L’impostazione di Outlook per la ricerca di e-mail è un ottimo modo per le nuove aziende di semplificare il processo di ricerca di e-mail tra determinate date. Per fare ciò, il primo passo è aprire Outlook e fare clic sulla casella di ricerca situata nell’angolo superiore destro della finestra. Da qui, gli utenti possono inserire i termini di ricerca, comprese le date tra cui si desidera effettuare la ricerca. È importante notare che i termini di ricerca inseriti devono essere il più specifici possibile per garantire l’ottenimento di risultati più accurati.
Le opzioni di ricerca avanzate di Outlook possono essere utilizzate per affinare ulteriormente i risultati della ricerca quando si cercano messaggi di posta elettronica tra determinate date. Per accedere a queste opzioni, gli utenti devono fare clic sulla freccia situata accanto alla casella di ricerca. Si aprirà una nuova finestra in cui gli utenti potranno inserire ulteriori parametri di ricerca, come il mittente, l’oggetto e le parole chiave. Una volta inseriti i criteri di ricerca desiderati, gli utenti possono fare clic sul pulsante di ricerca per iniziare la ricerca.
Per le nuove aziende può essere necessario cercare in più cartelle per trovare le e-mail tra determinate date. A tale scopo, gli utenti dovranno fare clic sull’opzione “Tutte le caselle di posta”, situata nella parte inferiore della finestra di ricerca avanzata. In questo modo gli utenti potranno selezionare le cartelle che desiderano ricercare, assicurandosi di trovare tutte le e-mail pertinenti.
Una volta completata la ricerca, gli utenti possono restringere i risultati applicando dei filtri. Questi filtri possono essere utilizzati per ordinare le e-mail in base alla data, al mittente o all’oggetto, consentendo agli utenti di trovare rapidamente le e-mail di cui hanno bisogno. Per applicare i filtri, gli utenti devono fare clic sul pulsante “Filtro” situato nella parte superiore della finestra di ricerca.
Per risparmiare tempo durante la ricerca di e-mail tra determinate date, le nuove aziende possono salvare le loro ricerche come cartelle di ricerca. In questo modo gli utenti potranno accedere rapidamente alle loro ricerche senza dover inserire ogni volta i termini di ricerca. Per fare ciò, gli utenti dovranno cliccare sul pulsante “Salva come cartella di ricerca” situato in fondo alla finestra di ricerca.
I promemoria possono essere impostati in Outlook per garantire che gli utenti vengano avvisati quando arrivano nuovi messaggi di posta elettronica che soddisfano i criteri di ricerca. Per impostare un promemoria, gli utenti devono fare clic sulla scheda “Promemoria” situata nella parte inferiore della finestra di ricerca. Si aprirà una nuova finestra in cui gli utenti potranno inserire la data e l’ora in cui desiderano essere avvisati della loro ricerca.
Organizzare i risultati della ricerca è un ottimo modo per le nuove aziende di trovare rapidamente i messaggi di posta elettronica di cui hanno bisogno. Outlook offre una serie di opzioni per organizzare i risultati della ricerca, tra cui il raggruppamento dei messaggi per mittente, oggetto o data, nonché l’ordinamento dei risultati della ricerca per rilevanza o data. Per accedere a queste opzioni, gli utenti devono fare clic sulla scheda “Organizza” situata nella parte superiore della finestra di ricerca.
Se necessario, gli utenti possono esportare i risultati della ricerca in un file CSV per una facile consultazione. A tale scopo, è necessario cliccare sul pulsante “Esporta” situato nella parte superiore della finestra di ricerca. Si aprirà una nuova finestra in cui gli utenti potranno selezionare il formato di file da utilizzare per l’esportazione dei risultati della ricerca.
Outlook offre agli utenti anche la possibilità di pianificare le ricerche in modo che possano essere eseguite regolarmente. A tale scopo, gli utenti devono fare clic sul pulsante “Pianifica” situato nella parte inferiore della finestra di ricerca. Si aprirà una nuova finestra in cui gli utenti potranno inserire la data e l’ora in cui desiderano eseguire la ricerca.
Utilizzando le funzioni di Outlook, le nuove aziende possono semplificare il processo di ricerca delle e-mail tra determinate date. Con pochi semplici passaggi, gli utenti possono trovare rapidamente e facilmente le e-mail di cui hanno bisogno.
Per cercare le e-mail per intervallo di date, aprire il client di posta elettronica e fare clic sulla barra di ricerca. Quindi, inserire l’intervallo di date che si desidera cercare nel formato “aaaa/mm/gg-aaaa/mm/gg”. Ad esempio, per cercare le e-mail dal 1° gennaio 2020 al 31 gennaio 2020, si deve inserire “2020/01/01-2020/01/31” nella barra di ricerca.
In Outlook è possibile eseguire una ricerca parziale utilizzando il carattere jolly *. Ad esempio, se si desidera trovare tutti i messaggi di posta elettronica che contengono la parola “business”, è possibile cercare “busi*”.
Per utilizzare la ricerca avanzata in Outlook, fare clic sulla scheda “Ricerca” nella parte superiore dello schermo. Quindi, fate clic sul pulsante “Altro” nella sezione “Ricerca” della barra multifunzione. Si aprirà la finestra di dialogo “Ricerca avanzata”. Nella finestra di dialogo “Ricerca avanzata” è possibile specificare vari criteri di ricerca, come il mittente, il destinatario, l’oggetto o l’intervallo di date. È inoltre possibile specificare se cercare solo nella cartella corrente o in tutte le cartelle di posta. Per cercare in tutte le cartelle di posta, fare clic sul pulsante “Sfoglia” e selezionare la cartella da cercare. Una volta specificati i criteri di ricerca, fare clic sul pulsante “Trova ora” per eseguire la ricerca.
Un modo per selezionare le e-mail più vecchie di una certa data è utilizzare uno strumento di filtraggio delle e-mail. Molti provider di posta elettronica dispongono di strumenti di filtraggio integrati che consentono di creare regole per l’ordinamento e l’organizzazione delle e-mail. Ad esempio, si può creare una regola che dice che tutte le e-mail più vecchie di una data X devono essere spostate in una cartella specifica.
Un altro modo per selezionare le e-mail più vecchie di una certa data è quello di effettuare una ricerca manuale. La maggior parte dei provider di posta elettronica dispone di una funzione di ricerca che consente di cercare le e-mail in base alla data. Ad esempio, è possibile cercare tutte le e-mail inviate prima della data X.