La cruciale verifica notturna: Garantire una contabilità alberghiera regolare
Le procedure di controllo notturno dell’hotel sono essenziali per garantire una contabilità accurata all’interno dell’hotel. Si tratta di una parte importante del ciclo contabile dell’hotel e comporta la riconciliazione dei conti, la generazione di rapporti finanziari e l’esecuzione di verifiche di cassa.
1. Comprendere il processo di revisione notturna
Il processo di revisione notturna inizia alla fine della giornata e serve a bilanciare i conti dell’hotel ordinando e riconciliando le entrate e le uscite. Il revisore confronta gli incassi della giornata con le transazioni registrate nel sistema. Questo processo aiuta a identificare e risolvere eventuali discrepanze.
2. L’auditor ordinerà e bilancerà tutti i conti della giornata, assicurandosi che tutte le entrate e le uscite siano registrate accuratamente. Ciò include la verifica degli addebiti agli ospiti, delle tasse e di qualsiasi altra spesa sostenuta. L’auditor controllerà anche eventuali discrepanze tra il conto dell’ospite e l’estratto conto della carta di credito.
3. Esecuzione di controlli di cassa
L’auditor eseguirà anche controlli di cassa per garantire che tutti i contanti siano stati contabilizzati. Ciò include la verifica dell’ammontare del contante nel cassetto della cassa e di qualsiasi contante che sia stato prelevato e prelevato dal registratore di cassa.
4. Riconciliazione dei conti delle carte di credito
L’auditor riconcilierà anche i conti delle carte di credito per garantire che tutte le transazioni siano registrate accuratamente. Ciò include la verifica degli importi addebitati e la verifica che tutte le transazioni siano state registrate correttamente.
5. L’auditor verificherà anche tutte le entrate e le uscite della giornata per assicurarsi che siano registrate in modo accurato. Ciò include la verifica degli addebiti agli ospiti, delle tasse e di altri costi sostenuti.
6. Generazione di rapporti finanziari
Una volta riconciliati e verificati tutti i conti, il revisore genererà i rapporti finanziari della giornata. Questi rapporti includeranno un elenco dettagliato di tutte le transazioni, le entrate e le uscite della giornata.
7. Il revisore si assicurerà inoltre che tutto il contante sia conservato e protetto in modo appropriato. Ciò include l’assicurazione che il contante sia conservato in un luogo sicuro e che tutto il contante sia contabilizzato.
8. L’auditor controllerà anche tutti i depositi bancari della giornata per assicurarsi che tutti i depositi siano stati effettuati correttamente. Ciò include la verifica di tutti i depositi e la verifica che tutti i depositi siano stati effettuati sui conti corretti.
Eseguendo queste procedure di revisione notturna, gli albergatori possono essere certi che la loro contabilità sia accurata e che i loro registri finanziari siano aggiornati. Il processo di revisione notturna è una parte fondamentale della contabilità alberghiera e dovrebbe essere eseguito regolarmente per garantire l’accuratezza e la sicurezza delle finanze dell’hotel.
Le cinque attività del processo di revisione notturna sono:
1. riconciliare gli incassi del giorno con il giornale delle vendite;
2. registrare gli incassi del giorno nel libro mastro;
3. preparare una distinta di deposito bancario;
4. preparare un resoconto delle transazioni del giorno; e
5. equilibrare il libro mastro.
Le ragioni per cui gli hotel effettuano la revisione contabile di notte sono molteplici. Uno di questi è che in questo modo i revisori possono farsi un’idea precisa delle operazioni dell’hotel e del suo funzionamento quotidiano. Inoltre, gli audit notturni possono aiutare a identificare potenziali aree di furto o frode. Infine, gli audit notturni possono anche aiutare a identificare eventuali problemi operativi che potrebbero far perdere denaro all’hotel.
Il processo di audit notturno prevede quattro fasi:
1. Esaminare le transazioni del giorno e riconciliarle con i resoconti delle vendite del giorno.
2. Effettuare le rettifiche necessarie ai rapporti e alle registrazioni.
3. Generare il rapporto di revisione notturna.
4. Chiudere i libri contabili della giornata.
Il processo di verifica notturna è un modo per gli hotel di controllare gli ospiti e assicurarsi che si trovino bene e che il loro soggiorno stia andando bene. Questo processo avviene di solito dopo che gli ospiti hanno fatto il check-out per la giornata e prima dell’arrivo dei prossimi ospiti.
Il primo passo per condurre una verifica notturna è controllare le schede di registrazione degli ospiti per assicurarsi che tutte le informazioni siano corrette e aggiornate. In seguito, l’addetto alla reception esaminerà il sistema di prenotazione dell’hotel per verificare se ci sono ospiti che hanno effettuato il check-in o il check-out quel giorno. Dopodiché, l’impiegato riconcilierà le transazioni della giornata e preparerà un rapporto per il direttore dell’hotel. Infine, l’impiegato farà un giro dell’hotel per assicurarsi che tutto sia in ordine e che tutti gli ospiti siano a proprio agio.
Il compito più difficile di un revisore notturno è riconciliare i libri contabili. Può essere difficile perché possono esserci discrepanze tra i libri contabili e le registrazioni.