È importante documentarsi sulla persona o sull’azienda con cui ci si deve incontrare per essere preparati all’appuntamento. Fate i compiti a casa e scoprite chi sono gli attori principali, quali sono i loro scopi e obiettivi e qual è lo scopo dell’incontro. Avere una chiara comprensione degli obiettivi dell’incontro vi aiuterà a pianificare l’appuntamento in anticipo e a sfruttare al meglio il vostro tempo.
Una volta individuato l’interlocutore, il passo successivo è fissare l’appuntamento. Assicuratevi di fornire tutte le informazioni necessarie nella richiesta, come data, ora e luogo. Assicuratevi di chiedere se ci sono altri dettagli di cui dovreste essere a conoscenza. Assicuratevi di dare all’interlocutore tutto il tempo necessario per rispondere e non abbiate timore di fare altrettanto in caso di mancata risposta.
Prima dell’incontro, ci sono alcuni compiti da completare per garantire che tutto fili liscio. Assicurarsi di confermare i dettagli dell’appuntamento e di comunicare all’interlocutore eventuali cambiamenti di programma. Inoltre, preparate tutti i materiali o i documenti di cui potreste aver bisogno per l’incontro e, se possibile, consegnateli in anticipo all’interlocutore.
Quando si arriva all’incontro, assicurarsi di salutare l’interlocutore e presentarsi. Una stretta di mano decisa e un sorriso caloroso sono sempre apprezzati. Fate attenzione al linguaggio del corpo e mantenete un buon contatto visivo per tutta la durata della riunione.
È importante mantenere il controllo durante un appuntamento di lavoro. Ciò significa avere un ordine del giorno chiaro per la riunione e rispettarlo. Evitare di farsi distrarre da argomenti tangenziali e concentrarsi sui punti chiave. Inoltre, assicuratevi di prendere appunti durante la riunione, in modo da poter ricordare i dettagli importanti.
Porre le domande giuste durante la riunione può aiutare a ottenere le informazioni necessarie. Preparate in anticipo un elenco di domande e assicuratevi di porle in modo educato e rispettoso. Mantenete le domande mirate ed evitate di fare troppe domande aperte.
Dopo l’incontro, è importante seguire l’altra persona. Inviate un biglietto di ringraziamento e ribadite le azioni discusse durante l’incontro. Assicurarsi di tenere l’altra persona aggiornata sull’avanzamento dei compiti.
A volte possono sorgere conflitti durante un appuntamento di lavoro. Se ciò accade, è importante mantenere la calma e affrontare direttamente il problema. Siate rispettosi dell’opinione dell’altra persona e cercate di raggiungere un compromesso.
9. Prima di concludere l’incontro, assicuratevi di ringraziare l’interlocutore per il suo tempo. Riassumete brevemente la discussione e ribadite gli eventuali punti d’azione. Fate sapere all’interlocutore che non vedete l’ora di lavorare con lui in futuro.
Quando si richiede un appuntamento con qualcuno, è importante essere professionali. Ciò significa essere educati, rispettosi e concisi. Iniziate presentandovi e spiegando il motivo della vostra richiesta. Poi chiedete se la persona ha tempo per un incontro. Se lo ha, bene! In caso contrario, chiedete se c’è un altro orario più adatto. Infine, ringraziatela per il suo tempo.
Ci sono diversi modi per fissare un appuntamento con un cliente. Un modo è quello di chiamare il cliente e chiedergli se ha tempo per un incontro. Un altro modo è quello di inviare al cliente un’e-mail o un invito sul calendario con la data e l’ora proposte per l’incontro. Infine, si può anche avvicinare il cliente di persona e chiedergli se ha tempo per un incontro. Qualunque sia il metodo scelto, assicuratevi di essere educati e rispettosi del tempo del cliente.
Un modo breve per scrivere appuntamento è usare l’acronimo “appt”.
Per fissare un appuntamento, chiamate il nostro ufficio al numero 555-1234 e il nostro centralinista sarà lieto di assistervi.
Quando siete pronti a scrivere un’e-mail per fissare un appuntamento, ci sono alcune cose da tenere a mente. Innanzitutto, assicuratevi di includere la data e l’ora dell’incontro proposto, nonché le vostre informazioni di contatto. È inoltre importante essere chiari sull’argomento dell’incontro, in modo che il destinatario possa essere preparato. Infine, assicuratevi di ringraziare in anticipo il destinatario per il suo tempo.
Supponendo di avere tutte le informazioni necessarie, un’e-mail per fissare un appuntamento potrebbe avere un aspetto simile a questo:
Ciao [Nome],
Spero che tu stia bene. Ti scrivo per fissare un incontro con te per discutere di [argomento dell’incontro]. La data e l’ora proposte sono [data e ora dell’incontro]. La prego di farmi sapere se questo orario le va bene o se ha altre disponibilità.
Grazie per il suo tempo,
[Il suo nome]