2. Stabilire l’ordine del giorno: Una volta stabilito l’ordine del giorno, la riunione deve iniziare introducendo gli argomenti da discutere e stabilendo l’ordine in cui verranno affrontati. Questo aiuterà a mantenere la riunione sul binario giusto e a garantire che tutti gli argomenti siano adeguatamente discussi.
3. Stabilire le regole di base: È importante anche stabilire delle regole di base per la riunione, ad esempio come gestire i disaccordi, chi deve parlare per primo e come gestire le interruzioni. In questo modo si garantisce che il consiglio sia in grado di lavorare insieme in modo efficace ed efficiente.
4. Gestione della discussione: Durante la riunione è importante assicurarsi che tutte le opinioni siano ascoltate, che ognuno parli a turno e che tutte le domande trovino risposta. Il facilitatore della riunione deve assicurarsi di mantenere la discussione sul binario giusto e di far progredire la riunione.
5. Mantenere la riunione concentrata: È facile che una riunione del consiglio di amministrazione venga distratta da questioni tangenziali, quindi è importante che il facilitatore della riunione mantenga l’attenzione sugli argomenti in discussione. Se una questione è troppo complicata per essere discussa nel tempo a disposizione, il facilitatore deve annotarla e discuterla in un secondo momento.
6. Verbalizzazione: La stesura di un verbale durante la riunione del consiglio è essenziale per tenere traccia delle decisioni prese e dei compiti assegnati. È importante che il verbale sia dettagliato e accurato.
7. Delegare le responsabilità: Durante la riunione del consiglio, è importante assegnare i compiti ai membri del consiglio e assicurarsi che ognuno comprenda le proprie responsabilità.
8. Monitoraggio dei progressi: Una volta assegnati i compiti, è importante monitorare i progressi e assicurarsi che tutti rispettino le scadenze.
9. Affrontare le questioni di follow-up: Infine, il consiglio deve dedicare del tempo a qualsiasi questione di follow-up che debba essere discussa o risolta. In questo modo ci si assicurerà che tutto sia risolto prima della prossima riunione del consiglio.
Seguendo questi suggerimenti, i membri del consiglio saranno in grado di condurre una riunione efficiente, produttiva e di successo.
In genere il presidente apre la riunione dando il benvenuto a tutti e ringraziandoli per essere venuti. Può anche fornire una breve panoramica dell’ordine del giorno.
L’ordine del giorno di una riunione del Consiglio di amministrazione viene solitamente stabilito dal presidente del Consiglio di amministrazione o da un altro membro designato del Consiglio stesso. L’ordine del giorno deve essere distribuito ai membri del consiglio prima della riunione, in modo che possano prepararsi alla discussione.
Il verbale della riunione precedente deve essere esaminato e devono essere affrontate le questioni non ancora concluse. Si devono discutere le nuove questioni, comprese le modifiche proposte alle politiche o alle procedure aziendali. Si devono presentare i rapporti delle varie commissioni del consiglio e si devono votare le decisioni che devono essere prese.
I 5 elementi di una riunione sono:
#1. Lo scopo della riunione
#2. Un ordine del giorno per la riunione
#3. Il luogo della riunione
#4. L’orario della riunione
#5. I partecipanti alla riunione
Esistono cinque strutture di riunione comuni: basate sull’ordine del giorno, sulla discussione, sulla risoluzione dei problemi, sulla presentazione e sulla formazione.
1. Le riunioni basate sull’ordine del giorno si concentrano su un elenco specifico di argomenti da affrontare. Tutti i partecipanti devono arrivare preparati con domande o commenti sui punti all’ordine del giorno.
2. Le riunioni basate sulla discussione sono più aperte e consentono ai partecipanti di sollevare qualsiasi argomento che ritengano necessario. Queste riunioni possono essere utili per generare nuove idee, ma possono anche deragliare facilmente se non sono gestite bene.
3. Le riunioni di problem solving sono incentrate, come suggerisce il nome, sulla risoluzione di un problema specifico. Queste riunioni devono avere un obiettivo chiaro e tutti i partecipanti devono arrivare preparati con possibili soluzioni al problema in questione.
4. Le riunioni di presentazione sono quelle in cui uno o più partecipanti fanno una presentazione su un argomento specifico. Gli altri partecipanti devono venire preparati con domande o commenti sulla presentazione.
5. Le riunioni di formazione sono incentrate sull’insegnamento di qualcosa di nuovo ai partecipanti. Queste riunioni devono avere un obiettivo chiaro e tutti i partecipanti devono essere pronti a partecipare alla formazione.