L’archiviazione delle cartelle in Outlook può essere un ottimo modo per risparmiare spazio e mantenere efficiente Outlook. Quando si archivia una cartella, si spostano essenzialmente i messaggi dalla casella di posta elettronica al disco rigido. Questo aiuta a liberare spazio nella casella di posta elettronica di Outlook e rende più facile trovare i vecchi messaggi. Per iniziare ad archiviare le cartelle in Outlook, vediamo come funziona.
Prima di iniziare l’archiviazione delle cartelle, è necessario impostare le cartelle in Outlook. Per farlo, accedere alla scheda File e fare clic sul pulsante Archivia. Qui è possibile creare nuove cartelle di archivio, assegnare loro un nome e scegliere dove archiviarle. È anche possibile scegliere quanto indietro nel tempo si desidera archiviare le e-mail, ad esempio tutte le e-mail prima di una certa data.
Se si desidera spostare una cartella specifica nell’archivio, è possibile farlo facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e selezionando l’opzione Archivia. Verrà quindi richiesto di scegliere una cartella di archivio in cui spostare le e-mail della cartella. È inoltre possibile scegliere se eliminare le e-mail dalla cartella dopo l’archiviazione o se conservarle.
Se si desidera automatizzare il processo di archiviazione, è possibile impostare l’archiviazione automatica in Outlook. Per farlo, basta accedere alla scheda File e fare clic sul pulsante Opzioni. Qui è possibile selezionare la scheda Archiviazione automatica e configurare le impostazioni per archiviare i messaggi di posta elettronica a una certa ora e frequenza.
Se si desidera salvare una copia di una cartella prima di archiviarla, è possibile farlo esportando la cartella. Per farlo, fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella e selezionare l’opzione Esporta. Verrà quindi richiesto di scegliere una posizione per salvare la cartella. In questo modo si salverà una copia dei messaggi di posta elettronica della cartella come file di dati di Outlook (.pst) che si potrà importare in Outlook.
Per essere sicuri che i messaggi di posta archiviati siano al sicuro, è buona norma eseguirne il backup. Questo può essere fatto esportando la cartella su un’unità esterna o su un altro dispositivo di archiviazione. È anche possibile utilizzare lo strumento di backup integrato di Outlook per eseguire il backup dell’intera casella di posta elettronica di Outlook.
Una volta archiviata una cartella, è possibile gestire i messaggi archiviati aprendo la cartella in Outlook e ordinandoli. È anche possibile spostare i messaggi di posta elettronica in altre cartelle o eliminarli, se necessario.
Quando si archiviano le cartelle in Outlook, è importante tenere sotto controllo l’archiviazione. Per farlo, basta accedere alla scheda File e fare clic sul pulsante Info. Qui è possibile vedere quanto spazio viene utilizzato nella casella di posta elettronica di Outlook e quanto è disponibile. Questo può aiutare a garantire che la casella di posta elettronica di Outlook funzioni in modo efficiente e che si stia sfruttando al massimo lo spazio di archiviazione.
Archiviando le cartelle in Outlook, è possibile liberare spazio nella casella di posta elettronica di Outlook e facilitare la ricerca dei vecchi messaggi. L’impostazione di cartelle di archivio, l’archiviazione di cartelle specifiche, l’automazione del processo, il backup delle cartelle e la gestione di quelle archiviate sono tutti passi importanti per sfruttare al meglio lo spazio di Outlook.
Esistono diversi modi per archiviare i dati di Outlook e liberare spazio nella casella di posta elettronica. Un modo è quello di utilizzare la funzione Archivio di Outlook. In questo modo è possibile spostare gli elementi più vecchi dalla cassetta postale a un file di archivio sul computer. È inoltre possibile utilizzare la funzione di archiviazione automatica per archiviare automaticamente gli elementi in base a una pianificazione. Un altro modo per archiviare i dati è esportarli in un file PST. In questo modo si crea un file separato che può essere archiviato sul computer o su un’unità di rete. È anche possibile utilizzare la funzione Archivio di Outlook per comprimere i dati e risparmiare spazio. In questo modo si ridurranno le dimensioni dei file della casella di posta elettronica sul server.
Sì, l’archiviazione delle e-mail può far risparmiare spazio. Quando si archiviano le e-mail, le si sposta essenzialmente dalla posta in arrivo a una posizione separata. In questo modo si libera spazio nella casella di posta e si facilita l’organizzazione della posta elettronica.
Se la cartella di archivio è piena, è possibile adottare alcune misure diverse per liberare spazio. Innanzitutto, si può provare a eliminare alcuni dei file più vecchi che non sono più necessari. È anche possibile comprimere i file per risparmiare spazio. Infine, è possibile spostare i file in una posizione diversa, ad esempio su un disco rigido esterno.
Esistono alcuni possibili motivi per cui Outlook potrebbe essere ancora pieno dopo l’archiviazione:
1. È possibile che non sia stato impostato correttamente il file di archivio. Assicurarsi di aver specificato la posizione corretta per il file di archivio e di aver incluso tutte le cartelle che si desidera archiviare.
2. Potrebbero esserci troppi elementi nella casella di posta elettronica. Se nella casella di posta elettronica sono presenti molti messaggi di posta elettronica, contatti e altri elementi, il processo di archiviazione potrebbe richiedere un po’ di tempo per essere completato. Provare a eliminare alcuni elementi non necessari dalla casella e-mail per liberare spazio.
3. Il file di archivio potrebbe essere danneggiato. Se il file di archivio è danneggiato, potrebbe non essere in grado di contenere tutti i dati della cassetta postale. Provare a creare un nuovo file di archivio e vedere se questo aiuta.
In Outlook, è possibile pulire tutte le cartelle procedendo come segue:
1. Selezionare la scheda Cartella.
2. Nel gruppo Nuovo, fare clic su Pulisci.
3. Nella finestra di dialogo Pulisci, selezionare le cartelle da pulire.
4. Per selezionare tutte le cartelle, fare clic su Pulisci cartella.
5. Per selezionare tutte le sottocartelle, fare clic su Pulisci cartella e sottocartelle.
6. Fare clic su OK.