Padroneggiare l’arte della comunicazione aziendale: Telefonate
Telefonare è una parte cruciale della comunicazione aziendale. È importante sapere come fare una telefonata efficace, perché può fare la differenza tra concludere un affare o perderlo. Ecco alcuni consigli e tecniche per padroneggiare l’arte della comunicazione commerciale al telefono.
1. Prepararsi per una telefonata: Prima di effettuare una telefonata, è importante fare ricerche, assicurarsi di avere tutte le informazioni necessarie e pianificare ciò che si vuole dire. È inoltre necessario essere consapevoli di eventuali sfumature culturali o barriere linguistiche.
2. Impostare un tono professionale: quando si effettua la telefonata, è importante impostare un tono professionale. Cercate di mantenere una voce e un linguaggio sicuri, ma educati.
3. Mantenere la conversazione in tema: Assicuratevi di rimanere in tema e di parlare solo di argomenti rilevanti per la telefonata. Questo aiuterà a mantenere la conversazione focalizzata e impedirà di partire per la tangente.
4. Ascoltare in modo efficace: Ascoltare è importante quanto parlare quando si tratta di fare una telefonata efficace. Assicuratevi di ascoltare attentamente ciò che l’interlocutore sta dicendo e, se necessario, prendete appunti.
5. Sapere quando parlare: È importante sapere quando è opportuno parlare. Non interrompere l’interlocutore se sta parlando, e assicurarsi di parlare quando si ha qualcosa di importante da dire.
6. Essere assertivi: Quando si telefona, è importante essere assertivi senza sembrare aggressivi. Assicurarsi di essere chiari e diretti su ciò che si vuole ed essere disposti a negoziare se necessario.
7. Prendere appunti: Prendere appunti durante una telefonata può aiutare a ricordare i punti importanti discussi. Inoltre, dimostra che si sta prestando attenzione e si sta prendendo sul serio la telefonata.
8. Seguire: Dopo una telefonata, è importante dare seguito a qualsiasi azione discussa. Questo aiuterà a garantire che l’altra parte sia ritenuta responsabile e che la telefonata sia stata produttiva.
9. Concludere: Quando si è pronti a terminare la telefonata, assicurarsi di prendere il tempo necessario per concludere la conversazione. Ringraziate l’interlocutore per il suo tempo e assicuratevi di confermare tutti gli elementi di azione discussi.
Seguendo questi consigli, sarete sulla buona strada per padroneggiare l’arte della comunicazione aziendale al telefono. Buona fortuna!
I cinque punti chiave di una buona tecnica telefonica sono i seguenti:
1. Rispondere prontamente al telefono
2. Essere professionali
3. Parlare chiaramente
4. Ascoltare attentamente
5. Seguire la telefonata dopo la telefonata. Come gestiscono le telefonate le aziende? Le aziende gestiscono le telefonate in diversi modi, a seconda delle dimensioni dell’azienda e del tipo di chiamate ricevute. Alcune aziende possono avere una linea telefonica dedicata al servizio clienti, mentre altre possono avere una linea telefonica generale a cui risponde chiunque sia disponibile. Alcune aziende possono utilizzare un sistema automatico per rispondere alle chiamate e indirizzarle al reparto appropriato, mentre altre possono avere una persona in carne e ossa che risponde alle chiamate e prende i messaggi. La cosa più importante che le aziende devono ricordare è di essere professionali e cortesi quando gestiscono le telefonate, indipendentemente dal modo in cui vengono gestite.
Esistono quattro elementi chiave del galateo telefonico:
1. Efficienza – Assicuratevi che le vostre telefonate siano mirate e al punto. Evitate le chiacchiere e i convenevoli.
2. Entusiasmo – Siate positivi, ottimisti e cordiali. Sorridete mentre parlate al telefono.
3. Empatia – Mettetevi nei panni dell’altro. Siate comprensivi e pazienti.
4. Educazione – Essere chiari, concisi e articolati. Evitate di usare gergo o slang.
Ci sono alcune cose che si possono fare per sembrare più professionali al telefono:
1. Parlare chiaramente e lentamente. Questo aiuterà la persona all’altro capo a capirvi meglio e vi farà sembrare più sicuri di voi stessi.
2. Evitare l’uso di espressioni gergali o colloquiali. Attenetevi a un linguaggio corretto.
3. Usare un tono di voce piacevole. Sorridere mentre si parla al telefono, anche se la persona all’altro capo non può vederla.
4. Siate cordiali ma non eccessivamente familiari. Andate subito al punto e siate professionali nei modi.
5. Evitare le distrazioni. Spegnere qualsiasi rumore di fondo, come la televisione o la musica, e concentrarsi sulla conversazione.
6. Prendere nota del nome della persona e usarlo durante la conversazione. Questo aiuterà a creare un legame più personale.
7. Essere preparati. Preparate tutte le informazioni di cui avete bisogno prima di fare la telefonata, in modo da potervi concentrare sulla conversazione e non dover cercare le cose a tentoni.
8. Seguire. Dopo la telefonata, inviate un biglietto di ringraziamento o un’e-mail per ribadire ciò che è stato discusso e per ringraziare la persona per il suo tempo.
1. Essere cortesi. Quando siete al telefono, assicuratevi di usare “per favore” e “grazie”. Siate rispettosi dell’interlocutore e del suo tempo.
2. Siate chiari. Quando si parla al telefono, assicurarsi di enunciare le parole e di parlare chiaramente. Questo aiuterà l’interlocutore a capirvi meglio.
3. Siate concisi. Quando siete al telefono, andate al punto. L’interlocutore non vuole sentire parlare della sua giornata, ma vuole sapere perché lo sta chiamando.
4. Siate preparati. Prima di effettuare una telefonata, è necessario avere ben chiaro il motivo per cui si sta chiamando. Sapere cosa si vuole dire e avere i fatti chiari.
5. Ascoltate. Quando si è al telefono, ascoltare davvero ciò che l’interlocutore sta dicendo. Non interrompete e prestate loro tutta la vostra attenzione.
6. Assumersi la responsabilità. Se si commette un errore al telefono, bisogna ammetterlo. Non cercate di coprirlo o di trovare scuse.
7. Siate professionali. Anche se state chiamando un amico o un familiare, ricordate di essere professionali. Questo significa niente chiamate personali su linee aziendali e niente conversazioni personali su chiamate di lavoro.
8. Siate premurosi. Quando siete al telefono, rispettate il tempo dell’interlocutore. Non trattenetelo al telefono più del necessario.
9. Siate pazienti. Quando siete al telefono, siate pazienti. Non arrabbiatevi o frustratevi se l’interlocutore non vi capisce o impiega molto tempo a rispondere.
10. Follow up. Dopo una telefonata, assicuratevi di seguire la telefonata con un biglietto di ringraziamento o un’e-mail. Questo dimostra che si apprezza il tempo dedicato all’interlocutore e che si è attenti alla sua attività.