Outlook è un’applicazione di posta elettronica e calendario molto diffusa che fa parte della suite Microsoft Office. Viene utilizzata da privati e aziende per gestire i propri impegni, appuntamenti e attività. Gli appuntamenti di Outlook sono un ottimo modo per tenere traccia delle riunioni, degli appuntamenti e degli eventi imminenti e, grazie alla possibilità di inoltrarli ad altri calendari, possono essere utilizzati per collaborare e condividere informazioni con altri.
Il primo passo per inoltrare gli appuntamenti di Outlook a un altro calendario è la configurazione di un nuovo account di Outlook. Questo processo è semplice e richiede solo pochi passaggi. Innanzitutto, scaricare e installare Outlook sul computer. Una volta installato, creare un profilo di Outlook e aggiungere il proprio indirizzo e-mail, la password e altre informazioni. È inoltre possibile aggiungere altri account come Google Calendar, Apple Calendar e altri servizi.
Una volta configurato Outlook, è possibile collegare i calendari tra loro. Questa operazione può essere eseguita manualmente o utilizzando un software di sincronizzazione. Il software di sincronizzazione consente di accedere a più calendari da un unico account. Questo è utile per le aziende che devono tenere traccia di più riunioni e appuntamenti.
Una volta che i calendari sono collegati, è possibile inoltrare gli appuntamenti di Outlook a un altro calendario. Per farlo, selezionare gli appuntamenti da inoltrare e fare clic sul pulsante “Inoltra”. In questo modo si invia una copia dell’appuntamento a un altro calendario. Questo può essere un ottimo modo per condividere informazioni con altre persone o per collaborare a un progetto.
Dopo aver inoltrato gli appuntamenti, è possibile configurare le opzioni di notifica. In questo modo si potranno ricevere promemoria o notifiche quando si avvicina un appuntamento. È inoltre possibile impostare avvisi per altri eventi come compleanni, anniversari e altre date importanti.
Outlook consente anche di impostare appuntamenti ricorrenti. Questo può essere utilizzato per programmare riunioni o attività che devono essere svolte regolarmente. Per impostare un appuntamento ricorrente, selezionare l’opzione “Appuntamento ricorrente” e inserire i dettagli dell’appuntamento.
È possibile accedere ad altri calendari da Outlook. Ciò può essere utile per le aziende che devono tenere traccia di più riunioni e appuntamenti. Per accedere a un altro calendario, è sufficiente selezionare l’opzione “Calendari” dal menu di sinistra. Selezionare quindi il calendario che si desidera visualizzare.
È anche possibile condividere il proprio calendario con altre persone. Ciò è utile se si desidera collaborare a un progetto o tenere traccia degli appuntamenti condivisi. Per condividere un calendario, selezionare l’opzione “Condividi” dal menu di sinistra. Inserire quindi l’indirizzo e-mail della persona con cui si desidera condividere l’agenda.
Una volta impostati gli appuntamenti di Outlook, è possibile gestirli dall’interno di Outlook. Ciò include la modifica, l’eliminazione e la riprogrammazione degli appuntamenti. È anche possibile impostare dei promemoria per i prossimi appuntamenti. Si tratta di un ottimo modo per rimanere organizzati e in cima ai propri impegni.
Conclusione
La creazione di un account Outlook e l’inoltro degli appuntamenti ad altri calendari è un ottimo modo per tenere traccia degli impegni di lavoro e collaborare con gli altri. Con la possibilità di impostare notifiche, appuntamenti ricorrenti, accedere ad altri calendari e condividere calendari, gli appuntamenti di Outlook sono un ottimo strumento per le aziende.
Per inoltrare automaticamente gli eventi del calendario in Outlook, è necessario creare una regola in Outlook. A tale scopo, aprite Outlook e fate clic sulla scheda File. Quindi, fare clic sul pulsante Gestione regole e avvisi. Nella finestra Regole e avvisi, fare clic sul pulsante Nuova regola. Nel primo menu a discesa, selezionare l’opzione “Applica la regola ai messaggi che ricevo”. Quindi, fare clic sul pulsante Avanti. Nella finestra successiva, selezionare l’opzione “Reindirizza il messaggio a persone o liste di distribuzione”. Fare quindi clic sul pulsante Persone o lista di distribuzione. Nella finestra Seleziona destinatari, aggiungere l’indirizzo e-mail della persona o della lista di distribuzione a cui si desidera inoltrare gli eventi del calendario. Quindi, fare clic sul pulsante OK. Nella finestra successiva, fare clic sul pulsante Fine. La regola verrà applicata a tutti i nuovi eventi di calendario ricevuti.
1. Selezionare gli appuntamenti che si desidera inoltrare. Per selezionare più appuntamenti, fare clic sul primo appuntamento, tenere premuto il tasto Maiusc e quindi fare clic sull’ultimo appuntamento. Per selezionare appuntamenti non adiacenti, tenere premuto il tasto Ctrl, quindi fare clic su ciascun appuntamento. 2. Nella scheda Home, nel gruppo Azioni, fare clic su Inoltra. 3. Nella casella A, inserire gli indirizzi e-mail delle persone a cui si desidera inoltrare gli elementi selezionati, separati da punto e virgola. 4. Inserite il testo aggiuntivo nel corpo del messaggio. 5. Per inviare immediatamente il messaggio, fare clic su Invia. Per programmare l’invio del messaggio in un secondo momento, fare clic su Pianifica invio.
In Outlook, aprire l’invito alla riunione. In “Azione”, fare clic su “Inoltra”.
Nel campo “A”, inserire l’indirizzo e-mail della persona a cui si desidera inoltrare l’invito.
Fare clic su “Invia”.