La verbalizzazione è una parte essenziale delle riunioni di qualsiasi azienda o organizzazione. Richiede che il verbalizzante sia ben organizzato e preparato per la riunione. Prima della riunione, il verbalizzante deve individuare l’ordine del giorno e rivedere gli eventuali verbali precedenti. È inoltre importante assicurarsi di portare con sé tutto il materiale necessario, come un computer portatile o un quaderno e le penne per prendere appunti.
Durante la riunione, il verbalizzante deve concentrarsi sulla cattura dei punti principali e delle decisioni discusse. Ciò include gli argomenti di discussione, le risoluzioni, i punti di azione e i partecipanti. Il verbalizzante deve anche registrare tutte le date e gli orari pertinenti che sono stati menzionati. È importante garantire che il verbale sia accurato e chiaro.
Una volta terminata la riunione, il verbalizzante deve rivedere i propri appunti e apportare le modifiche necessarie. Il verbale deve essere distribuito ai partecipanti e alle altre parti interessate. Se il verbale richiede ulteriori azioni, il verbalizzante deve assicurarsi che vengano completate in modo tempestivo.
Quando si formatta il verbale, è importante attenersi a un formato prestabilito. Questo dovrebbe includere la data, l’ora, il luogo, i nomi dei partecipanti e un riassunto degli argomenti discussi. È inoltre importante includere qualsiasi punto d’azione e qualsiasi data o scadenza pertinente.
La verbalizzazione delle riunioni virtuali può essere un po’ più impegnativa rispetto alle riunioni di persona. Poiché non c’è la presenza fisica dei partecipanti, il verbalizzante deve assicurarsi di registrare il nome, il titolo e le informazioni di contatto di ogni partecipante. È inoltre importante annotare qualsiasi indicazione visiva e/o segnale manuale.
Quando si verbalizza, è importante tenere presente la natura riservata di alcune riunioni. L’addetto alla verbalizzazione deve essere consapevole di quali argomenti sono riservati e deve assicurarsi che anche il verbale sia mantenuto riservato.
La verbalizzazione richiede che il verbalizzante prenda appunti precisi e chiari. Esistono diversi suggerimenti per la stesura degli appunti che possono facilitare il compito. Questi includono abbreviazioni, simboli e tecniche organizzative.
La verbalizzazione può essere complicata e ci sono diversi errori comuni che si possono commettere. È importante essere consapevoli di questi errori ed evitarli. Gli errori più comuni includono la mancata registrazione delle azioni, l’uso di nomi o titoli errati e l’omissione di dettagli importanti.
In generale, la verbalizzazione è un compito critico che richiede all’addetto alla verbalizzazione di essere organizzato, preparato e concentrato. È importante attenersi a un formato prestabilito e garantire che il verbale sia accurato e chiaro. È anche importante tenere conto della natura riservata di alcune riunioni ed evitare gli errori più comuni.
Non esiste una risposta univoca a questa domanda, poiché il livello di dettaglio richiesto dal verbale varia a seconda del contesto in cui viene utilizzato. Tuttavia, come guida generale, i verbali dovrebbero includere:
-La data, l’ora e il luogo della riunione
-L’elenco dei partecipanti
-La registrazione di tutte le decisioni prese, comprese le votazioni effettuate
-Un riassunto di tutti i punti di discussione
-Qualsiasi punto d’azione assegnato a singoli o gruppi
-La data e l’ora della riunione successiva (se applicabile)
Ci sono cinque fasi essenziali per la stesura di un verbale di riunione:
1. Prepararsi in anticipo. Ciò significa creare un modello o uno schema per il verbale e inviarlo in anticipo a tutti i partecipanti.
2. Iniziare e terminare in tempo. Questo assicura che tutti i partecipanti siano a conoscenza dell’orario di inizio e fine della riunione e possano pianificare di conseguenza.
3. Prendere nota di tutte le decisioni prese. Questo include la registrazione delle votazioni e di tutti i punti di discussione significativi.
4. Assegnare i punti d’azione. Ciò significa identificare chi è responsabile del completamento di ciascun compito discusso durante la riunione.
5. Distribuire il verbale. Questo può essere fatto elettronicamente o di persona, ma tutti i partecipanti devono ricevere una copia del verbale della riunione entro un termine ragionevole.
Esistono quattro tipi di verbale: formale, informale, approssimativo e verbale.
I verbali formali sono un resoconto completo e accurato di ciò che è stato detto e fatto durante una riunione e sono tipicamente utilizzati per le riunioni del consiglio di amministrazione, le assemblee degli azionisti e altre riunioni di alto livello. I verbali informali sono un riassunto di ciò che è stato detto e fatto durante una riunione e sono tipicamente utilizzati per le riunioni del personale e altre riunioni di livello inferiore. I verbali grezzi sono una registrazione rapida e sporca di ciò che è stato detto e fatto durante una riunione e sono tipicamente utilizzati per le sessioni di brainstorming e altre riunioni in cui è più importante catturare le idee piuttosto che riportare tutte le parole che sono state dette. I verbali verbali sono una registrazione parola per parola di ciò che è stato detto durante una riunione e sono tipicamente utilizzati per i procedimenti giudiziari e altre riunioni in cui è importante catturare ogni parola che è stata detta.
Non esiste una risposta univoca a questa domanda, poiché il modo migliore per scrivere un verbale per i principianti varia a seconda del contesto e dello scopo specifico della riunione. Tuttavia, esistono alcuni suggerimenti generali che possono essere seguiti per garantire che i verbali siano chiari, concisi e informativi.
Alcune cose fondamentali da tenere a mente quando si scrive un verbale sono:
-Identificare i punti principali che sono stati discussi durante la riunione
-Assicurarsi che tutte le decisioni e le azioni chiave siano annotate
-Utilizzare punti elenco o un formato simile per mantenere il verbale conciso
-Utilizzare un linguaggio chiaro e conciso
-Controllare la presenza di errori ortografici e grammaticali
Se non si è sicuri di come formattare o di quali informazioni includere nel verbale, spesso è utile guardare esempi di verbali di altre riunioni. In questo modo si può avere un’idea più precisa di ciò che viene tipicamente incluso nel verbale e di come viene formattato.