1. Comprendere il Fair Labor Standards Act
Istituita nel 1938, la FLSA è una legge federale che stabilisce gli standard per il salario minimo, gli straordinari, la tenuta dei registri e altre norme relative al lavoro. I datori di lavoro devono rispettare la FLSA quando si tratta di pagare il personale a ore per le trasferte fuori città.
2. Secondo la FLSA, per trasferta si intende qualsiasi viaggio che richieda al dipendente di allontanarsi dal luogo di lavoro principale per più di un giorno. Il datore di lavoro è responsabile della copertura di tutti i costi associati al viaggio, come trasporto, pasti e alloggio.
3. Calcolo delle ore di viaggio per il personale a ore
La FLSA impone ai datori di lavoro di pagare il personale a ore per tutte le ore lavorate, comprese le ore di viaggio. I datori di lavoro devono pagare ai dipendenti almeno il salario minimo per tutto il tempo di viaggio, compreso il tempo di attesa negli aeroporti, nelle stazioni ferroviarie e in altri centri di trasporto.
4. Contabilizzazione dei costi di trasporto
I datori di lavoro sono tenuti a coprire tutti i costi di trasporto associati alle trasferte fuori città. Ciò include il biglietto aereo, il biglietto del treno e altre spese di trasporto. Il rimborso di queste spese deve essere corrisposto al dipendente in aggiunta al normale stipendio.
5. Calcolo delle spese di vitto e alloggio
I datori di lavoro devono coprire anche le spese di vitto e alloggio per le trasferte fuori città. Il costo dei pasti deve basarsi sulla ragionevole tariffa diaria del datore di lavoro, mentre il costo dell’alloggio deve basarsi sulla ragionevole tariffa della zona.
6. Per conformarsi alla FLSA, i datori di lavoro devono stabilire una tariffa diaria ragionevole per i pasti. Tale tariffa deve basarsi sul costo ragionevole dei pasti nella zona in cui si svolge la trasferta.
7. I datori di lavoro devono anche stabilire regole per gli straordinari per le trasferte fuori città. Se un dipendente lavora più di 40 ore in una settimana lavorativa, compreso il tempo di viaggio, il datore di lavoro deve pagargli l’ora e mezza per quelle ore.
8. Mantenere una documentazione adeguata
È importante che i datori di lavoro conservino una documentazione accurata e dettagliata delle trasferte fuori città del proprio personale a ore. Ciò include tutte le ricevute, le fatture e altri documenti relativi al viaggio.
9. Quando si tratta di viaggi fuori città, i datori di lavoro devono sforzarsi di seguire le best practice. Ciò include la definizione di politiche e linee guida chiare per i dipendenti, la definizione di tariffe diarie ragionevoli e la tenuta di registri accurati.
Comprendendo la FLSA e stabilendo linee guida chiare, i datori di lavoro possono assicurarsi di essere conformi alla legge e di gestire efficacemente le spese di viaggio dei dipendenti.
In generale, no. Il Fair Labor Standards Act (FLSA) non impone ai datori di lavoro di rimborsare ai dipendenti le spese aziendali sostenute durante la trasferta. Tuttavia, ci possono essere circostanze in cui un datore di lavoro è tenuto a rimborsare un dipendente per le spese di lavoro. Ad esempio, se un dipendente deve allontanarsi da casa per una notte per motivi di lavoro, la FLSA prevede che il datore di lavoro paghi le spese di viaggio ragionevoli del dipendente. Inoltre, alcuni Stati hanno leggi che impongono ai datori di lavoro di rimborsare ai dipendenti le spese di lavoro.
Inoltre, alcuni datori di lavoro hanno politiche che richiedono ai dipendenti il rimborso delle spese di lavoro. Se il datore di lavoro ha una politica di questo tipo, deve rispettarla.
Per trasferta FLSA si intende un viaggio lontano dalla sede di lavoro del dipendente che richiede un pernottamento o che lo tiene lontano da casa per più di una giornata lavorativa. Secondo la FLSA, il tempo di viaggio è considerato tempo di lavoro e deve essere retribuito.
Non esiste una risposta definitiva a questa domanda, poiché può variare a seconda delle politiche aziendali e della natura del lavoro del dipendente. Tuttavia, in generale, i giorni di viaggio sono considerati giorni di lavoro se il dipendente è tenuto a svolgere mansioni lavorative durante il viaggio. Ciò potrebbe includere la partecipazione a riunioni, presentazioni o progetti. Se il dipendente sta semplicemente viaggiando da una località all’altra senza dover svolgere mansioni lavorative, è meno probabile che il giorno di viaggio sia considerato un giorno lavorativo. In definitiva, spetta al datore di lavoro decidere se conteggiare o meno i giorni di viaggio come giorni lavorativi.
La risposta a questa domanda dipende dal Paese in cui lavorano i dipendenti a ore. Negli Stati Uniti, ad esempio, i dipendenti a ore devono essere retribuiti per il tempo trascorso in viaggio per motivi di lavoro, compreso il tempo trascorso per andare e tornare dai cantieri, nonché il tempo trascorso in viaggio durante la giornata lavorativa per riunioni di lavoro o altre attività correlate. In altri Paesi le regole possono essere diverse. In Canada, ad esempio, i dipendenti non sono generalmente retribuiti per il tempo trascorso in viaggio per andare e tornare dal lavoro, ma possono essere retribuiti per il tempo trascorso in viaggio durante la giornata lavorativa per riunioni di lavoro o altre attività correlate.