9. Following Up After Communication
Business Communication Etiquette 101
1. Introduzione al galateo della comunicazione aziendale: Il galateo della comunicazione commerciale si riferisce all’insieme di linee guida che devono essere seguite quando si comunica in un contesto professionale. Comprende tutto, dal modo in cui ci si veste e si salutano le persone al modo in cui ci si rivolge loro e al linguaggio che si usa. Seguire un corretto galateo della comunicazione è essenziale per stabilire e mantenere relazioni positive con colleghi, clienti e altre parti interessate.
2. Fare una prima impressione professionale: La prima impressione è importante, soprattutto in un contesto lavorativo. Dal modo in cui ci si veste e ci si stringe la mano al modo in cui ci si presenta, tutto parla di noi. È importante essere consapevoli del contesto culturale in cui si interagisce, poiché culture diverse possono avere aspettative diverse riguardo ai saluti e alle presentazioni.
3. L’importanza della professionalità: La professionalità è essenziale nella comunicazione d’affari. Assicurarsi di essere sempre rispettosi, cortesi ed educati è fondamentale. Inoltre, è importante essere consapevoli del proprio tono e del linguaggio del corpo. Essere professionali significa anche essere concisi e precisi nella comunicazione.
4. Un linguaggio rispettoso sul posto di lavoro: Un linguaggio rispettoso è importante in qualsiasi contesto professionale. È importante evitare un linguaggio che possa essere percepito come dispregiativo o offensivo, come termini specifici di genere o insulti razziali. Inoltre, è importante usare un linguaggio appropriato quando ci si rivolge a colleghi e clienti.
5. Un galateo appropriato per la posta elettronica: L’e-mail è una forma di comunicazione aziendale comunemente utilizzata, pertanto è importante conoscere il galateo corretto. Tra queste, l’uso di un saluto professionale, la concisione e la correzione delle e-mail prima di inviarle. È inoltre importante ricordare di utilizzare un blocco firma e di includere una firma professionale alla fine di ogni e-mail.
6. Il galateo telefonico per le chiamate di lavoro: Anche il galateo telefonico è una parte importante della comunicazione aziendale. Si tratta di rispondere al telefono in modo professionale, parlare in modo chiaro ed educato e identificare se stessi e l’azienda da cui si chiama. È anche importante essere consapevoli del fuso orario da cui si chiama e rispettare l’orario dell’altra persona.
7. Rendere le riunioni produttive: Le riunioni sono una parte importante della comunicazione aziendale. È importante essere preparati, rimanere in tema e utilizzare il tempo in modo efficiente. È anche importante essere consapevoli delle differenze culturali quando si tratta di parlare durante una riunione, poiché alcune culture possono dare priorità a certi individui rispetto ad altri.
8. Il galateo degli abiti da lavoro: Il galateo degli abiti da lavoro è importante in un ambiente professionale. È importante essere consapevoli del contesto culturale in cui ci si trova, poiché culture diverse possono avere aspettative diverse in materia di abbigliamento. È anche importante ricordare di avere un aspetto professionale e di evitare un abbigliamento che potrebbe essere considerato inappropriato.
9. Seguire la comunicazione: Dare seguito alle comunicazioni è una parte importante del galateo degli affari. È importante ringraziare le persone per il loro tempo, dare seguito a qualsiasi azione e rispondere alle e-mail e ai messaggi vocali in modo tempestivo. È anche importante ricordare di essere educati e professionali in tutte le comunicazioni.
Esistono molti esempi di galateo della comunicazione, ma ecco alcuni dei più importanti:
1. Siate chiari e concisi nella vostra comunicazione. Ciò significa evitare il gergo e usare un linguaggio comprensibile a tutti.
2. Siate rispettosi. Questo significa usare un linguaggio educato ed evitare un linguaggio offensivo o incendiario.
3. Siate tempestivi. Questo significa rispondere alle comunicazioni in modo tempestivo e non far aspettare inutilmente.
4. Essere professionali. Questo significa mantenere un tono professionale ed evitare attacchi personali o commenti sprezzanti.
Il galateo della comunicazione è importante perché aiuta a garantire una comunicazione chiara, concisa e rispettosa. Un buon galateo della comunicazione può aiutare a prevenire i malintesi e gli errori di comunicazione, oltre a contribuire a costruire e mantenere le relazioni.
1. Fare una buona prima impressione: La prima impressione è importante nella comunicazione d’affari. Assicuratevi di essere ben curati e vestiti in modo appropriato per l’occasione. Siate gentili e cordiali e cercate di trasmettere sicurezza.
2. Siate chiari e concisi: Quando comunicate con i clienti, siate chiari e diretti al punto. Evitare l’uso di gergo o di termini tecnici che potrebbero non essere compresi.
3. Siate professionali: Mantenere sempre un contegno professionale, anche se la situazione è informale. Evitate di usare parolacce o di dare troppa confidenza alla persona con cui state comunicando.
4. Ascoltate più di quanto parlate: È importante ascoltare attentamente ciò che l’interlocutore dice. Questo vi aiuterà a capire meglio le sue esigenze e a rispondere in modo efficace.
5. Utilizzare una grammatica e una punteggiatura corrette: Nella comunicazione d’affari è importante usare una grammatica e una punteggiatura corrette. Questo dimostra che si è competenti e credibili.
6. Evitare argomenti controversi: Quando si comunica con i clienti, evitare di parlare di argomenti controversi. Ciò può creare una situazione di disagio o trasformare la conversazione in una discussione.
7. Siate rispettosi: Siate sempre rispettosi quando comunicate con i clienti. Questo significa essere pazienti e comprensivi, anche se i clienti sono arrabbiati o contrariati.