Creare un nuovo calendario di Outlook dedicato specificamente all’azienda è un ottimo modo per gestire le riunioni e gli appuntamenti. Creando un nuovo calendario, è possibile tenere facilmente traccia di ciò che accade nella propria azienda e quando. Inoltre, consente di salvare facilmente le richieste di riunione nel calendario, in modo da rimanere organizzati.
Una volta creato un nuovo calendario di Outlook per la propria azienda, è necessario sapere come salvare le richieste di riunione nel calendario. Per farlo è sufficiente aprire la richiesta di riunione, fare clic su “Salva” e selezionare il nuovo calendario dal menu a discesa.
La gestione di più calendari di Outlook può essere un po’ complicata. Tuttavia, creando una cartella per ogni calendario e creando regole per ogni cartella, è possibile gestire facilmente tutti i diversi calendari. Questo vi aiuterà a rimanere organizzati e ad assicurarvi di essere al corrente di tutte le vostre riunioni e appuntamenti.
L’impostazione di avvisi sul calendario è un ottimo modo per assicurarsi di sapere sempre quando si svolgono le riunioni e gli appuntamenti. È possibile impostare avvisi che ricordino le riunioni e gli appuntamenti imminenti o anche avvisi che ricordino di aggiungere nuove riunioni al calendario.
La creazione di categorie di calendario è un ottimo modo per tenere organizzato il calendario. Creando categorie per diversi tipi di riunioni e appuntamenti, è possibile visualizzare e gestire facilmente tutti gli eventi. Questo vi aiuterà a rimanere organizzati e a sapere sempre cosa sta per succedere.
La gestione dei calendari di gruppo può essere un po’ complicata, soprattutto se sono coinvolte molte persone. Tuttavia, creando una cartella condivisa per il calendario e impostando regole per ogni individuo, è possibile gestire facilmente più calendari per un gruppo numeroso.
È possibile sincronizzare il calendario di Outlook con altri calendari, come Google Calendar o Apple Calendar, per assicurarsi che tutte le riunioni e gli eventi siano in un unico posto. In questo modo sarà più facile tenere sotto controllo tutte le riunioni e gli appuntamenti.
Aggiungere i contatti al calendario è un ottimo modo per tenere traccia di chi si incontra e quando. Questo vi aiuterà a tenere sotto controllo le riunioni e ad essere sempre pronti per eventuali incontri a sorpresa.
9. Infine, esistono alcune best practice per la gestione dei calendari di Outlook che è bene tenere a mente. Tra queste, tenere il calendario aggiornato, impostare avvisi per ricordare le riunioni e gli appuntamenti imminenti e creare categorie per i diversi tipi di riunioni. Seguendo queste best practice, potrete rimanere organizzati e assicurarvi di non perdere mai una riunione importante.
Quando si crea una richiesta di riunione in Outlook, è possibile salvare la richiesta come file. Per salvare una richiesta di riunione come file, aprire la richiesta di riunione e fare clic sul pulsante “Salva con nome”. Nella finestra di dialogo “Salva con nome”, selezionare la posizione in cui salvare il file e fare clic sul pulsante “Salva”.
Attualmente non esiste un modo per copiare gli inviti alle riunioni. Tuttavia, è possibile inoltrare gli inviti alle riunioni ad altre persone. A tale scopo, aprire l’invito alla riunione e fare clic sul pulsante Inoltra. Immettere gli indirizzi e-mail delle persone a cui si desidera inoltrare l’invito e fare clic su Invia.
Non esiste un modo integrato per copiare automaticamente un evento da un calendario all’altro, ma ci sono alcune soluzioni che si possono utilizzare. Un’opzione è quella di esportare gli eventi da un calendario come file iCalendar (.ics), quindi importare questo file nell’altro calendario. In questo modo si copieranno tutti gli eventi del primo calendario, anche se potrebbe essere necessario regolare le date e gli orari se i due calendari si trovano in fusi orari diversi.
Un’altra opzione è quella di utilizzare un servizio o un’applicazione di terze parti in grado di sincronizzare gli eventi tra due o più calendari. Google Calendar, ad esempio, ha una funzione di “sincronizzazione del calendario” che consente di iscriversi a un calendario e di far apparire i suoi eventi nel proprio calendario. Esistono anche numerose applicazioni e servizi che possono sincronizzare gli eventi tra diverse piattaforme di calendario, come iCloud, Outlook e altri.
Esistono due modi per copiare automaticamente gli eventi da un calendario all’altro in Outlook. Il primo consiste nell’utilizzare la funzione di importazione ed esportazione del calendario. A tale scopo, andare su File > Importazione ed esportazione. Nella procedura guidata di importazione ed esportazione, selezionare Esporta in un file e fare clic su Avanti. Selezionare Valori separati da virgola e fare clic su Avanti. Selezionare il calendario da esportare e fare clic su Avanti. Scegliere una posizione per salvare il file e fare clic su Fine. Il secondo metodo consiste nell’utilizzare la funzione Regole di Outlook. A tale scopo, andare in Strumenti > Regole e avvisi. Nella procedura guidata Regole e avvisi, selezionare Nuova regola. Nella finestra di dialogo Scegli un modello, selezionare il modello più adatto alle proprie esigenze e fare clic su Avanti. Nella finestra di dialogo Descrizione della regola, fare clic sul calendario da cui si desidera copiare gli eventi nell’elenco Fase 1: Selezionare le condizioni. Fare clic su Avanti. Nella casella Fase 2: Modifica della descrizione della regola, selezionare l’azione che si desidera eseguire quando la regola viene attivata e fare clic su Avanti. Nella finestra di dialogo Fase 3: Specificare le eccezioni (se necessarie), fare clic su Avanti. Nella finestra di dialogo Fase 4: Definizione del nome della regola, digitare un nome per la regola e fare clic su Fine.