Nome dell’articolo: “Fax it Right: Mastering Business Etiquette for Fax Cover Letters”
Le lettere di presentazione dei fax sono una parte essenziale della comunicazione aziendale, ma molti professionisti non sanno come usarle correttamente. Per assicurarvi che i vostri fax siano ricevuti nel modo giusto, ecco nove consigli per padroneggiare il galateo aziendale per le lettere di accompagnamento via fax.
1. Comprendere le basi delle lettere di accompagnamento per fax: Prima di iniziare a creare una lettera di accompagnamento per fax, è importante capirne lo scopo. Una lettera di accompagnamento fax è una breve nota che accompagna un documento fax e che fornisce le informazioni di contatto, una breve descrizione del documento e qualsiasi altra informazione necessaria.
2. Creare un messaggio appropriato: Il messaggio della lettera di accompagnamento del fax deve essere sintetico e professionale. Deve includere il mittente del documento, il destinatario e una breve descrizione del contenuto.
3. Formattazione della lettera di accompagnamento del fax: Le lettere di presentazione per fax devono essere formattate in modo professionale e di facile lettura. Utilizzate un carattere standard, come Times New Roman, e mantenete la dimensione dei caratteri tra i 10 e i 12 punti.
4. Includere le informazioni necessarie: Assicuratevi di includere tutte le informazioni necessarie nella vostra lettera di presentazione per fax. Tra queste, il vostro nome, le informazioni di contatto, il nome e le informazioni di contatto del destinatario e la data.
5. Correggere la lettera: Prima di inviare il fax, assicuratevi di correggere la lettera di accompagnamento per individuare eventuali errori di ortografia o grammatica.
6. Mantenere la professionalità: è importante mantenere un tono professionale nella lettera di presentazione del fax. Evitate di usare un linguaggio gergale o troppo informale e assicuratevi di usare una chiusura educata come “Cordiali saluti”.
7. Evitare gli errori più comuni: Gli errori più comuni da evitare nella lettera di accompagnamento del fax includono la mancata descrizione del documento, l’omissione del nome o delle informazioni di contatto del destinatario o la mancata chiusura.
8. Sostituire le lettere di presentazione tradizionali: Le lettere di presentazione via fax possono essere utilizzate per sostituire le lettere di presentazione tradizionali per le domande di lavoro e altri documenti.
9. Migliori pratiche per l’invio di fax: Quando si invia un fax, assicurarsi di utilizzare le migliori pratiche del galateo del fax. Tra queste, attendere che il destinatario risponda al telefono prima di comporre il documento, inviare un messaggio di conferma dopo l’invio del fax e accertarsi che il fax sia stato ricevuto.
Seguendo questi nove consigli, sarete in grado di padroneggiare il galateo aziendale per le lettere di accompagnamento ai fax e di assicurarvi che i vostri fax siano ricevuti nel modo giusto.
No, non è obbligatorio inviare una lettera di presentazione con un fax. Tuttavia, è sempre buona norma includere una lettera di accompagnamento nell’invio di un fax, in quanto fornisce al destinatario un contesto su ciò che sta per ricevere. Inoltre, una lettera di accompagnamento può contribuire a garantire che il fax venga ricevuto dal destinatario, in quanto può fornire le informazioni di contatto e le istruzioni su come recuperare il fax.
Il frontespizio non è obbligatorio quando si invia un fax, ma può essere un tocco di classe. Se scegliete di inviare un frontespizio, assicuratevi di includere le seguenti informazioni: la data, il vostro nome e i vostri recapiti, il nome e i recapiti del destinatario, un breve messaggio e qualsiasi altra informazione rilevante (ad esempio il numero di pagine da inviare).
La lettera di accompagnamento non conta come pagina quando si invia un fax.
Le informazioni sanitarie protette (PHI) non devono essere incluse nella copertina del fax. Le PHI sono informazioni sanitarie riservate del paziente, protette dall’Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Queste informazioni devono essere condivise solo con persone autorizzate e non devono essere inviate tramite un fax non protetto.
1. Non utilizzate un linguaggio non professionale o gergale. Questo include bestemmie, acronimi o termini specifici di un certo settore o gruppo.
2. Non utilizzate un saluto generico come “A chi di dovere”. Cercate invece il nome della persona a cui state inviando la lettera e rivolgetevi direttamente a lei.
3. Non utilizzate un linguaggio o un tono troppo familiare. La lettera di presentazione deve essere professionale e formale per fare una buona impressione.