1. Comprendere le basi della contabilità delle organizzazioni non profit
La contabilità delle organizzazioni non profit è il processo di registrazione e tracciamento delle transazioni e delle attività finanziarie di un’organizzazione non profit. Le organizzazioni non profit devono tenere registrazioni finanziarie accurate per garantire la conformità alle leggi statali e federali, per sostenere le richieste di sovvenzioni e donazioni e per fornire rendiconti finanziari accurati. Questo articolo fornisce una panoramica delle basi della contabilità delle organizzazioni non profit e di come impostare un sistema di contabilità.
2. Il primo passo per impostare un sistema di contabilità per un’organizzazione non profit è determinare il metodo contabile più adatto all’organizzazione. In genere, le organizzazioni non profit utilizzano il metodo di cassa o quello di competenza, a seconda delle dimensioni e del tipo di organizzazione. Una volta scelto il metodo, l’organizzazione deve impostare un piano dei conti, ovvero un insieme di categorie utilizzate per classificare le transazioni e le attività finanziarie.
3. Le organizzazioni non profit devono registrare e tenere traccia di tutte le entrate e le uscite, comprese le donazioni, le sovvenzioni, le quote associative e gli investimenti. Per ogni transazione, l’organizzazione deve registrare la data, l’importo, la fonte e lo scopo della transazione. Tutti i registri devono essere conservati in un luogo sicuro per garantire l’accuratezza e la conformità.
4. Come preparare e analizzare i resoconti finanziari di un’organizzazione non profit
Le organizzazioni non profit sono tenute a preparare resoconti finanziari per fornire informazioni accurate sulle prestazioni finanziarie dell’organizzazione. In genere, questi rapporti comprendono il conto economico, lo stato patrimoniale e il rendiconto dei flussi di cassa. I rapporti devono essere analizzati regolarmente per garantire la salute e le prestazioni finanziarie dell’organizzazione.
5. Analizzare e interpretare i dati finanziari
Una volta preparati i rapporti finanziari, l’organizzazione deve analizzare e interpretare i dati. Questo include il monitoraggio delle tendenze, il confronto tra le prestazioni effettive e quelle previste dal budget e il confronto con organizzazioni simili. Questa analisi può fornire una visione della performance finanziaria dell’organizzazione e aiutare a identificare le aree di miglioramento.
6. Le organizzazioni non profit devono inoltre istituire e mantenere un sistema di controllo interno per garantire l’accuratezza e la completezza dei dati finanziari. Il sistema deve includere controlli interni come la separazione dei compiti, l’autorizzazione delle transazioni e la verifica indipendente dei dati. Questo sistema di controlli contribuisce a garantire l’accuratezza e l’affidabilità dei dati finanziari.
7. Prepararsi alla revisione contabile di un’organizzazione non profit
Le organizzazioni non profit sono tenute a sottoporsi a una revisione contabile almeno una volta all’anno. Lo scopo della revisione è quello di fornire un esame indipendente dei bilanci e delle attività dell’organizzazione. L’audit deve essere effettuato da un professionista qualificato che abbia familiarità con la contabilità delle organizzazioni non profit.
8. Suggerimenti per la tenuta dei registri contabili delle organizzazioni non profit
Le organizzazioni devono sviluppare e mantenere un sistema di controlli interni per garantire l’accuratezza e la completezza dei dati finanziari. I registri devono essere conservati in un luogo sicuro e tutte le transazioni devono essere documentate e approvate. L’organizzazione deve inoltre attenersi ai principi contabili generalmente accettati e alle migliori pratiche del settore per garantire l’accuratezza e la conformità.
Esistono due tipi principali di contabilità che le organizzazioni non profit utilizzano: la contabilità per fondi e la contabilità per competenza.
La contabilità per fondi viene utilizzata per tenere traccia del denaro destinato a scopi specifici. Questo tipo di contabilità è spesso utilizzato dalle organizzazioni non profit che ricevono donazioni o sovvenzioni, in quanto consente di mostrare ai donatori come viene utilizzato il loro denaro.
La contabilità per competenza è utilizzata per registrare le transazioni quando si verificano, indipendentemente dal momento in cui il denaro passa di mano. Questo tipo di contabilità è più comune nelle aziende, ma anche alcune organizzazioni non profit la utilizzano.
I bilanci di base di una nonprofit sono quattro: lo stato patrimoniale, il conto economico, il rendiconto finanziario e il prospetto delle variazioni del patrimonio netto.
Lo stato patrimoniale è un’istantanea della situazione finanziaria dell’organizzazione in un determinato momento, che mostra le attività, le passività e il patrimonio netto.
Il conto economico mostra quanto denaro l’organizzazione ha guadagnato e speso in un periodo di tempo.
Il rendiconto dei flussi di cassa mostra quanta liquidità l’organizzazione ha a disposizione, quanto ha preso in prestito e quanto ha speso in un periodo di tempo.
Il prospetto delle variazioni del patrimonio netto mostra come è cambiato il patrimonio netto dell’organizzazione in un periodo di tempo.
Sì, QuickBooks può essere utilizzato per le organizzazioni non profit. Ci sono però alcune cose da tenere a mente. Innanzitutto, quando si imposta il file di QuickBooks, assicurarsi di creare un conto separato per ogni fonte di finanziamento. In questo modo sarà più facile tracciare e rendicontare le proprie finanze. In secondo luogo, QuickBooks può tenere traccia delle donazioni e delle promesse, ma è necessario creare conti separati per ciascuna di esse. Infine, QuickBooks può aiutarvi a tenere traccia delle spese, ma dovrete prima impostare un bilancio per essere sicuri di rispettare le scadenze.