Creare una struttura intorno al flusso di cassa: una guida al protocollo delle piccole spese
1. Definire le piccole spese e il loro utilizzo Definizione di Petty Cash e dei suoi usi – Il Petty Cash è una piccola somma di denaro, tipicamente conservata in un luogo sicuro, utilizzata per effettuare piccoli pagamenti come forniture per ufficio o piccole manutenzioni. Si tratta di un’opzione comoda ed economica per le aziende che non vogliono dedicare tempo alla stesura e all’elaborazione di un assegno per le spese minori.
2. Prima di istituire un fondo per le piccole spese, è importante considerare le dimensioni del fondo e i tipi di spese da coprire. Questo aiuterà a determinare la quantità di denaro da destinare al fondo e le modalità di distribuzione. Inoltre, i fondi devono essere conservati in un luogo sicuro e deve essere identificato il custode del fondo.
3. Requisiti di documentazione per la piccola cassa – Tutte le transazioni di piccola cassa devono essere documentate e le ricevute devono essere conservate per tutti gli acquisti. Questo aspetto è particolarmente importante per le imprese che devono ottemperare agli obblighi fiscali, in quanto tutti gli acquisti devono essere dichiarati. Tutta la documentazione deve essere conservata in un luogo sicuro e deve essere aggiornata regolarmente.
4. Designazione di un custode del fondo di cassa – Il custode del fondo di cassa deve essere responsabile dell’esborso e della riconciliazione dei fondi. Deve essere affidabile e avere una buona conoscenza dei controlli finanziari interni. Inoltre, è importante assicurarsi che il custode sia garantito e assicurato per ridurre al minimo il rischio di perdita o furto.
5. Rifornimento del fondo cassa – Quando il fondo cassa si sta esaurendo, è importante riempirlo tempestivamente. A tal fine è necessario trasferire il denaro dal conto principale dell’azienda o emettere un assegno. È importante tenere traccia di tutti i trasferimenti per garantirne l’accuratezza.
6. Controlli interni per la piccola cassa – È importante disporre di controlli interni per garantire che i fondi siano utilizzati in modo appropriato. Ciò include la designazione di un custode, la limitazione della quantità di contanti disponibili, la richiesta di ricevute per tutti gli acquisti e la riconciliazione del fondo su base regolare.
7. Riconciliazione del fondo cassa – La riconciliazione del fondo cassa deve essere effettuata regolarmente per verificare che tutte le transazioni siano contabilizzate e che il fondo sia in equilibrio. Questo processo dovrebbe includere una verifica di tutti gli incassi e un’ispezione del contenuto del fondo.
8. Misure di sicurezza per la piccola cassa – Per proteggere il fondo da furti o usi impropri, è importante adottare misure di sicurezza. Ciò include la conservazione del fondo in un luogo sicuro, la limitazione dell’accesso al personale autorizzato e la riconciliazione regolare del fondo.
9. Mantenere un registro accurato delle piccole spese – Per garantire l’accuratezza, è importante mantenere un registro accurato delle piccole spese. Questo deve includere tutte le transazioni ed essere aggiornato regolarmente. Questo registro deve essere conservato in modo sicuro ed essere accessibile solo al personale autorizzato.
Creare una struttura intorno al flusso di cassa: una guida alla gestione della piccola cassa
Esistono due metodi principali per la gestione delle piccole somme di denaro: il sistema degli anticipi e il fondo per le piccole somme di denaro.
Il sistema degli anticipi è il metodo più comune e prevede la nomina di un custode responsabile delle piccole spese. Al custode viene assegnata una certa quantità di contanti, che viene poi utilizzata per rimborsare i dipendenti per i piccoli acquisti. Quando il contante a disposizione si esaurisce, il custode lo rifornisce.
Il metodo del fondo cassa è simile al sistema degli anticipi, ma invece di nominare un custode, viene creato un conto cassa. Questo conto viene utilizzato per rimborsare i dipendenti per i piccoli acquisti e viene alimentato secondo le necessità.
Il miglior controllo per le piccole spese consiste nell’avere una persona designata come responsabile della gestione del fondo per le piccole spese. Questa persona deve tenere un registro delle piccole spese, con il dettaglio di tutte le transazioni effettuate con le piccole spese. Tutte le ricevute devono essere conservate in una cassetta o busta per le piccole spese e la cassetta o busta deve essere conservata in un luogo sicuro. Il fondo cassa deve essere alimentato regolarmente e i fondi non utilizzati devono essere restituiti al titolare dell’azienda o all’ufficio contabilità.
Non esiste una risposta univoca a questa domanda, in quanto l’ammontare del denaro in contanti varia a seconda dell’azienda e delle sue esigenze. Tuttavia, come linea guida generale, le aziende dovrebbero disporre di un fondo per le piccole spese pari all’1-2% del fatturato totale giornaliero. In questo modo si garantisce una liquidità sufficiente a coprire le piccole spese, senza rischiare di rimanere senza contanti.
Il cassiere ha il compito di gestire e tenere traccia della piccola cassa di un’azienda. Ciò include il conteggio e la documentazione di tutti gli incassi, la tenuta di registri accurati di tutte le spese di piccola cassa e la riconciliazione del conto di piccola cassa su base regolare. Il cassiere è anche responsabile di garantire che tutti i contanti siano adeguatamente protetti e contabilizzati.