad alto volume. Se li digitalizzi, vedrai rapidamente i primi successi. Tali processi sono spesso compiti standard. Le aziende IT di solito hanno strumenti già pronti che si possono acquistare. Un esempio è la documentazione. Se riuscite a stabilire un ufficio senza carta e a mappare tutti i documenti in modo digitale, avete già guadagnato molto. Con questa base, si possono realizzare ulteriori progetti.
Conseguire costantemente e con costanza l'obiettivo
Anche le aziende che hanno già una base solida non dovrebbero diventare troppo sicure di sé. Lavorare passo dopo passo ma in modo coerente è il modo migliore in molti casi. "Molti progetti falliscono perché si vuole fare subito il colpaccio. Poi ci lavori per anni e non lo finisci mai. Alla fine, non si ottiene nulla. Ma appena i piccoli progetti funzionano, si può essere in grado di convincere uno o due dubbiosi", dice Heinlein.
Una volta che si è deciso su uno o più progetti, si deve scoprire come il piano può essere implementato. "La gamma di aziende IT è come un kit di costruzione Lego. Ognuno sceglie i suoi mattoni. Ma qualcuno deve costruire qualcosa da loro. Ed è per questo che, dal punto di vista del cliente, è spesso difficile trovare i mattoni che si incastrano", dice Florian Rätzer, Technical Sales Manager dello specialista di data center Syseleven. Rätzer lavora nell'ambiente cloud da 13 anni e tiene regolarmente webinar sull'argomento.
La gamma di prodotti e servizi dell'industria IT è ampia e in continua crescita. Tuttavia, non è necessariamente il modo giusto per scegliere il più moderno. Heinlein spiega: "Lo status quo nella propria azienda e lo stato dell'arte sono a volte distanti tre o quattro passi o generazioni. È meglio prendere qualcosa di datato, stabilito, che può essere stato l'ultimo dei nuovi tre o quattro anni fa". I prodotti attuali non sono necessariamente cattivi. Ma proprio come un'auto nuova, c'è una maggiore probabilità che ci siano ancora uno o due problemi iniziali. Gli utenti inesperti potrebbero quindi portare ulteriori problemi in casa.
La digitalizzazione è anche una questione di cultura
Ora la digitalizzazione non è solo una questione di pianificazione e tecnologia, ma anche una questione di cultura in azienda. L'impulso deve venire dalla direzione dell'azienda. Di conseguenza, la direzione deve avere una comprensione dell'argomento. Le aziende il cui core business è basato sull'IT hanno un tempo più facile con questo. Ma anche le aziende più tradizionali possono realizzare progetti. La competenza è spesso già presente. Il dipartimento IT interno di solito ha le conoscenze necessarie. Ma soprattutto nelle aziende più piccole, la persona IT può avere altri compiti e non avere il tempo di lavorare su progetti di digitalizzazione. È qui che servono i manager. Se riallocano le risorse e riassegnano i compiti, almeno temporaneamente, liberano il tempo necessario per nuovi progetti. Coloro che lo attuano in modo coerente e costante si sviluppano ulteriormente.
L'inizio della pandemia è stato un buon indicatore di ciò che si può ottenere se si va semplicemente avanti. Certo, lì il bisogno è nato per necessità. Tuttavia, il risultato è stato notevole. Nei primi mesi del 2020, l'home office non era ancora un problema in molte aziende. Poco dopo, era improvvisamente normale. E ha funzionato bene. Ora dobbiamo vedere cosa abbiamo imparato da esso.
"Ci saranno anche regressioni digitali in alcune aree. Alcuni potrebbero non volere la digitalizzazione. Ma altri continuano a viverla e a svilupparsi con essa anche dopo la pandemia. Quelli che non lo fanno finiranno per perdere il contatto e non saranno più in grado di tenere il passo. Un passo indietro sarebbe la direzione sbagliata. Perché allora rimarrete indietro", riassume Rätzer."
Informazioni supplementari sull'argomento
Fare tre passi per diventare più digitali
Analisi dei processi: La digitalizzazione non dovrebbe essere perseguita per se stessa. L'obiettivo è migliorare i processi di lavoro. Il primo passo di un progetto di digitalizzazione dovrebbe sempre essere un'analisi dei processi nell'azienda. Da questo, si può dedurre quale flusso di lavoro diventerà più efficiente o più economico quando sarà mappato digitalmente.
Fissare obiettivi realistici: Specialmente se un'azienda non ha ancora molta esperienza nella digitalizzazione, gli obiettivi dovrebbero essere fissati in modo più conservativo. Un progetto troppo ambizioso che richiede molto tempo, divora risorse e alla fine fallisce è controproducente. Piuttosto, procedete passo dopo passo. Le aziende che lavorano in modo continuo e costante su progetti digitali vedono i primi successi più rapidamente. Questo ti mantiene motivato e può anche convincere i dubbiosi.
Creare la giusta cultura: La digitalizzazione funziona meglio quando il maggior numero possibile di dipendenti viene coinvolto. L'impulso deve venire dalla sala riunioni, ma la forza lavoro deve attuare i progetti. Wenn sowohl die Geschäftsführung als auch die Angestellten offen für Neues sind und Veränderungen unterstützen, klappt es auch mit der Digitalisierung besser.
Dieser Beitrag stammt von unserem Partnerportal Maschinenmarkt.