Introduzione alla scansione e all’archiviazione delle ricevute in Evernote
Utilizzare Evernote per scansionare e archiviare le ricevute aziendali è un ottimo modo per tenere organizzate le proprie finanze. Con Evernote è possibile fotografare le ricevute cartacee con lo smartphone, caricarle sul proprio account e archiviarle in cartelle per facilitarne l’accesso e la condivisione. In questo articolo vi spiegheremo come configurare un account Evernote, fotografare le ricevute con un’app, caricare le immagini scansionate su Evernote, organizzare le ricevute in quaderni, aggiungere ulteriori dettagli alle note delle ricevute, condividere e collaborare sulle ricevute e fare il backup delle ricevute per conservarle.
Impostazione di un account Evernote
Prima di iniziare a scansionare e archiviare le ricevute aziendali in Evernote, è necessario configurare un account. Andate su evernote.com e selezionate “Crea account”. Inserite il vostro indirizzo e-mail, create una password e fate clic su “Crea account”. Vi verrà chiesto di leggere i Termini di servizio e l’Informativa sulla privacy, quindi di selezionare il tipo di account che desiderate creare. È possibile scegliere l’account Basic, gratuito, o gli account Plus o Premium, con funzioni aggiuntive. Una volta selezionato il tipo di account e fatto clic su “Continua”, vi verrà chiesto di fornire il vostro nome e alcuni altri dettagli. Una volta completata la procedura di configurazione, sarete pronti per iniziare a scansionare e archiviare le vostre ricevute.
Fotografare le ricevute con un’app
Ora che avete un account Evernote, siete pronti per iniziare a fotografare le vostre ricevute aziendali. Evernote consiglia di utilizzare l’app Evernote Scannable per fotografare le ricevute. Scannable rileva e ritaglia automaticamente le ricevute, migliora le immagini per una maggiore chiarezza e le invia direttamente al vostro account Evernote. L’applicazione è gratuita e disponibile per iOS e Android.
Caricare le immagini scansionate su Evernote
Una volta scattate le foto delle ricevute, queste verranno inviate direttamente al vostro account Evernote. È possibile visualizzare le immagini scansionate nella scheda “Scansioni” del proprio account. Se si desidera caricare altre immagini delle ricevute o organizzarle per categoria, è possibile trascinarle nella scheda “Note”.
Organizzare le ricevute nei taccuini di Evernote
Evernote consente di organizzare le ricevute in taccuini per facilitarne l’accesso e la condivisione. I taccuini sono come cartelle che si possono creare e nominare in base al tipo di ricevuta. Ad esempio, si può creare un taccuino per “Spese di viaggio”, “Forniture per ufficio” o “Pasti al ristorante”. Per creare un taccuino, andare alla scheda “Taccuini” e cliccare sull’icona “+”.
Aggiunta di ulteriori dettagli alle note delle ricevute
Una volta creati i quaderni per le ricevute, è possibile aggiungere ulteriori dettagli alle note delle ricevute. Ad esempio, è possibile aggiungere la data di acquisto, il nome del venditore, il costo e qualsiasi altro dettaglio importante. È anche possibile aggiungere tag alle note per facilitarne la ricerca e il filtraggio.
Condividere e collaborare con le ricevute
Evernote semplifica la condivisione e la collaborazione con le ricevute aziendali. È possibile condividere interi quaderni con altri utenti di Evernote e consentire loro di visualizzare, modificare e commentare le note. Questo può essere utile se si lavora con un commercialista o un contabile che ha bisogno di accedere alle ricevute.
Backup delle ricevute per la conservazione
Evernote esegue automaticamente il backup di tutte le note e le ricevute nel cloud, in modo da non doversi preoccupare di perderle. I dati vengono archiviati in modo sicuro nel cloud e sono accessibili da qualsiasi dispositivo. È anche possibile scaricare una copia di tutti gli appunti sul proprio computer per una maggiore sicurezza.
La digitalizzazione e l’organizzazione delle ricevute per la vostra attività è un ottimo modo per mantenere le vostre finanze organizzate e sicure. Con Evernote, è possibile scansionare e archiviare facilmente le ricevute aziendali nel cloud e accedervi da qualsiasi dispositivo. Seguendo i passaggi descritti in questo articolo, potrete iniziare in modo semplice e veloce.
Non esiste una risposta definitiva sul modo migliore per archiviare le ricevute, poiché esistono diversi metodi che possono essere utilizzati, a seconda delle esigenze specifiche della vostra azienda. Tuttavia, alcuni suggerimenti su come conservare efficacemente le ricevute includono la loro organizzazione per data e/o per categoria, l’utilizzo di un sistema di etichettatura per trovare facilmente ricevute specifiche e la conservazione in un luogo asciutto e fresco per evitare danni.
Esistono diversi modi per digitalizzare una ricevuta. Un modo è quello di utilizzare uno scanner per scansionare lo scontrino e salvarlo come file PDF o immagine. Un altro modo è quello di utilizzare un’applicazione per smartphone per scattare una foto della ricevuta e salvarla elettronicamente. Infine, è possibile digitare le informazioni della ricevuta in un foglio di calcolo o in un documento Word.
Evernote ha un’ampia gamma di compatibilità con gli scanner, che include le seguenti marche:
– Brother
– Canon
– Epson
– Fujitsu
– HP
– Kodak
– Neat
– Panasonic
– Xerox
Non esiste una risposta univoca a questa domanda, poiché il miglior sostituto di Evernote varia in base alle vostre esigenze e preferenze specifiche. Tuttavia, alcune alternative popolari a Evernote sono OneNote, Keep e Google Docs.