1. Capire la differenza tra e-mail personali e aziendali – Le e-mail aziendali richiedono un tono più formale rispetto a quelle personali. Assicuratevi di evitare il linguaggio informale e le abbreviazioni. Inoltre, dovete essere consapevoli delle potenziali implicazioni legali del vostro messaggio.
2. Creare un oggetto appropriato – L’oggetto deve essere chiaro e conciso. Deve inoltre essere pertinente al contenuto del messaggio. Questo aiuterà il destinatario a capire di cosa si tratta e se è necessario leggere immediatamente l’e-mail.
3. Costruire un messaggio chiaro e conciso – Assicuratevi di arrivare rapidamente al punto ed evitate di divagare. Assicurarsi sempre che il messaggio sia facile da leggere e da capire.
4. Scegliere il tono giusto per il pubblico – Il tono del messaggio deve essere adeguato al pubblico di riferimento. Tenete conto del rapporto che avete con il destinatario e del livello di formalità richiesto.
5. Rivolgersi correttamente al destinatario – Assicurarsi sempre di rivolgersi al destinatario in modo appropriato. Se non si conosce il suo nome, utilizzare un saluto formale come “Egregio signore o signora”.
6. Controllare due volte gli errori ortografici e grammaticali – Assicuratevi di correggere il vostro messaggio prima di inviarlo. Anche il più piccolo errore può avere ripercussioni negative sulla vostra attività.
7. Includere tutte le informazioni e gli allegati necessari – Assicuratevi che tutte le informazioni e gli allegati necessari siano inclusi nel vostro messaggio. Questo aiuterà il destinatario a comprendere il messaggio in modo facile e veloce.
8. Inviare l’e-mail al momento giusto – Il tempismo è fondamentale quando si inviano e-mail aziendali. Assicuratevi di inviare il messaggio in un momento in cui sarà visto e letto.
Prendendovi il tempo necessario per assicurarvi che i vostri messaggi siano ben confezionati, vi assicurerete che le vostre e-mail siano professionali ed efficaci. I vostri destinatari apprezzeranno la vostra attenzione ai dettagli e avrete maggiori probabilità di ottenere la risposta che state cercando.
Quando si saluta qualcuno in modo professionale, è importante essere cortesi e rispettosi. Dovete stringere la mano della persona, assicurandovi di mantenere il contatto visivo, e dire qualcosa del tipo: “È un piacere conoscerla”.
Esistono diversi tipi di saluti formali che possono essere utilizzati in diversi scenari. Per esempio, “Buongiorno” è un saluto formale che si può usare quando si vede qualcuno per la prima volta al mattino. “Buon pomeriggio” è un altro saluto formale che può essere usato più tardi nel corso della giornata. “Buonasera” è un saluto formale che si può usare quando si vede qualcuno la sera o la notte.
1) Saluti,
Questa e-mail serve a presentarmi e a stabilire un contatto iniziale. Sono (inserire il vostro nome) e sono interessato a (inserire ciò che vi interessa). Sto scrivendo per richiedere informazioni su (inserire ciò su cui si richiedono informazioni).
Grazie per il suo tempo,
(inserire il suo nome)
2) Gentile (inserire nome),
Sono (inserire il suo nome) e le scrivo per presentarmi. Sono interessato a (inserire ciò che vi interessa) e spero di ottenere maggiori informazioni su (inserire ciò su cui chiedete informazioni).
Grazie per il suo tempo,
(inserire il suo nome)
3) Salve (inserire nome),
Mi chiamo (inserire il suo nome) e le scrivo per presentarmi. Sono interessato a (inserire ciò che vi interessa) e mi chiedevo se poteste fornirmi maggiori informazioni su (inserire ciò su cui state chiedendo informazioni).
Grazie,
(inserire il proprio nome)
Quando si scrive un’e-mail professionale, è importante utilizzare uno stile di scrittura chiaro e conciso. È anche importante utilizzare una grammatica e una punteggiatura corrette. Inoltre, è importante evitare l’uso di gergo o di espressioni gergali.
Quando si inizia un’e-mail, è sempre meglio usare un saluto professionale e cortese. Ad esempio, si può iniziare con “Caro signor Smith” o “Buon pomeriggio”, seguiti dal corpo dell’e-mail. Quando si conclude un’e-mail, è ancora una volta importante utilizzare una chiusura professionale, come “Cordiali saluti”, “Cordiali saluti” o “Grazie per il suo tempo”.