Gli elementi essenziali della tenuta dei registri finanziari
1. Introduzione alle basi della contabilità
La tenuta di registri finanziari accurati è essenziale per qualsiasi azienda. La contabilità è il processo di registrazione e analisi delle transazioni finanziarie per comprendere la situazione finanziaria di un’azienda. La contabilità si divide in due categorie: la tenuta dei libri e la contabilità. La contabilità prevede la registrazione delle transazioni finanziarie e la preparazione di rapporti, mentre la contabilità prevede l’interpretazione, l’analisi e il reporting delle informazioni finanziarie.
2. Definizione di attività e passività
Le due componenti principali della contabilità sono le attività e le passività. Le attività sono oggetti di valore di proprietà di un’azienda che possono essere convertiti in denaro. Esempi di attività sono i contanti, le attrezzature, il magazzino e i crediti. Le passività sono gli obblighi nei confronti dei creditori, come i prestiti e i debiti, nonché le spese non pagate.
3. Addebito e accredito delle transazioni
Quando si verifica una transazione, questa deve essere registrata nei registri contabili. Ciò avviene attraverso l’addebito e l’accredito. L’addebito aumenta un’attività o un conto spese, mentre l’accredito aumenta una passività, un patrimonio netto o un conto entrate.
4. Comprendere l’equazione contabile
L’equazione contabile è il fondamento della contabilità a partita doppia. Essa stabilisce che le attività devono essere uguali alla somma delle passività e del patrimonio netto. Questa equazione deve sempre rimanere in equilibrio.
5. Identificare le entrate e le spese
Le entrate sono il denaro guadagnato da un’azienda attraverso la vendita di beni o servizi. Le spese sono i costi associati alla gestione dell’azienda, come le utenze, i salari e gli affitti.
6. Calcolo del costo del venduto
Il costo del venduto (COGS) è il costo dei beni o servizi venduti ai clienti. Si calcola sottraendo il costo delle scorte all’inizio del periodo dal costo delle scorte alla fine del periodo.
7. Analizzare i bilanci
I bilanci sono documenti che forniscono informazioni sulla performance finanziaria di un’azienda. I tre principali bilanci sono il conto economico, lo stato patrimoniale e il rendiconto finanziario. Ognuno di questi prospetti fornisce una visione diversa delle finanze dell’azienda.
8. Comprendere il flusso di cassa
Il flusso di cassa è il denaro che entra ed esce da un’azienda. È importante capire il flusso di cassa per assicurarsi che un’azienda abbia abbastanza denaro per coprire le spese e le passività.
9. Alla fine di un periodo contabile, si effettuano le scritture di chiusura per trasferire i saldi dei conti temporanei ai conti permanenti. Ciò serve a garantire che i conti partano con un saldo pari a zero all’inizio del periodo successivo.
La tenuta di registri finanziari accurati è essenziale per le aziende di tutte le dimensioni. Comprendendo le basi della contabilità, le aziende possono assicurarsi che le loro finanze siano in ordine e che i loro bilanci siano accurati.
Le regole di base della contabilità sono le stesse, indipendentemente dalle dimensioni o dal tipo di azienda. Queste regole, note come principi contabili generalmente accettati (GAAP), forniscono indicazioni su come devono essere redatti i bilanci.
I quattro principi fondamentali dei GAAP sono:
1. Il bilancio deve fornire una rappresentazione veritiera e corretta dell’azienda.
2. Il bilancio deve essere redatto su basi omogenee.
3. Le operazioni devono essere registrate nel periodo contabile in cui si verificano.
4. I ricavi e i costi devono essere rilevati quando vengono guadagnati o sostenuti, non quando vengono pagati.
Le tre regole d’oro fondamentali della contabilità sono:
1. Registrare tutte le transazioni finanziarie
2. Classificare e riportare le transazioni in modo accurato
3. Essere coerenti nei metodi contabili
Le quattro regole d’oro della contabilità sono le seguenti:
1. Assicurarsi che tutte le transazioni siano registrate nel libro mastro corretto.
2. Assicurarsi che tutte le transazioni siano registrate nel periodo corretto.
3. Assicurarsi che tutte le transazioni siano registrate al valore corretto.
4. Assicurarsi che tutte le transazioni siano registrate con il segno corretto.
Esistono diversi principi contabili, ma i due più importanti sono il principio di competenza e il principio di congruenza.
Il principio della competenza economica stabilisce che i ricavi e i costi devono essere rilevati nel periodo in cui si verificano effettivamente, anche se il denaro non viene scambiato fino a un periodo successivo. Questo principio è importante perché fornisce un quadro più accurato della situazione finanziaria di un’azienda.
Il principio di congruenza stabilisce che le spese devono essere abbinate ai ricavi che hanno contribuito a generare. Questo principio è importante perché assicura che le spese siano correttamente contabilizzate e non sovrastimate.
Un modo per ricordare gli addebiti e gli accrediti è pensare alla parola “diminuzione”. Gli addebiti diminuiscono il saldo di un conto, mentre gli accrediti lo aumentano. Un altro modo per ricordare è che la parola “credito” inizia con la lettera “c”, che è anche la prima lettera della parola “aumento”.