Organizzare la posta elettronica dei dipendenti in Outlook
1. Creare cartelle di Outlook per contatti specifici – La creazione di cartelle in Outlook è semplice e può aiutare a rimanere organizzati. Se si ricevono e-mail da più dipendenti, la creazione di una cartella per ciascuno di essi consentirà di trovare facilmente le loro e-mail senza doverle cercare nella posta in arrivo. Per creare una cartella, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella “Posta in arrivo” e selezionare “Nuova cartella”. È quindi possibile assegnare un nome alla cartella, che apparirà nell’elenco delle cartelle sul lato sinistro della finestra.
2. Aggiungere persone all’elenco delle cartelle – Dopo aver creato una cartella per qualcuno, è possibile aggiungere il suo indirizzo e-mail all’elenco delle cartelle. A tale scopo, fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella e selezionare “Proprietà”. Selezionare quindi la scheda “Persone” e inserire l’indirizzo e-mail della persona. In questo modo le e-mail di questa persona verranno aggiunte automaticamente alla cartella.
3. Disporre le cartelle in ordine alfabetico – Per facilitare la ricerca di cartelle specifiche, è possibile disporle in ordine alfabetico. A tale scopo, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella “Posta in arrivo” e selezionare “Ordina per nome”. In questo modo si cambierà l’ordine delle cartelle in modo da poter trovare rapidamente quella di cui si ha bisogno.
4. Codifica a colori delle cartelle per una facile identificazione – Un altro modo per identificare facilmente le cartelle è quello di codificarle a colori. A tale scopo, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e selezionare “Proprietà”. Selezionare quindi la scheda “Colore” e scegliere un colore dall’elenco. In questo modo sarà più facile individuare la cartella desiderata nell’elenco.
5. Ordinamento automatico dei messaggi di posta elettronica per contatto – Outlook può ordinare automaticamente i messaggi di posta elettronica per contatto. A tale scopo, accedere al menu “Strumenti” e selezionare “Regole guidate”. Selezionare quindi “Sposta messaggi da qualcuno” e inserire l’indirizzo e-mail della persona per la quale si desidera ordinare i messaggi. In questo modo tutte le e-mail di quella persona verranno spostate nella cartella specificata.
6. Usare le regole per ordinare automaticamente le e-mail in arrivo – È possibile usare le regole per ordinare automaticamente le e-mail in arrivo. A tale scopo, accedere al menu “Strumenti” e selezionare “Regole guidate”. Selezionare quindi “Controlla i messaggi quando arrivano” e inserire i criteri che si desidera utilizzare per ordinare i messaggi. In questo modo sarà possibile trovare facilmente le e-mail di contatti specifici senza doverle cercare nella posta in arrivo.
7. Gestione delle dimensioni delle cartelle – Se si ricevono molte e-mail da determinati contatti, è importante gestire le dimensioni delle cartelle. Per farlo, fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella e selezionare “Proprietà”. Selezionare quindi la scheda “Dimensione” e impostare un limite per la cartella. In questo modo si eviterà che le cartelle diventino troppo grandi e rallentino le prestazioni di Outlook.
8. Eliminazione di cartelle inutilizzate o non necessarie – Se alcune cartelle non sono più necessarie, è possibile eliminarle per mantenere Outlook pulito e organizzato. A tale scopo, fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella e selezionare “Elimina”. In questo modo la cartella verrà rimossa dall’elenco e si libererà spazio.
9. Impostazione dei permessi per le cartelle – Se si desidera limitare l’accesso a determinate cartelle, è possibile impostare i permessi per esse. A tale scopo, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e selezionare “Proprietà”. Selezionare quindi la scheda “Autorizzazioni” e scegliere gli utenti a cui concedere l’accesso. In questo modo si garantisce che solo le persone desiderate possano visualizzare il contenuto della cartella.
Seguendo questi passaggi, è possibile creare facilmente cartelle per contatti specifici e mantenere organizzato Outlook. L’impostazione di cartelle per ciascun dipendente e la gestione delle loro dimensioni vi aiuterà a tenere sotto controllo le e-mail del vostro team.
Sì, è possibile creare una cartella in Outlook per ricevere e-mail specifiche. A tal fine, per prima cosa create una nuova cartella in Outlook facendo clic sul pulsante “Nuova cartella”. Quindi, fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella e selezionare “Proprietà”. Nella finestra “Proprietà”, fare clic sulla scheda “Regole”. Qui è possibile creare una regola che sposti automaticamente i messaggi di posta elettronica provenienti da un mittente specifico o con un oggetto specifico nella nuova cartella.
Per creare una cartella e-mail per una persona, è necessario creare una nuova cartella nel client di posta elettronica. Quindi, è necessario aggiungere l’indirizzo e-mail della persona alla cartella.
Per creare una sottocartella in Outlook per un messaggio di posta elettronica specifico:
1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio di posta elettronica per il quale si desidera creare una sottocartella.
2. Selezionare “Crea sottocartella” dal menu a discesa.
3. Inserire un nome per la sottocartella e fare clic su “OK”.
Esistono due modi per rendere le cartelle visibili solo a determinati utenti. Un modo è quello di impostare i permessi della cartella in modo che solo gli utenti che si desidera possano vederla abbiano accesso. Un altro modo è creare un gruppo e aggiungervi solo gli utenti che si desidera possano vedere la cartella. Quindi, impostare i permessi sulla cartella in modo che solo il gruppo abbia accesso.
Per inserire gli amici in una cartella, aprire l’applicazione Amici. Quindi, fare clic sul pulsante “Aggiungi alla cartella” nell’angolo superiore destro dello schermo. Si aprirà una finestra pop-up in cui sarà possibile selezionare la cartella in cui aggiungere gli amici.