9. Non è un segreto che le aziende di successo siano abili nel gestire i messaggi telefonici. Viviamo in un’epoca di comunicazione mobile e di gratificazione istantanea, in cui i clienti si aspettano una risposta alle loro richieste entro 24 ore. Purtroppo, molte piccole imprese non riescono a gestire i messaggi telefonici in modo tempestivo e professionale. Di conseguenza, il loro servizio clienti ne risente e la loro reputazione vacilla. Sapere come rispondere ai messaggi telefonici aziendali è essenziale per qualsiasi azienda che voglia rimanere competitiva. Ecco le cose da fare e da non fare nella gestione dei messaggi telefonici.
1. Creare un messaggio di saluto professionale: Il primo passo per una gestione efficace dei messaggi telefonici è la creazione di un messaggio di saluto professionale. I clienti devono essere accolti prontamente da una voce umana e ricevere un’introduzione sulla vostra attività. Questo darà loro un’impressione positiva e farà capire loro che il loro messaggio viene preso sul serio.
2. Creare un messaggio di risposta appropriato: Dopo aver creato un messaggio di saluto professionale, è importante creare un messaggio di risposta adeguato. La risposta deve essere adeguata alle esigenze del cliente, essere concisa e fornire informazioni utili. I clienti devono avere la sensazione che il loro messaggio venga preso sul serio e che si stia facendo tutto il possibile per aiutarli.
3. Gestire più linee telefoniche: Quando le aziende crescono, è importante gestire più linee telefoniche. In questo modo si evita che i clienti debbano attendere in attesa per un periodo di tempo prolungato e si tiene traccia dei messaggi in arrivo.
4. Documentare i messaggi telefonici: Documentare i messaggi telefonici è essenziale per qualsiasi azienda che voglia rimanere organizzata. Documentare la data, l’ora e i dettagli della chiamata vi aiuterà a ricordare le esigenze del cliente e a garantire che richiamiate in modo tempestivo.
5. Restituzione tempestiva dei messaggi telefonici: È essenziale rispondere ai messaggi telefonici in modo tempestivo. I clienti devono essere ricontattati entro 24 ore da quando hanno lasciato un messaggio. Questo dimostrerà loro che il loro messaggio viene preso sul serio e che si sta facendo del proprio meglio per rispondere alle loro esigenze.
6. Impostazione di un sistema di messaggi telefonici: La creazione di un sistema di messaggi telefonici è essenziale per qualsiasi azienda che voglia rimanere organizzata. Un sistema automatizzato può aiutare a tenere traccia dei messaggi in arrivo e a classificarli per tipo. In questo modo non si perderà mai una telefonata importante.
7. Garantire la privacy e la sicurezza dei messaggi telefonici: È importante garantire la privacy e la sicurezza dei messaggi telefonici. Le informazioni sensibili devono essere mantenute riservate e i dati dei clienti devono essere tenuti al sicuro.
8. Utilizzare la tecnologia dei messaggi telefonici automatizzati: La tecnologia dei messaggi telefonici automatizzati può aiutare a gestire in modo più efficace i messaggi in arrivo. Questa tecnologia può aiutare a filtrare i messaggi di spam e a indirizzare le chiamate importanti alla persona giusta.
9. Formazione del personale sui protocolli dei messaggi telefonici: Infine, è importante formare il personale sui protocolli dei messaggi telefonici. I dipendenti devono conoscere le migliori pratiche per la gestione dei messaggi telefonici ed essere in grado di rispondere alle richieste dei clienti in modo tempestivo e professionale.
Seguendo questi “do’s and don’ts” della gestione dei messaggi telefonici, gli imprenditori possono assicurarsi che il loro servizio clienti rimanga di alto livello e che la loro reputazione rimanga intatta. Tenendo traccia dei messaggi in arrivo e restituendoli in modo tempestivo, le aziende possono mostrare ai clienti che le loro richieste sono prese sul serio e che stanno facendo tutto il possibile per soddisfare le loro esigenze.
Se desiderate avere dei consigli su come rispondere a una chiamata vocale:
È sempre meglio rispondere a una chiamata vocale il prima possibile. Prima si restituisce la chiamata, più professionale sembrerà.
Quando si risponde alla chiamata, assicurarsi di scusarsi per non essere stati disponibili prima. Assicuratevi di avere un tono amichevole e professionale.
Se avete altre domande, non esitate a chiedere.
Innanzitutto, verificate se il chiamante ha lasciato un messaggio vocale. In tal caso, ascoltare il messaggio vocale e prendere nota di tutte le informazioni importanti.
Poi, cercare il numero del chiamante nell’elenco telefonico o nell’elenco dei contatti.
Poi, richiamare la chiamata componendo il numero e parlando con il chiamante.
Pronto, sono [nome] di [nome dell’azienda]. Mi dispiace di non essere riuscito a rispondere alla sua chiamata prima. Come posso aiutarla?
Quando si chiude un messaggio commerciale, si deve sempre cercare di essere educati e professionali. Alcuni modi comuni per concludere un messaggio commerciale sono:
Cordiali saluti,
Grazie,
Cordiali saluti,
Saluti,
Ci sono alcuni modi per concludere una conversazione di lavoro in modo educato. Un modo è dire semplicemente “grazie per il suo tempo”. Un altro modo è dire “è stato bello parlare con lei”. Si può anche dire “apprezzo il suo aiuto”.