1. Capire cosa comporta un audit bancario – Un audit bancario è un esame dei registri, delle operazioni e delle pratiche di un istituto finanziario per garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili. Le banche devono sottoporsi a verifiche periodiche per garantire la conformità alle norme bancarie stabilite dalla Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC). È importante che le istituzioni finanziarie dispongano dei documenti e dei registri necessari e siano pronte a fornirli al revisore per garantire il successo dell’audit.
2. Accesso ai documenti necessari – La banca deve fornire ai revisori l’accesso ai documenti finanziari della banca, compresi tutti i conti dei clienti, i controlli interni e altri documenti rilevanti. È importante che la banca prepari questi documenti in anticipo per garantire che l’audit sia completato in modo tempestivo.
3. Stabilire i controlli interni – I controlli interni sono stabiliti per individuare e prevenire errori o frodi. I revisori esamineranno i controlli interni della banca per assicurarsi che siano efficaci e funzionino correttamente.
4. Sviluppare un piano di risposta all’audit – È importante che la banca stabilisca un piano di risposta all’audit prima dell’inizio della revisione. Questo piano deve includere le misure che la banca deve adottare per prepararsi e rispondere all’audit.
5. La banca deve costituire un team di persone che saranno responsabili della risposta all’audit. Questo team dovrebbe includere personale dei dipartimenti contabili, legali e di compliance della banca.
6. Comprendere gli standard dell’audit bancario – La banca deve conoscere a fondo gli standard stabiliti dalla FDIC per garantire la conformità all’audit. I revisori esamineranno le politiche e le procedure della banca per assicurarsi che siano conformi agli standard.
7. Garantire registri finanziari accurati e aggiornati – La banca deve garantire che tutti i registri finanziari siano accurati e aggiornati. I revisori esamineranno i documenti finanziari per verificarne l’accuratezza e l’aggiornamento.
8. Prepararsi agli audit bancari in loco – Gli audit in loco vengono spesso condotti quando si sospetta che la banca abbia violato le normative bancarie. Durante un audit in loco, i revisori esamineranno le operazioni e le pratiche della banca per garantire la conformità alle normative bancarie.
9. Rispondere alle risultanze dell’audit bancario – Al termine dell’audit, la banca deve rispondere alle eventuali risultanze. La risposta deve includere una spiegazione di come la banca affronterà i rilievi e le eventuali azioni correttive che intende intraprendere.
Seguendo questi passaggi, la banca può assicurarsi di essere preparata per un audit bancario di successo. La preparazione in anticipo aiuterà la banca a rispondere efficacemente ai rilievi del revisore e a garantire la conformità alle normative bancarie.
Quando si riceve un avviso di audit, è importante rispondere in modo tempestivo e professionale. Il primo passo consiste nel raccogliere tutta la documentazione richiesta. Questa può includere i bilanci, le dichiarazioni dei redditi e la documentazione di supporto per eventuali deduzioni o crediti richiesti. Una volta ottenuta tutta la documentazione richiesta, è necessario esaminarla attentamente per assicurarsi che tutto sia accurato. In caso di discrepanze, è necessario correggerle e fornire una spiegazione.
Una volta esaminata e corretta tutta la documentazione, dovrete scrivere una risposta all’avviso di audit. Questa risposta deve includere un riepilogo della documentazione fornita e una spiegazione delle eventuali discrepanze. Deve essere chiara e concisa e deve affrontare tutte le questioni sollevate nell’avviso di audit.
Se avete domande o dubbi, contattate direttamente l’auditor. Questi sarà in grado di fornirvi ulteriori informazioni e indicazioni su come rispondere all’audit.
Ci sono alcune cose che dovreste evitare di dire durante un audit, per mantenere un contegno professionale e far procedere il processo di audit. Tra le cose da evitare ci sono:
“Non lo so”. Se non conoscete la risposta a una domanda, è meglio dire che dovete indagare e tornare dall’auditor.
“Non è il mio settore”. È importante essere collaborativi durante un audit e non deviare la responsabilità ad altri reparti o individui.
“Abbiamo sempre fatto così”. Questa non è una risposta utile o produttiva alle domande di un revisore. Cercate invece di spiegare perché fate le cose nel modo in cui le fate e in che modo ciò va a vantaggio dell’azienda.
“Non sono sicuro”. È meglio tirare a indovinare e sbagliarsi che dire che non si è sicuri. Se non siete sicuri di qualcosa, cercate di fornire una gamma di risposte possibili.
“È un’informazione riservata”. Se le informazioni sono davvero riservate, si può dire che non se ne può parlare. Tuttavia, cercate di essere il più trasparenti possibile durante una verifica.
Se non superate un audit bancario, la banca vi chiederà probabilmente di intraprendere azioni correttive per migliorare i controlli finanziari e la rendicontazione. A seconda della gravità delle carenze, la banca può anche imporre sanzioni finanziarie o limitare l’accesso ai finanziamenti. In casi estremi, la banca può persino chiudere il vostro conto.