I vantaggi della creazione di schede per le cartelle del personale HR
1. Cosa sono le cartelle del personale HR?
Le cartelle del personale HR sono documenti fisici o digitali che contengono informazioni importanti sul reparto risorse umane di un’azienda. Di solito sono organizzate in un raccoglitore o in uno schedario a schede e contengono documenti quali descrizioni delle mansioni, annunci di lavoro, manuali dei dipendenti, politiche del personale, valutazioni delle mansioni e altri documenti relativi ai dipendenti. Queste cartelle sono essenziali per qualsiasi dipartimento delle risorse umane, al fine di mantenere i documenti organizzati e accessibili.
2. Vantaggi delle cartelle a schede
L’uso di cartelle a schede per i documenti del personale HR aiuta a mantenere tutto in ordine e facilmente accessibile. Inoltre, facilita la ricerca di documenti specifici in caso di necessità. Inoltre, le cartelle a schede rendono l’archiviazione e il recupero dei documenti molto più semplice ed efficiente.
3. Come progettare le cartelle del personale HR
Quando si progettano le cartelle del personale HR, è importante pensare a quali tipi di documenti devono essere inclusi. Una volta determinato ciò che deve essere incluso, è possibile creare schede per separare ogni tipo di documento, rendendo più facile trovare i documenti necessari. Inoltre, per differenziare ulteriormente i diversi tipi di documenti, si può pensare di utilizzare delle schede colorate.
4. Suggerimenti per l’etichettatura delle cartelle del personale HR
L’etichettatura delle cartelle del personale HR è un ottimo modo per mantenere i documenti organizzati e facilmente accessibili. Nell’etichettatura, assicurarsi di utilizzare etichette chiare e concise, in modo che chiunque possa identificare facilmente il tipo di documento. Inoltre, si consiglia di utilizzare un sistema di numerazione per tenere traccia dei documenti nella cartella.
5. Esistono diversi tipi di linguette per le cartelle
Esistono diversi tipi di linguette che possono essere utilizzate per separare i documenti nelle cartelle del personale. Si tratta di linguette di carta, linguette di plastica e linguette magnetiche. Ogni tipo di linguetta ha i suoi vantaggi e svantaggi, quindi è importante scegliere quella più adatta alle proprie esigenze.
6. Vantaggi dell’uso di schede colorate
L’uso di schede colorate è un ottimo modo per differenziare ulteriormente i documenti in una cartella del personale HR. In questo modo è più facile identificare rapidamente quali documenti si trovano in ogni cartella e quali documenti devono essere aggiornati o aggiunti. Inoltre, la presenza di schede colorate può contribuire a rendere più efficiente l’intero processo di archiviazione.
7. Come conservare le cartelle del personale HR
Conservare correttamente le cartelle del personale HR è essenziale per mantenere i documenti organizzati e accessibili. Si dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di conservarle in un luogo sicuro e asciutto, come uno schedario o un armadietto. Inoltre, bisogna assicurarsi di etichettare chiaramente ogni cartella e di conservare una copia di backup di tutti i documenti in caso di emergenza.
8. Pro e contro delle linguette
Le linguette per le cartelle del personale HR possono essere un ottimo modo per mantenere i documenti organizzati e facilmente accessibili. Tuttavia, l’uso delle schede presenta anche alcuni svantaggi. Ad esempio, possono rendere più complicato il processo di archiviazione e possono essere difficili da etichettare correttamente.
9. Alternative alle linguette per le cartelle del personale HR
Se non volete usare le linguette per le vostre cartelle del personale HR, ci sono altre opzioni disponibili. Ad esempio, si possono usare graffette o fermagli per separare i documenti, oppure si può usare un sistema di archiviazione che utilizza cassetti o cartelle. Inoltre, è possibile utilizzare un sistema di archiviazione digitale per archiviare i documenti.
Indipendentemente dal sistema di archiviazione scelto, è importante assicurarsi che le cartelle del personale siano ben organizzate e facilmente accessibili. L’uso di schede o di altri sistemi di archiviazione può aiutare a mantenere i documenti organizzati e a rendere più efficiente il processo di archiviazione.
La cosa più importante da ricordare quando si organizza la cartella del personale è di tenerla aggiornata. Dovete includere tutte le informazioni più recenti del vostro dipendente, oltre a tutti i documenti che possono essere pertinenti al suo lavoro. Alcuni elementi comuni da includere sono:
-Un curriculum vitae aggiornato
-Una domanda di assunzione
-Valutazioni delle prestazioni
-Azioni disciplinari
È inoltre opportuno organizzare la cartella del personale per dipendente. In questo modo sarà più facile trovare documenti specifici quando ne avrete bisogno.
Una cartella personale deve contenere le seguenti sezioni:
1. Informazioni personali – Questa sezione deve includere il nome, l’indirizzo, il numero di telefono, l’indirizzo e-mail e le informazioni di emergenza del dipendente.
2. Questa sezione deve elencare i precedenti datori di lavoro del dipendente, i titoli di lavoro, le date di impiego e la storia salariale.
3. Istruzione e formazione – Questa sezione deve elencare i titoli di studio del dipendente e tutti i corsi o programmi di formazione pertinenti che ha completato.
4. Valutazioni delle prestazioni lavorative – Questa sezione deve includere tutte le valutazioni o revisioni delle prestazioni effettuate dal datore di lavoro.
5. Questa sezione deve documentare qualsiasi azione disciplinare intrapresa nei confronti del dipendente, come avvertimenti, sospensioni o licenziamenti.
6. Questa sezione deve tenere traccia dell’utilizzo dei permessi del dipendente, compresi i giorni di ferie, di malattia e i giorni personali.
7. Iscrizione ai benefit – Questa sezione deve elencare la copertura dei benefit del dipendente, tra cui l’assicurazione sanitaria, l’assicurazione sulla vita e i piani pensionistici.
8. Questa sezione può includere qualsiasi altra informazione rilevante sul dipendente, come premi o riconoscimenti, appartenenze professionali o attività di volontariato.