Quando si tratta di gestire i fondi per le transazioni di una piccola impresa, avere un sistema di petty cash è un ottimo modo per mantenere il controllo sulle proprie finanze. Questo articolo fornirà una guida completa alle caratteristiche di controllo interno che dovrebbero essere incorporate in qualsiasi sistema di gestione della piccola cassa.
1. Stabilire un sistema di cassa per le piccole spese: Il primo passo per un sistema efficace di gestione delle piccole spese è la creazione di un sistema affidabile e ben compreso da tutti i soggetti coinvolti. Ciò può includere la creazione di un’area designata con una cassetta per le piccole spese e la determinazione dell’importo del contante da conservare nella cassetta.
2. Impostazione di limiti appropriati per i fondi di cassa: Una volta che il sistema di cassa per le piccole spese è stato messo in atto, è importante stabilire dei limiti per la quantità di contanti che possono essere conservati e spesi dalla cassa per le piccole spese. Questi limiti devono essere determinati in base alla frequenza e all’entità delle transazioni in contanti che l’azienda prevede di effettuare.
3. Assegnare le responsabilità della cassa economale: Per garantire la corretta gestione del sistema di cassa, è importante assegnare compiti specifici a una o più persone dell’organizzazione. Tra queste potrebbero esserci compiti quali l’autorizzazione dei pagamenti, il conteggio e il rifornimento del contante e la riconciliazione delle spese di cassa.
4. Documentare le spese di piccola cassa: Tutte le transazioni di piccola cassa devono essere documentate e tracciate. Questo aiuterà a garantire che i fondi per le piccole spese siano utilizzati in modo appropriato e potrà essere utilizzato per fornire una traccia di controllo in caso di discrepanze.
5. Utilizzo della riconciliazione dei fondi di cassa: Per garantire che l’ammontare dei contanti nella cassa delle piccole spese sia sempre accurato, la cassa deve essere riconciliata regolarmente. Alla fine di ogni mese deve essere eseguita una riconciliazione della cassa per le piccole spese per garantire che il saldo di cassa corrisponda all’importo documentato nei libri contabili.
6. Implementazione dei controlli interni per la piccola cassa: è importante stabilire una serie di controlli interni per garantire che il sistema della piccola cassa funzioni in modo sicuro e accurato. Ciò potrebbe includere l’istituzione di procedure di autorizzazione adeguate, la creazione di un sistema di controlli e bilanciamenti e il monitoraggio regolare del sistema per individuare eventuali irregolarità.
7. Stabilire un processo di verifica per le piccole spese: per garantire che il sistema delle piccole spese sia gestito correttamente, è importante stabilire un processo di verifica da condurre periodicamente. In questo modo è possibile individuare eventuali discrepanze o usi impropri dei fondi.
8. Per garantire la sicurezza e la corretta manutenzione del sistema di cassa, è importante assicurarsi che i fondi siano gestiti in modo sicuro. Ciò potrebbe includere il blocco della cassa quando non viene utilizzata e la limitazione dell’accesso alla cassa al personale autorizzato.
Incorporando queste funzioni di controllo interno nel vostro sistema di cassa, potete assicurarvi che le vostre finanze aziendali siano gestite in modo efficace e sicuro.
I cinque controlli interni sono:
1) Separazione dei compiti
2) Documentazione
3) Controlli fisici
4) Controlli degli accessi
5) Monitoraggio
Sono necessari alcuni controlli interni sul processo di incasso. In primo luogo, è necessaria una separazione dei compiti tra le persone che gestiscono il contante e quelle che registrano le transazioni. In questo modo si evita che una sola persona abbia un controllo eccessivo sul processo e si garantisce che tutte le transazioni siano registrate correttamente. In secondo luogo, deve esistere un sistema di riconciliazione tra il contante in cassa e le registrazioni delle transazioni. Ciò contribuirà a garantire che tutti i contanti siano contabilizzati e che eventuali discrepanze possano essere rapidamente identificate e risolte. Infine, deve esistere un sistema per autorizzare e approvare qualsiasi modifica al processo di incasso. Ciò contribuirà a garantire che qualsiasi modifica venga apportata in modo controllato e sicuro.
Il controllo interno sulla liquidità è un sistema di controlli interni progettato per fornire una ragionevole garanzia sulla preparazione di un bilancio accurato e sulla salvaguardia della liquidità e dei mezzi equivalenti. Il sistema include controlli sugli incassi, sugli esborsi, sulle riconciliazioni bancarie e sulla preparazione dei bilanci.
Esistono sei attività di controllo interno:
1. Valutazione del rischio
2. Ambiente di controllo
3. Informazione e comunicazione
4. Monitoraggio
5. Procedure di controllo
6. Revisione interna Procedure di controllo
6. Audit interno
Esistono quattro misure di controllo interno per il contante:
1. Il contante deve essere conservato in una cassaforte o in un cassetto chiuso a chiave quando non viene utilizzato.
2. Solo il personale autorizzato deve avere accesso al contante.
3. Si deve tenere un registro giornaliero di tutte le transazioni in contanti.
4. Periodicamente deve essere effettuato un conteggio fisico del contante per garantire che gli importi registrati nel registro corrispondano al contante effettivamente presente in cassa.