I dipendenti esenti sono soggetti a normative sul lavoro diverse da quelle dei dipendenti non esenti. Quando un dipendente esente prende un congedo ai sensi del Family and Medical Leave Act (FMLA), i datori di lavoro devono comprendere i requisiti legali relativi alle detrazioni dallo stipendio. Questa guida ha lo scopo di aiutare i datori di lavoro a comprendere il Fair Labor Standards Act (FLSA) e a trattenere il giusto importo della retribuzione dai dipendenti esenti in FMLA.
1. Comprendere i dipendenti esenti e il Fair Labor Standards Act
Il Fair Labor Standards Act stabilisce le norme relative a salari e orari negli Stati Uniti. Secondo il FLSA, i dipendenti possono essere classificati come esenti o non esenti. I dipendenti esenti non hanno diritto alla retribuzione degli straordinari o al salario minimo e ricevono uno stipendio, indipendentemente dal numero di ore lavorate. È importante che i datori di lavoro comprendano i limiti della FLSA e come si applica ai dipendenti esenti.
2. Calcolo dell’importo della retribuzione da trattenere
Quando un dipendente esente prende un congedo FMLA, i datori di lavoro devono calcolare l’importo della retribuzione da trattenere. I datori di lavoro devono sottrarre dallo stipendio del dipendente il tempo impiegato per il congedo. Ad esempio, se un dipendente prende due giorni di ferie in base alla FMLA, il datore di lavoro deve sottrarre due giorni dallo stipendio del dipendente.
3. Notifica della decurtazione ai dipendenti esenti
I dipendenti esenti devono essere informati per iscritto della decurtazione dello stipendio. Il datore di lavoro deve fornire al dipendente una spiegazione scritta della decurtazione e della data in cui verrà applicata. Questa notifica deve essere inviata in anticipo rispetto al blocco, per dare al dipendente il tempo di prepararsi.
4. Tenuta di registri accurati della retribuzione ridotta
I datori di lavoro devono tenere registri accurati della riduzione della retribuzione. Ciò include la registrazione della retribuzione del dipendente prima e dopo il blocco. I datori di lavoro devono anche tenere traccia dei motivi del blocco della retribuzione e dell’ammontare delle ferie.
5. Assicurare la conformità con i regolamenti FMLA
Quando si blocca la retribuzione, i datori di lavoro devono garantire la conformità con i regolamenti FMLA. I datori di lavoro non possono bloccare la retribuzione per più di 12 settimane in un periodo di 12 mesi e devono fornire al dipendente l’intera quantità di permessi disponibili ai sensi dell’FMLA. I datori di lavoro devono inoltre garantire che il dipendente non venga discriminato per aver usufruito del congedo FMLA.
6. Gestione delle assenze per giorni parziali dei dipendenti esenti
Quando un dipendente esente prende un giorno parziale di ferie per il congedo FMLA, i datori di lavoro devono sottrarre un giorno intero dallo stipendio del dipendente. I datori di lavoro non sono autorizzati a detrarre giorni parziali dallo stipendio di un dipendente esente ai sensi della FLSA.
7. Evitare gli errori più comuni quando si detrae la retribuzione
Quando si detrae la retribuzione, i datori di lavoro devono essere consapevoli degli errori più comuni. I datori di lavoro non devono bloccare la retribuzione per più di 12 settimane in un periodo di 12 mesi e devono fornire al dipendente l’intero numero di permessi disponibili ai sensi della FMLA. Inoltre, i datori di lavoro non devono decurtare la retribuzione per un periodo superiore a quello del congedo.
8. Garantire l’equità quando si riduce la retribuzione
Quando si riduce la retribuzione, i datori di lavoro devono garantire l’equità. I datori di lavoro devono trattare tutti i dipendenti allo stesso modo quando bloccano la retribuzione, indipendentemente dalla razza, dal sesso o da altre caratteristiche protette. I datori di lavoro devono inoltre assicurarsi che tutti i dipendenti siano a conoscenza della politica di riduzione della retribuzione.
Il blocco della retribuzione dei dipendenti esenti in congedo FMLA può essere un processo complicato. Seguendo le norme della FLSA e della FMLA, i datori di lavoro possono assicurarsi di essere conformi alla legge e di trattare i propri dipendenti in modo equo.
Se un dipendente non riesce a comunicare le proprie ore di lavoro prima della scadenza delle buste paga, dovete innanzitutto parlare con lui per capire perché non ha comunicato le ore di lavoro. Forse si è dimenticato, o forse c’è stato un problema con il sistema di rilevazione delle ore. Una volta scoperto il motivo, si può collaborare con il dipendente per assicurarsi che in futuro comunichi il proprio orario in modo tempestivo. Potreste anche dover ricordare al dipendente l’importanza di comunicare il proprio orario in modo accurato e puntuale, in quanto ciò può influire sulla sua retribuzione e sull’ammissibilità ai benefici.
In Texas non è generalmente consentito decurtare la retribuzione di un dipendente. Tuttavia, esistono alcune eccezioni a questa regola. Ad esempio, se un dipendente si assenta dal lavoro, la sua retribuzione può essere decurtata per il tempo in cui è assente. Inoltre, se un dipendente viola una politica aziendale, la sua retribuzione può essere decurtata come misura disciplinare.
Un piano in buona fede è un documento scritto che delinea gli obiettivi specifici di un’organizzazione. Il piano deve essere sviluppato dalla direzione e approvato dal consiglio di amministrazione. Il piano deve essere rivisto e aggiornato regolarmente.
Esistono alcune detrazioni che un lavoratore dipendente può richiedere:
1. Spese per l’ufficio domestico: Se si utilizza una parte della propria casa per scopi professionali, si può essere in grado di dedurre una parte dell’affitto o del mutuo, delle utenze, dell’assicurazione e di altre spese correlate.
2. Spese per viaggi di lavoro: Se si viaggia per motivi di lavoro, è possibile detrarre le spese di viaggio, compresi i costi del biglietto aereo, dell’hotel e dell’auto a noleggio.
3. Pasti e intrattenimenti legati all’attività lavorativa: È possibile detrarre i costi dei pasti e degli intrattenimenti legati all’attività lavorativa, a condizione che si conservino le ricevute e la documentazione delle spese.
4. Istruzione e formazione professionale: È possibile detrarre i costi di istruzione e formazione legati all’attività lavorativa, purché siano legati al lavoro o all’attività in corso.
5. Contributi al piano pensionistico: È possibile detrarre i contributi versati a un piano pensionistico, ad esempio 401(k) o IRA.
6. Premi di assicurazione sanitaria: È possibile detrarre il costo dei premi di assicurazione sanitaria, a condizione che non si abbia diritto alla copertura attraverso un piano sponsorizzato dal datore di lavoro.
7. Spese per la cura dei bambini: È possibile detrarre il costo delle spese di assistenza all’infanzia, a condizione che non si abbia diritto a una copertura tramite un piano sponsorizzato dal datore di lavoro.