La preparazione del fondo cassa è il primo passo per una gestione efficace. È importante valutare la quantità di denaro da tenere nel fondo cassa in qualsiasi momento e assicurarsi che sia sicuro. A tal fine, è possibile determinare l’ammontare del contante necessario per pagare le spese, come gli stipendi o le merci. Inoltre, è possibile includere una quantità specifica di denaro da riportare da un giorno all’altro, in modo da poter coprire facilmente eventuali spese impreviste.
Il bilanciamento del cash float è una fase fondamentale per avere un quadro preciso dei fondi disponibili. Si tratta di contare i contanti presenti nel fondo cassa e di confrontarli con le registrazioni delle vendite e delle spese. In questo modo si garantisce che il fondo cassa contenga l’importo corretto e che il denaro non sia mancante o non contabilizzato.
La conservazione del fondo cassa è essenziale per garantirne la sicurezza. Poiché il fondo cassa contiene un’ingente somma di denaro, è importante assicurarsi che sia sempre conservato in un luogo sicuro e chiuso a chiave. Inoltre, deve essere conservato in un luogo facilmente accessibile nel caso in cui sia necessario accedervi rapidamente.
Il tracciamento del flusso di cassa è un passo importante per garantire la corretta gestione della liquidità. Si tratta di tenere un registro dettagliato dei flussi di cassa, come il denaro in entrata, il denaro in uscita e qualsiasi altra transazione. Questo aiuterà a garantire che non ci siano discrepanze nel flusso di cassa e che esso sia gestito in modo efficiente.
Per garantire la sicurezza del fondo cassa, è importante disporre di procedure di sicurezza. Ciò include una serie di regole e politiche che disciplinano le modalità di gestione del fondo cassa. Inoltre, è importante assicurarsi che tutti i membri del personale siano a conoscenza di queste procedure e che le seguano in ogni momento.
La formazione del personale su come trattare e gestire il fondo cassa è essenziale per garantire una gestione corretta. Ciò include l’insegnamento ai membri del personale delle procedure corrette per la gestione del contante, come il conteggio, la registrazione e la conservazione corretta. Inoltre, è importante fornire una formazione su come rispondere a qualsiasi problema di sicurezza che possa sorgere.
Il monitoraggio della liquidità è una fase necessaria per garantire che sia gestita correttamente. Ciò include il controllo periodico della quantità di contante presente nel fondo cassa per assicurarsi che non manchi o non sia contabilizzato. Inoltre, è importante rivedere regolarmente le registrazioni dei flussi di cassa per assicurarsi che eventuali discrepanze vengano affrontate in modo rapido ed efficiente.
La riconciliazione della liquidità è la fase finale del processo di gestione. Si tratta di confrontare l’ammontare del contante presente nel fondo cassa con le registrazioni delle vendite e delle spese. Se si riscontrano discrepanze, è importante indagarle e affrontarle rapidamente per garantire una gestione efficace del fondo cassa.
Seguendo questi passaggi e implementando strategie intelligenti di gestione del fondo cassa, potete assicurarvi che la vostra azienda sia in grado di gestire le proprie responsabilità finanziarie in modo efficiente e sicuro.
Le procedure di gestione della liquidità sono le politiche e le procedure che un’azienda mette in atto per gestire la liquidità disponibile in qualsiasi momento. Tra queste rientrano ad esempio la quantità di contante che viene tenuta a portata di mano, il modo in cui viene rifornita e il modo in cui viene utilizzata.
Un fondo cassa dovrebbe essere sufficientemente ampio da coprire l’importo previsto delle transazioni di cassa per un determinato periodo di tempo. L’ammontare delle transazioni in contanti può variare a seconda dell’azienda, quindi non esiste una risposta univoca per stabilire quanto debba essere grande un fondo cassa. Tuttavia, una buona regola è quella di avere un fondo cassa pari ad almeno un giorno di transazioni. In questo modo si garantisce che la liquidità a disposizione sia sufficiente a coprire tutte le transazioni previste per un determinato giorno.
Esistono diversi modi per gestire le discrepanze di cassa. Uno di questi è l’adozione di una politica chiara e concisa che illustri come devono essere gestite le discrepanze. Questa politica deve essere comunicata a tutti i dipendenti e resa facilmente accessibile. Un altro modo per gestire le discrepanze di cassa è quello di effettuare controlli regolari dell’area del registratore di cassa. Questo aiuterà a identificare qualsiasi problema potenziale e permetterà di risolverlo rapidamente. Infine, è importante formare i dipendenti sulle corrette procedure di gestione del contante. Ciò contribuirà a ridurre le possibilità che si verifichino discrepanze.
Esistono 5 principi per una buona gestione del contante:
1. Tenere il contante al sicuro – conservare sempre il contante in una cassaforte o in un cassetto chiuso a chiave e non lasciarlo mai incustodito.
2. Bilanciare regolarmente il contante – alla fine di ogni turno, contare il contante nel cassetto e confrontarlo con le vendite del turno. Se c’è una discrepanza, indagare e correggerla.
3. Depositare tempestivamente i contanti – appena possibile dopo la fine di ogni turno, depositare i contanti in banca.
4. Riconciliare i depositi di contanti – quando arriva l’estratto conto bancario, confrontare le ricevute di deposito con il nastro del registratore di cassa per assicurarsi che tutti i contanti siano stati depositati.
5. Tenere una buona documentazione – tenere un registro dettagliato di tutte le transazioni in contanti, comprese le vendite, i depositi e i prelievi. Questo vi aiuterà a monitorare il flusso di cassa e a individuare eventuali discrepanze.