1. Introduzione all’esportazione dei messaggi di posta elettronica di Outlook
Microsoft Outlook è un’applicazione di posta elettronica e calendario molto utilizzata per le comunicazioni aziendali. È anche ideale per tenere traccia di e-mail e contatti importanti. L’esportazione delle e-mail di Outlook in fogli di calcolo Excel può aiutare a organizzare e gestire meglio i dati.
2. Impostazione di una struttura di cartelle per organizzare i dati
Prima di iniziare a esportare i messaggi di posta elettronica di Outlook in Excel, è importante impostare una struttura di cartelle in Outlook. Questo vi aiuterà a mantenere i dati organizzati e a trovare più facilmente le e-mail di cui avete bisogno.
3. Esportazione dei messaggi di posta elettronica di Outlook in file CSV
Una volta impostata la struttura delle cartelle, è il momento di esportare i messaggi di posta elettronica di Outlook in file CSV. CSV è l’acronimo di Comma Separated Values (valori separati da virgole) ed è un formato di file molto diffuso per il trasferimento di dati. Per esportare le e-mail in file CSV, è necessario aprire il messaggio, selezionare “File” e quindi “Salva con nome”.
4. Importazione di file CSV in fogli di calcolo Excel
Una volta esportati i messaggi di posta elettronica di Outlook in file CSV, è possibile importarli in fogli di calcolo Excel. A tale scopo, aprire il file CSV in Excel e selezionare “Dati” e poi “Importa”. Si aprirà una procedura guidata che vi guiderà attraverso il processo di importazione del file CSV in un foglio di calcolo Excel.
5. Lavorare con i formati di data
Quando si lavora con i formati di data, è importante assicurarsi che le date siano nel formato corretto. A tale scopo, selezionare le celle con le date e poi selezionare “Formatta celle” dalla scheda “Home”. Si aprirà una finestra di dialogo in cui sarà possibile selezionare il formato di data corretto.
6. Sfruttare i filtri di Excel per ordinare i dati
Una volta importati i dati in un foglio di calcolo Excel, è possibile utilizzare i filtri di Excel per ordinare e organizzare i dati. Per utilizzare i filtri, selezionare l’intervallo di dati, andare alla scheda “Dati” e selezionare “Filtro”. Si aprirà un menu in cui è possibile selezionare i criteri del filtro.
7. Proteggere i dati usando le formule di Excel
L’uso delle formule di Excel può aiutare a proteggere i dati. Ad esempio, è possibile utilizzare le formule per sommare colonne di numeri o per calcolare la media di un insieme di numeri. A tale scopo, selezionare la cella in cui si desidera inserire la formula, quindi inserire la formula nella barra della formula.
8. Finalizzazione del file Excel
Dopo aver aggiunto le formule e i filtri, è il momento di finalizzare il file Excel. A tale scopo, salvare il file nel formato corretto e poi chiuderlo. È anche possibile aggiungere una password di protezione al file per garantire che solo le persone autorizzate abbiano accesso al file.
Come si può notare, l’esportazione dei messaggi di posta elettronica di Outlook in fogli di calcolo Excel è un ottimo modo per organizzare e gestire meglio i dati. Seguendo i passaggi descritti in questo articolo, è possibile esportare facilmente le e-mail di Outlook in fogli di calcolo Excel.
Esistono diversi modi per esportare i messaggi di posta elettronica da Outlook a Excel, ma il più semplice è utilizzare uno strumento di terze parti come Office 365 Export Tool di Microsoft. Questo strumento consente di esportare le e-mail come file .csv, che possono essere aperti in Excel. Lo strumento consente anche di specificare l’intervallo di date che si desidera esportare, in modo da assicurarsi di esportare solo le e-mail necessarie.
In Outlook, selezionare la scheda File.
In Info, selezionare Impostazioni account.
In Impostazioni account, selezionare Esporta.
In Esportazione, selezionare Esporta in un file.
In Esportazione in un file, selezionare File dati di Outlook (.pst).
In Opzioni, selezionare Includi sottocartelle e Sostituisci duplicati con elementi esportati.
Selezionare Fine.
Esistono diversi modi per esportare i messaggi di posta elettronica da Outlook a un file CSV. Il modo più comune è quello di utilizzare uno strumento di terze parti come “Email Extractor” o “Outlook Export Tool”.
Questi strumenti consentono di selezionare le cartelle di Outlook che si desidera esportare e creano un file CSV con tutte le e-mail contenute in tali cartelle.
Un altro modo per esportare i messaggi di posta elettronica da Outlook in un file CSV è utilizzare Microsoft Excel.
Per prima cosa, è necessario aprire Microsoft Excel e andare al menu “File”.
Quindi, selezionare “Apri” e scegliere “CSV” come tipo di file.
A questo punto, è necessario sfogliare il percorso del file di dati di Outlook. Il percorso predefinito per questo file è “C:UsersusernameAppDataLocalMicrosoftOutlook”.
Una volta individuato il file, fare clic su “Apri” e poi su “OK”.
Excel importerà ora tutte le e-mail dal file di dati di Outlook e le visualizzerà in un foglio di calcolo.
È possibile salvare questo foglio di calcolo come file CSV accedendo al menu “File” e selezionando “Salva con nome”.
Scegliere “CSV” come tipo di file e quindi navigare nella posizione in cui si desidera salvare il file.
Infine, fare clic su “Salva”.