Un file HR è un registro riservato delle informazioni personali e professionali di un dipendente. Contiene informazioni quali il nome, l’indirizzo, il titolo di lavoro, la retribuzione, le valutazioni delle prestazioni e le registrazioni disciplinari del dipendente. È gestito dal dipartimento Risorse Umane (HR).
In generale, è legale conservare foto dei dipendenti nel file delle risorse umane, a condizione che le immagini siano pertinenti al lavoro del dipendente. Tuttavia, i datori di lavoro devono essere consapevoli delle implicazioni legali della conservazione delle foto dei dipendenti, poiché esistono alcune leggi sulla privacy che possono limitare la loro capacità di farlo.
Esistono diverse leggi sulla privacy che possono essere applicate all’uso delle immagini dei dipendenti nel file delle risorse umane. Queste leggi comprendono l’Employee Privacy Act (Legge sulla privacy dei dipendenti), il Right to Financial Privacy Act (Legge sul diritto alla privacy finanziaria) e l’Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).
Per conservare le foto dei dipendenti nel file delle risorse umane, i datori di lavoro devono ottenere il consenso del dipendente. Ciò significa che il dipendente deve accettare di farsi fotografare e deve essere informato di come verrà utilizzata la foto.
Oltre alle foto dei dipendenti, i datori di lavoro possono conservare altre informazioni nel file delle risorse umane, come le valutazioni delle prestazioni, i registri disciplinari e la storia lavorativa. Tuttavia, i datori di lavoro devono essere consapevoli di eventuali leggi sulla privacy che potrebbero limitare la loro capacità di conservare determinate informazioni.
Il file HR è riservato e deve essere consultato solo dal personale HR autorizzato. In genere, solo il dipendente e il suo supervisore hanno accesso al file HR.
Se un dipendente desidera che la sua foto venga rimossa dal file HR, deve presentare una richiesta scritta all’ufficio HR. L’ufficio Risorse Umane esaminerà la richiesta e deciderà se soddisfarla o meno.
Se il datore di lavoro utilizza la foto di un dipendente per scopi illegali, il dipendente può intraprendere un’azione legale. Il dipendente può anche presentare un reclamo all’autorità competente in materia di privacy.
I datori di lavoro devono essere consapevoli delle implicazioni legali derivanti dalla conservazione delle foto dei dipendenti nel file delle risorse umane. Dovrebbero inoltre ottenere il consenso del dipendente prima di scattargli una foto e dovrebbero conservare solo le informazioni rilevanti per il lavoro del dipendente. Inoltre, il file delle risorse umane deve essere accessibile solo al personale autorizzato.
Sì, i file HR sono riservati. Contengono informazioni sulla vita personale e professionale dei dipendenti e sono quindi soggetti a severe leggi sulla privacy. I professionisti delle risorse umane sono tenuti a mantenere riservate queste informazioni e possono essere legalmente responsabili se non lo fanno.
Non esiste una risposta definitiva a questa domanda, poiché dipende dalle circostanze specifiche e dalle leggi del vostro Paese e Stato. Tuttavia, in linea generale, dovreste fotografare i vostri dipendenti solo se hanno dato il loro esplicito consenso. Se scattate foto senza consenso, potreste violare i loro diritti alla privacy e aprirvi a potenziali azioni legali.
Il file HR di un dipendente deve contenere quanto segue:
1. Le informazioni di contatto del dipendente, compresi nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail.
2. Il titolo del lavoro del dipendente e una descrizione dei suoi compiti e responsabilità.
3. La storia lavorativa del dipendente, comprese le date di inizio e fine di ogni posizione ricoperta.
4. La storia formativa del dipendente, compresi i nomi e le sedi delle scuole frequentate e gli eventuali diplomi o certificati conseguiti.
5. Licenze e certificazioni professionali del dipendente, se presenti.
6. Eventuali valutazioni delle prestazioni del dipendente.
7. Eventuali precedenti disciplinari del dipendente.
8. Eventuale documentazione medica del dipendente.
9. Informazioni sui contatti di emergenza del dipendente.
Ci sono alcuni elementi che devono essere tenuti separati dal fascicolo personale di un dipendente. Questi elementi includono:
1. Documenti disciplinari
2. I documenti disciplinari devono essere conservati in un fascicolo separato perché di solito sono riservati e non devono essere accessibili agli altri dipendenti. Le cartelle cliniche devono essere conservate in un fascicolo separato perché sono anch’esse riservate e contengono informazioni sensibili. I precedenti penali devono essere conservati in un file separato perché potrebbero essere usati per discriminare un dipendente.
Sì, i moduli I-9 devono essere tenuti separati dai file del personale. I moduli I-9 contengono informazioni sensibili sullo stato di immigrazione di un dipendente e, pertanto, devono essere conservati in un luogo sicuro. Inoltre, i datori di lavoro sono tenuti a conservare i moduli I-9 per tutti i dipendenti attuali e precedenti, quindi tenerli separati dai file del personale aiuterà a garantire che non vengano accidentalmente gettati.