Le domande di assunzione possono includere un’ampia gamma di documenti, dai curriculum e dalle referenze ai controlli dei precedenti e ai nulla osta di sicurezza. È importante capire quali documenti devono essere conservati e quali devono essere eliminati per rispettare i requisiti legali e normativi di conservazione.
La durata di conservazione delle domande di assunzione dipende dal tipo di domanda, dal settore e dal Paese. In generale, è buona norma conservare le domande di assunzione per almeno un anno dalla data di assunzione.
I datori di lavoro devono informarsi sulle leggi statali e federali che regolano la conservazione delle domande di assunzione. Queste leggi variano a seconda della giurisdizione e possono imporre ai datori di lavoro requisiti specifici in materia di conservazione e smaltimento delle domande di assunzione.
La conservazione delle domande di assunzione può aiutare i datori di lavoro a tutelarsi da potenziali azioni legali, fornendo la prova della conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili. Può anche fornire ai datori di lavoro una fonte di informazioni per riferimenti futuri.
Il modo migliore per archiviare le domande di assunzione è quello di conservarle elettronicamente in un sistema sicuro di cui si esegue regolarmente il backup. I datori di lavoro dovrebbero anche considerare l’utilizzo di un sistema di gestione dei documenti per tenere traccia e gestire le domande.
I datori di lavoro devono assicurarsi che le domande di assunzione siano smaltite in modo sicuro. Ciò potrebbe includere la triturazione delle domande cartacee o la cancellazione sicura dei documenti elettronici.
Oltre ai requisiti legali e normativi, i datori di lavoro devono considerare i potenziali rischi associati alla conservazione e allo smaltimento delle domande di assunzione. Dovrebbero anche considerare i costi associati alla conservazione e allo smaltimento.
I datori di lavoro devono adottare misure per garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili, ad esempio sviluppando e attuando una politica di conservazione delle domande di assunzione. Devono inoltre assicurarsi che i dipendenti siano a conoscenza della politica e siano adeguatamente formati per seguirla.
La conservazione delle domande di assunzione è una parte importante del processo di assunzione. Comprendere i requisiti legali e normativi, determinare il modo migliore per conservare e smaltire le candidature e adottare misure per garantire la conformità può aiutare i datori di lavoro a proteggersi da potenziali azioni legali.
La risposta a questa domanda varia a seconda delle politiche e delle procedure aziendali. Tuttavia, in genere si raccomanda di conservare i curriculum per almeno sei mesi o un anno. Questo permette ai datori di lavoro di avere un pool di candidati qualificati tra cui scegliere quando si rendono disponibili delle posizioni.
Non esiste una risposta univoca a questa domanda, poiché può variare da datore di lavoro a datore di lavoro. Alcuni datori di lavoro possono conservare le candidature in archivio per un certo periodo di tempo, mentre altri possono scartarle una volta che la posizione è stata occupata. Alcuni datori di lavoro possono anche conservare le domande in archivio per riferimenti futuri, anche se il candidato non viene assunto per la posizione attuale.
I tipi di documenti di base che devono essere conservati per almeno 3 anni sono:
1. Fascicoli dei dipendenti – devono includere documenti quali domande di assunzione, curriculum, valutazioni delle prestazioni e registri delle presenze.
2. registri delle retribuzioni – devono includere i registri delle ore lavorate, dei salari pagati e delle eventuali detrazioni effettuate.
3. registrazioni dei benefit – devono includere le registrazioni di tutti i benefit forniti ai dipendenti, come l’assicurazione sanitaria o i piani di risparmio per la pensione.
4. registri fiscali – devono includere i registri di tutte le imposte trattenute dalle buste paga dei dipendenti, nonché di tutte le dichiarazioni fiscali effettuate dal datore di lavoro.
5. registri di sicurezza: devono includere i registri di eventuali incidenti o inconvenienti verificatisi sul luogo di lavoro, nonché di eventuali ispezioni o verifiche di sicurezza condotte.
Non esiste una risposta definitiva a questa domanda, poiché dipende dalle politiche e dalle procedure specifiche dell’organizzazione. Tuttavia, è generalmente consigliabile conservare le domande di lavoro non accolte per almeno qualche mese, nel caso in cui sorgano domande o problemi. Inoltre, conservare le candidature in archivio può essere utile a fini di benchmarking, per vedere come è cambiato il pool di candidati nel tempo.
Non esiste una risposta univoca a questa domanda, poiché varia da datore di lavoro a datore di lavoro. Alcuni datori di lavoro tengono i curriculum in archivio per riferimenti futuri, mentre altri li conservano solo per un certo periodo di tempo prima di scartarli. Altri ancora tengono in archivio solo i curriculum dei candidati che hanno sostenuto un colloquio o che sono stati selezionati per una posizione. In breve, dipende dalle pratiche di assunzione individuali del datore di lavoro.