Il processo di approvvigionamento è un aspetto critico della gestione di un’azienda di successo. Per questo è importante disporre di una politica di approvvigionamento efficace che delinei aspettative chiare, sfrutti le risorse giuste e stabilisca procedure pertinenti. Ecco come creare una politica di approvvigionamento efficace per la vostra azienda.
1. Creare una politica completa – Il primo passo per creare una politica di approvvigionamento efficace è creare un documento completo che delinei le aspettative e le procedure del processo. Questo documento deve includere i ruoli e le responsabilità dei responsabili degli acquisti, le risorse e i fornitori da utilizzare e qualsiasi altro dettaglio rilevante.
2. La politica deve definire chiaramente le aspettative per il processo di approvvigionamento, ad esempio chi è responsabile di cosa, le scadenze, gli standard di qualità e qualsiasi altro requisito o obiettivo. Tutti i soggetti coinvolti nel processo devono comprendere il proprio ruolo e ciò che ci si aspetta da loro.
3. Utilizzare le strategie adeguate – La politica deve anche delineare le strategie da utilizzare per l’approvvigionamento, come le offerte competitive, le negoziazioni e l’analisi costi-benefici. Le strategie scelte devono essere basate sulle esigenze dell’azienda e devono essere riviste regolarmente per garantire che continuino a soddisfare tali esigenze.
4. Conoscere i rischi coinvolti – È importante comprendere i rischi associati all’approvvigionamento e assicurarsi che la politica rifletta tali rischi. Ad esempio, la politica dovrebbe delineare le procedure per gestire potenziali conflitti di interesse o violazioni dell’antitrust.
5. Sfruttare le risorse importanti – La politica deve anche indicare come sfruttare le risorse importanti, come i database online o le reti di fornitori, per trovare i fornitori giusti e sfruttare al meglio il processo di approvvigionamento.
6. Stabilire le procedure pertinenti – La politica deve stabilire le procedure pertinenti per ogni fase del processo, dalla ricerca iniziale dei fornitori alla valutazione delle loro proposte e alla selezione finale del migliore.
7. Comprendere i requisiti legali – È importante che la politica includa qualsiasi requisito legale per il processo di approvvigionamento, come le restrizioni sull’uso di determinati fornitori o la necessità di un’offerta competitiva.
8. Sviluppare un approccio flessibile – La politica dovrebbe anche includere un linguaggio che consenta la flessibilità del processo quando necessario. Questa flessibilità potrebbe includere la possibilità di modificare le tempistiche o di fare eccezioni alle procedure stabilite.
La creazione di una politica di approvvigionamento efficace è essenziale per qualsiasi azienda. Delineando aspettative chiare, sfruttando risorse importanti e sviluppando un approccio flessibile, le aziende possono garantire che il loro processo di approvvigionamento sia efficace ed efficiente.
Esistono 7 principi di approvvigionamento:
1. Concorrenza: Tutti i beni e i servizi acquistati devono essere soggetti a concorrenza, al fine di ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo.
2. Valore per il denaro: Gli appalti devono essere basati sul raggiungimento del rapporto qualità-prezzo, piuttosto che sulla semplice minimizzazione dei costi.
3. Trasparenza: Il processo di approvvigionamento deve essere trasparente, in modo che tutte le parti interessate abbiano condizioni di parità.
4. Equità: Il processo di approvvigionamento deve essere equo, in modo che tutte le aziende abbiano una giusta possibilità di aggiudicarsi i contratti.
5. Responsabilità: La responsabilità deve essere garantita durante l’intero processo di approvvigionamento, in modo che tutti i soggetti coinvolti rispondano delle proprie azioni.
6. Integrità: Il processo di approvvigionamento deve essere condotto con integrità, in modo che tutte le parti possano avere fiducia nel risultato.
7. Professionalità: Il processo di approvvigionamento deve essere condotto in modo professionale, in modo che tutte le parti possano avere fiducia nel risultato.
Ci sono cinque parti principali in un appalto:
1. Identificazione delle esigenze: È la prima fase del processo di approvvigionamento e prevede l’identificazione dei beni o dei servizi necessari.
2. Selezione delle fonti: È la seconda fase del processo di approvvigionamento e prevede la scelta del fornitore che sarà in grado di fornire i beni o i servizi richiesti.
3. Aggiudicazione del contratto: È la terza fase del processo di approvvigionamento e prevede l’assegnazione del contratto al fornitore scelto.
4. Consegna: È la quarta fase del processo di approvvigionamento e prevede che il fornitore consegni i beni o i servizi al cliente.
5. Chiudere: è la quinta e ultima fase del processo di approvvigionamento e prevede che il cliente accetti i beni o i servizi consegnati ed effettui il pagamento finale al fornitore.
Esistono tre tipi di approvvigionamento:
1. Approvvigionamento diretto: È quando un’azienda acquista beni o servizi direttamente da un fornitore.
2. Approvvigionamento indiretto: Si ha quando un’azienda acquista beni o servizi attraverso un intermediario.
3. Approvvigionamento inverso: Si ha quando un’azienda vende beni o servizi a un cliente attraverso un intermediario.