1. Che cos’è un documento controllato? Un documento controllato è un tipo di documento che deve essere mantenuto aggiornato e facilmente accessibile per tutte le parti interessate. Di solito è legato ai requisiti legali, finanziari o operativi di un’azienda e può essere utilizzato per garantire la conformità agli standard di settore. È anche importante per le organizzazioni tenere traccia delle modifiche apportate al documento e di chi le ha apportate.
2. Vantaggi di un documento controllato secondo gli standard ISO. Seguendo gli standard ISO, un documento controllato può aiutare le organizzazioni a soddisfare i requisiti normativi e a migliorare l’accuratezza dei dati. Inoltre, può contribuire a ridurre i costi operativi snellendo i processi e garantendo che tutti gli stakeholder abbiano accesso alla stessa versione corrente del documento.
3. Quali sono le norme ISO? Gli standard ISO per i documenti controllati richiedono che le parti interessate abbiano accesso al documento e siano in grado di tenere traccia delle modifiche apportate al suo contenuto. Il documento deve inoltre essere conservato in modo sicuro e aggiornato regolarmente per garantire che rimanga al passo con qualsiasi modifica delle normative o degli standard di settore.
4. Strumenti per la creazione di un documento controllato. Le organizzazioni possono utilizzare sistemi di gestione dei documenti, come Microsoft SharePoint, per archiviare i documenti controllati e tenere traccia delle modifiche. Inoltre, possono utilizzare un software di controllo delle versioni per monitorare le modifiche al documento.
5. Come gestire un documento controllato. Per garantire che un documento controllato rimanga aggiornato e conforme agli standard del settore, è necessario gestirlo correttamente. Ciò può includere revisioni e aggiornamenti regolari, oltre a garantire che gli stakeholder abbiano accesso alla versione più aggiornata del documento.
6. Qual è la differenza tra un documento controllato e uno non controllato? Un documento controllato è aggiornato e facilmente accessibile a tutti gli stakeholder, mentre un documento non controllato non lo è. Inoltre, un documento controllato è aggiornato e facilmente accessibile a tutti gli stakeholder. Inoltre, un documento controllato viene aggiornato regolarmente per garantire la conformità agli standard e alle normative del settore.
7. Suggerimenti per garantire la conformità alle norme ISO. Per garantire la conformità agli standard ISO per i documenti controllati, le organizzazioni devono implementare un sistema di gestione documentale, rivedere regolarmente il documento e tenere traccia delle modifiche apportate. Inoltre, dovrebbero istituire un sistema di controllo delle versioni per monitorare le modifiche al documento e assicurarsi che gli stakeholder abbiano accesso alla versione più aggiornata.
8. Le sfide della creazione di un documento controllato. La creazione di un documento controllato può essere impegnativa, in quanto richiede alle organizzazioni di gestire adeguatamente il documento e di garantire che gli stakeholder abbiano accesso alla versione più aggiornata. Inoltre, può essere difficile tenere traccia delle modifiche apportate al documento e garantire che rimanga conforme agli standard del settore.
I documenti controllati sono in genere quelli che contengono informazioni importanti che devono essere regolamentate e monitorate. Esempi di tali documenti sono i manuali per i dipendenti, le procedure di sicurezza e i documenti di politica. Questi documenti sono in genere conservati in una posizione centrale, dove possono essere facilmente consultati e aggiornati secondo le necessità.
Nella ISO 9001:2015, i documenti controllati sono documenti necessari per il funzionamento del sistema di gestione della qualità e che devono essere controllati per garantirne l’integrità e l’efficacia. Questi documenti possono includere la politica e gli obiettivi della qualità, i piani della qualità, i manuali della qualità, le procedure operative standard, le istruzioni di lavoro e le registrazioni.
La ISO 9001 prevede due tipi di documenti: controllati e non controllati. I documenti controllati sono quelli necessari per l’efficacia del sistema di gestione della qualità e comprendono la politica per la qualità, gli obiettivi per la qualità e le procedure. I documenti non controllati non sono essenziali per il funzionamento del sistema di gestione della qualità, ma possono essere utili come riferimento.
Un documento controllato è un documento approvato da un’autorità competente e utilizzato per controllare un processo o un’attività. Un record è un documento che fornisce evidenza di un’azione o di una decisione.
Esistono quattro tipi di documenti controllati in AQ:
1. Procedure documentate: sono le istruzioni passo-passo che descrivono nel dettaglio come deve essere svolto il lavoro all’interno dell’organizzazione. Di solito sono sviluppate dall’alta direzione e approvate da un comitato AQ.
2. Istruzioni di lavoro: sono istruzioni più specifiche che descrivono nel dettaglio come deve essere svolto un determinato compito. Di solito sono sviluppate dal team leader o dal supervisore responsabile del lavoro.
3. Piani della qualità: sono documenti che descrivono in dettaglio i requisiti di qualità per un particolare prodotto o servizio. Di solito sono sviluppati dall’alta direzione e approvati da un comitato AQ.
4. I registri della qualità: sono documenti che registrano i risultati delle attività di qualità, come le ispezioni e i risultati dei test. Di solito sono conservati dal reparto di controllo qualità.