2. Selezionare il tono appropriato
La lettera deve essere professionale e cortese, ma il tono deve anche essere adattato al lettore. Gli autori devono considerare la relazione tra loro e il destinatario. Ad esempio, una lettera a un partner commerciale dovrebbe essere più formale di una lettera a un familiare.
3. Comprendere i requisiti dei firmatari
A seconda dello scopo della lettera, i requisiti dei firmatari possono essere diversi. Ad esempio, se la lettera ha uno scopo legale o finanziario, i firmatari devono apporre una firma e un sigillo o un timbro. È importante capire quali sono i requisiti specifici dei firmatari prima di scrivere la lettera.
4. Stesura del testo della lettera
Il testo della lettera deve essere chiaro, conciso e cortese. Gli autori devono includere solo i dettagli più pertinenti ed evitare parole o frasi che potrebbero essere interpretate come offensive o insultanti.
5. Assicurare le firme
Una volta ultimato il testo della lettera, gli autori devono assicurarsi le copie firmate. A seconda dei requisiti specifici, ciò può comportare l’utilizzo di una firma autografa o di una firma digitale.
6. Scegliere il formato corretto
Quando si scrive una lettera congiunta, è importante scegliere un formato adeguato al contenuto. Ad esempio, una lettera commerciale dovrebbe utilizzare un formato più formale rispetto a una lettera personale.
7. Prima di inviare la lettera, gli autori devono rivederla attentamente e apportare le modifiche necessarie. Dovranno inoltre verificare che tutti i firmatari abbiano apposto la propria firma.
8. Invio della lettera
Quando la lettera è pronta, gli autori devono inviarla al destinatario. Dovranno confermare il metodo di consegna per assicurarsi che arrivi in tempo utile.
Quando si firma per conto di qualcuno, è necessario includere una dichiarazione in tal senso. Ad esempio, si può scrivere: “Firmo questa lettera per conto di John Smith”.
Il modo corretto di rivolgersi a più destinatari in un contesto lavorativo è “Egregio signore o signora” o “A chi di dovere”.
Sì, è possibile spedire una lettera con due nomi. Tuttavia, è generalmente considerato un galateo migliore indirizzare ogni lettera a una sola persona. In questo modo si garantisce che ogni persona riceva la propria lettera e possa leggerla in privato, se lo desidera. In questo modo si evita anche qualsiasi confusione o malinteso su chi sia il destinatario della lettera.
Non esiste una risposta definitiva a questa domanda. Alcuni scrivono “P.P.” sulle loro firme per indicare che stanno firmando per conto di qualcun altro, mentre altri usano “P.P.” per indicare che stanno firmando un documento che richiede un’autenticazione. Altri ancora usano “P.P.” per indicare che stanno firmando un documento in virtù di una procura. In definitiva, spetta al singolo individuo decidere il significato di “P.P.” sulla propria firma.
La dicitura “PP” in una firma indica che la persona è “procuratore” per l’azienda. La procura significa che la persona ha l’autorità di prendere decisioni legali per conto dell’azienda.