1. Crafting a Professional Greeting – Una lettera commerciale di successo dovrebbe sempre iniziare con un saluto professionale e cortese. Il saluto scelto deve dipendere dal livello di familiarità che si ha con il destinatario. Se state scrivendo a una persona che conoscete bene, potete usare un saluto più informale come “Caro” o “Ciao”. Se state scrivendo a una persona che non avete mai incontrato, dovreste usare un saluto formale come “Cara signora Smith” o “A chi di dovere”.
2. Stabilire la propria credibilità – Nella lettera bisogna assicurarsi di stabilire la propria credibilità. Potete farlo presentando brevemente chi siete e qual è la vostra esperienza. Questo aiuterà il destinatario a capire perché dovrebbe prendere sul serio la vostra lettera.
3. Usare il tono giusto – Nella lettera bisogna anche assicurarsi di usare il tono giusto. A seconda dello scopo della lettera, il tono deve essere professionale ed educato. Si deve evitare di usare gerghi o espressioni che potrebbero essere considerate non professionali.
4. Introduzione allo scopo – Dopo aver stabilito la vostra credibilità, dovrete introdurre lo scopo della lettera. Questo deve essere fatto in modo chiaro e conciso, in modo che il destinatario sappia perché si sta scrivendo la lettera.
5. Mantenere la concisione – Quando si scrive una lettera d’affari, è necessario assicurarsi di mantenerla concisa e al punto. Si dovrebbe evitare di utilizzare frasi o paragrafi eccessivamente lunghi, in quanto ciò può risultare fastidioso per il lettore.
6. Per catturare l’attenzione del lettore, è necessario assicurarsi di utilizzare parole chiave nella lettera. Queste parole vi aiuteranno a sottolineare i punti chiave e a rendere la vostra lettera più interessante da leggere.
7. Creare una call-to-action – Una volta scritta la lettera, è necessario creare una call-to-action. Questo incoraggerà il destinatario a intraprendere l’azione appropriata in risposta alla vostra lettera.
8. Formattazione del documento – Il documento deve essere formattato correttamente in modo da avere un aspetto professionale. È necessario assicurarsi di utilizzare una dimensione e uno stile di carattere appropriati e di includere tutte le informazioni di contatto necessarie.
9. La correzione delle bozze è fondamentale – Infine, assicuratevi di correggere la lettera prima di inviarla. Questo aiuterà a garantire che la lettera sia stata scritta correttamente e che non ci siano errori.
Seguendo questi passaggi, potrete realizzare la lettera commerciale perfetta che catturerà l’attenzione del destinatario e farà colpo.
Ci sono diverse opzioni per aprire una lettera commerciale, ma “Caro [nome]” è sempre un modo sicuro ed educato per iniziare. Si può anche iniziare con un semplice “Salve” o “Buongiorno/pomeriggio/sera”. Se avete un rapporto stretto con la persona a cui state scrivendo, potete scegliere di iniziare con qualcosa di più personale, come “Spero che tu stia bene”.
Ci sono alcune cose che si possono fare per catturare l’attenzione di qualcuno in una lettera. Innanzitutto, assicuratevi che la lettera sia chiara e concisa. Andate subito al punto ed evitate di divagare. In secondo luogo, usate un linguaggio forte, diretto e facile da capire. In terzo luogo, utilizzate la formattazione a vostro vantaggio. Utilizzate paragrafi brevi, titoli e punti elenco per rendere la lettera facile da scansionare. Infine, prendete in considerazione un tocco personale, come una nota scritta a mano o un carattere unico.
Ci sono alcuni modi per introdurre un’apertura che attiri l’attenzione nella vostra comunicazione commerciale. Innanzitutto, si può porre una domanda che susciti l’interesse del pubblico. Ciò può essere fatto ponendo una domanda retorica o una domanda che richiede una certa riflessione per rispondere. In secondo luogo, potete fare un’affermazione audace che catturi l’attenzione del pubblico. Potrebbe trattarsi di qualcosa di controverso o inaspettato. Infine, potete raccontare una storia che sia rilevante per il vostro argomento. Può trattarsi di una storia personale o di una storia che avete sentito. Qualunque sia il metodo scelto, assicuratevi che sia qualcosa che catturi l’attenzione del pubblico e che sia pertinente all’argomento.
Di seguito sono riportati alcuni consigli su come iniziare una lettera in modo professionale:
1. Indirizzate la lettera al destinatario per nome. Se non si conosce il nome del destinatario, si può usare un titolo generico come “Gentile signore o signora”.
2. Evitare saluti informali come “Ciao” o “Ehi”.
3. Iniziare con un’apertura cortese come “Grazie per la sua lettera del [data]”.
4. Indicare lo scopo della lettera nella frase di apertura.
5. Utilizzare un tono professionale e formale per tutta la lettera.
6. Concludete la lettera con una chiusura cortese come “Cordiali saluti”, seguita dalla vostra firma e dal vostro nome.
L’introduzione di una lettera commerciale deve essere concisa e diretta al punto. Dovete iniziare presentando voi stessi e la vostra azienda, e poi indicare lo scopo della lettera. Ad esempio, si potrebbe dire: “Vi scrivo per presentare me e la mia azienda, la XYZ Corporation. Siamo interessati a fare affari con la vostra azienda”.