I professionisti autonomi devono tenere i registri di tutte le entrate e le spese relative alla loro attività. Questo include ricevute, fatture, estratti conto bancari e qualsiasi altro documento relativo alla gestione dell’attività. Mantenere una buona documentazione delle attività aziendali vi aiuterà a riportare con precisione le entrate e le uscite sulla dichiarazione dei redditi.
2. La durata della conservazione dei documenti fiscali
La durata della conservazione dei documenti fiscali dipende dal tipo di documento e dal tipo di dichiarazione dei redditi presentata. In generale, i documenti devono essere conservati per almeno tre anni dalla data di presentazione della dichiarazione. Tuttavia, alcuni documenti, come le ricevute d’acquisto, potrebbero dover essere conservati per sette anni o più.
3. Come organizzare i documenti fiscali
Organizzare i documenti è la chiave per tenerne traccia. È una buona idea creare un sistema di archiviazione che vada bene per voi. Questo potrebbe includere cartelle, un foglio di calcolo o anche un sistema di archiviazione dei documenti basato su cloud.
4. Archiviazione digitale
L’archiviazione digitale sta diventando sempre più popolare tra i liberi professionisti. I documenti digitali possono essere facilmente archiviati e recuperati, rendendo più facile tenere traccia dei propri documenti. I documenti digitali possono anche essere facilmente sottoposti a backup in caso di guasto del sistema o di disastro naturale.
5. Cosa fare con i vecchi documenti
Una volta conservati i documenti per il periodo di tempo richiesto, si può scegliere di eliminarli o di conservarli in un luogo esterno. Se si decide di eliminarli, è importante assicurarsi che vengano distrutti in modo sicuro per proteggere le informazioni personali.
6. L’IRS può imporre sanzioni in caso di mancata conservazione di documenti accurati. Queste sanzioni possono includere multe, tasse aggiuntive o persino accuse penali. È importante conservare registri accurati per evitare queste sanzioni.
7. Suggerimenti per semplificare la tenuta dei registri
La semplificazione della tenuta dei registri può aiutare a risparmiare tempo e denaro. Un modo per farlo è utilizzare sistemi di contabilità automatizzati che possono aiutare a tenere traccia delle spese e delle entrate e a conservare i documenti in modo sicuro. I programmi software possono anche essere utilizzati per aiutare a compilare le tasse.
8. Audit e tenuta dei registri
In caso di audit da parte dell’IRS, è necessario essere in grado di fornire registrazioni accurate. È importante assicurarsi che i vostri registri siano aggiornati e che abbiate la documentazione di tutte le entrate e le uscite relative alla vostra attività. Mantenere registri accurati può aiutare a prepararsi a un audit.
La tenuta dei registri è una parte importante delle finanze di qualsiasi lavoratore autonomo. La tenuta di registri accurati può aiutare a risparmiare denaro e a evitare sanzioni. È importante sapere quali documenti tenere, per quanto tempo conservarli e come organizzarli. Seguendo questi consigli, i liberi professionisti possono assicurarsi che i loro registri siano conservati in modo accurato e sicuro.
I seguenti documenti devono essere conservati per 10 anni:
-Domande di assunzione
-Moduli I-9
-Moduli W-4
-Cartellini orari
-Registri delle buste paga
-Registri delle prestazioni
-Registri disciplinari
– Colloqui di uscita
La regola dei 6 anni dell’IRS è una norma che consente alle persone di conservare determinati documenti per un massimo di 6 anni. I documenti che possono essere conservati per un massimo di 6 anni includono i registri fiscali, i registri delle retribuzioni e i registri relativi all’acquisto o alla vendita di proprietà.
Non esiste una risposta definitiva, poiché il periodo di conservazione richiesto per gli estratti conto bancari può variare a seconda del Paese o dello Stato in cui si trova l’azienda. Tuttavia, è generalmente consigliabile conservare gli estratti conto bancari per almeno sette anni, poiché questo è il tipico periodo di prescrizione per la maggior parte delle cause civili. Pertanto, se la vostra azienda dovesse essere coinvolta in una controversia legale, avere a disposizione sette anni di estratti conto bancari vi darebbe le migliori possibilità di difendervi con successo.
Esistono diversi tipi di documenti che dovrebbero essere conservati per 7 anni:
1. Documenti relativi al personale – questi includono cose come le descrizioni delle mansioni, le valutazioni delle prestazioni e le registrazioni di eventuali azioni disciplinari.
2. Registri delle retribuzioni – questi includono cose come i fogli di presenza, i registri delle ore lavorate e i registri di eventuali straordinari o ferie.
3. Registri delle prestazioni: comprendono documenti relativi alla copertura assicurativa sanitaria, alla partecipazione a piani pensionistici e ad altri benefici per i dipendenti.
4. Registri della formazione – includono i registri di tutti i corsi o programmi di formazione che i dipendenti hanno completato.
5. Registri di sicurezza – comprendono i registri di eventuali incidenti o inconvenienti di sicurezza, nonché i corsi di formazione in materia di sicurezza che sono stati completati.