Le lettere commerciali iniziano in genere con l’indirizzo del mittente, seguito dalla data e dall’indirizzo del destinatario. Il destinatario può essere un individuo, un’azienda o un ente pubblico. Quando si scrive a un privato, il nome del destinatario deve comparire sulla prima riga, seguito dal titolo di lavoro e dal nome della società, se necessario. Quando si scrive a un’azienda, il nome dell’azienda deve essere scritto sulla prima riga, seguito dal dipartimento e dall’indirizzo.
Quando si scrive una lettera commerciale a più persone, si devono elencare i nomi di tutti i destinatari, a partire da quello a cui la lettera è più importante. Ad esempio, se state scrivendo una lettera al dipartimento delle risorse umane e al direttore finanziario, elencate prima il direttore finanziario e poi il dipartimento delle risorse umane. L’elencazione di più destinatari assicura che tutti ricevano le stesse informazioni e permetta loro di intraprendere le azioni appropriate.
Quando si scrive una lettera commerciale a una persona sconosciuta, è importante utilizzare un linguaggio il più formale possibile. Iniziate la lettera con “A chi di dovere” e poi spiegate lo scopo della lettera. Assicuratevi di fornire informazioni sufficienti affinché la lettera possa essere indirizzata alla persona o al dipartimento corretto.
Quando si scrive una lettera commerciale a una persona della stessa azienda, iniziare la lettera con il nome e il titolo della persona seguita dal suo reparto, se applicabile. Ad esempio, “Caro signor Smith, Dipartimento Risorse Umane”. Questo aiuta il destinatario a identificare il mittente e lo scopo della lettera.
Quando si scrive una lettera commerciale a una persona di un’altra azienda, iniziare la lettera con il nome e il titolo della persona seguita dal nome dell’azienda. Ad esempio, “Gentile signora Johnson, azienda ABC”. In questo modo si garantisce che la lettera venga inviata alla persona o al reparto corretto.
Quando si scrive una lettera commerciale a un’agenzia governativa, iniziare la lettera con il titolo più appropriato per la persona o il dipartimento responsabile, seguito dal nome dell’agenzia. Ad esempio, “Caro Commissario dell’Agenzia per la protezione dell’ambiente”. Assicuratevi di inserire il nome completo dell’agenzia e di includere tutte le informazioni di contatto che potrebbero essere necessarie.
Il saluto corretto per il destinatario di una lettera commerciale deve essere formale e professionale. Ad esempio, iniziare la lettera con “Egregio signor/signora [nome]” seguito dal titolo e dal dipartimento, se applicabile.
La chiusura corretta per il destinatario di una lettera commerciale deve essere professionale e cortese. Ad esempio, si deve concludere la lettera con “Cordiali saluti”, seguito dal proprio nome e titolo.
Il rispetto del galateo dei destinatari delle lettere commerciali contribuisce a garantire che il destinatario riceva la lettera in modo tempestivo e professionale. Inoltre, contribuisce a garantire che la lettera sia inviata alla persona o al reparto corretto e aumenta le possibilità di ricevere una risposta tempestiva. Inoltre, il rispetto del galateo dei destinatari delle lettere commerciali si riflette positivamente sul mittente e dimostra la sua conoscenza della corretta comunicazione aziendale.
Il modo corretto di preparare l’indirizzo su una busta commerciale è quello di utilizzare l’indirizzo ufficiale dell’azienda. Questo deve essere stampato chiaramente al centro della busta. L’indirizzo di ritorno deve essere collocato nell’angolo superiore sinistro della busta.
Quando si indirizza una lettera in modo professionale, si deve usare il titolo formale e il cognome del destinatario. Ad esempio, se state scrivendo a un medico, dovrete indirizzare la lettera “Caro dottor Smith”. Se non si è sicuri del titolo del destinatario, si può usare “Caro Signor / Signora / Signora / Signorina Cognome”.
In una lettera commerciale viene prima la data.
La regola d’oro della lettera commerciale è essere chiari, concisi ed educati.
I due indirizzi di una lettera commerciale sono l’indirizzo di ritorno e l’indirizzo della persona o dell’azienda a cui si sta scrivendo. L’indirizzo di ritorno è l’indirizzo della persona o dell’azienda che invia la lettera. L’indirizzo della persona o dell’azienda a cui si scrive è l’indirizzo della persona o dell’azienda a cui si invia la lettera.