Quando si usa il telefono in un ambiente di lavoro, professionalità e cortesia sono essenziali. È importante conoscere le basi del corretto galateo telefonico per garantire la trasmissione di un’immagine positiva e professionale. Questa guida fornisce una panoramica delle regole di base da seguire quando si conducono affari al telefono.
Prima di effettuare una telefonata d’affari, è importante assicurarsi di essere ben preparati. Prendetevi qualche momento per rivedere tutte le informazioni o gli appunti rilevanti che possono essere utili per la telefonata. Inoltre, assicuratevi di avere a disposizione un luogo tranquillo dove potervi concentrare e focalizzare.
Quando si risponde al telefono in un ambiente di lavoro, è importante essere professionali e cortesi. Rispondete sempre al telefono con un saluto piacevole, presentando voi stessi e la vostra azienda. Assicuratevi di parlare lentamente e chiaramente e di essere sempre cortesi.
Quando si ascolta l’interlocutore, prestare molta attenzione a ciò che dice. Riconoscere ciò che viene detto e assicurarsi di porre domande per chiarire eventuali punti poco chiari. Quando si risponde, assicurarsi di parlare in modo chiaro e conciso, evitando di usare un linguaggio gergale o informale.
È importante mantenere un tono positivo durante una telefonata di lavoro. Anche se la conversazione è difficile o c’è disaccordo, mantenete sempre un tono professionale e cortese. Evitate di alzare la voce o di diventare polemici e siate sempre rispettosi dell’interlocutore.
Quando si effettua una telefonata di lavoro, è bene rispettare il tempo dell’interlocutore. Evitate di fare chiacchiere o di andare fuori tema e mantenete la conversazione incentrata sullo scopo della telefonata. Se la conversazione si prolunga più del previsto, chiedete gentilmente all’interlocutore se ha tempo per continuare a parlare.
Quando si conclude una telefonata d’affari, ringraziare sempre l’interlocutore per il tempo dedicatogli e assicurarsi di ricapitolare i punti chiave discussi. Inoltre, assicuratevi di ottenere i dettagli di contatto della persona con cui avete parlato, nel caso in cui abbiate bisogno di un follow-up in seguito.
Quando si effettuano telefonate d’affari in un ambiente d’ufficio, è importante essere attenti al protocollo dell’ufficio che potrebbe essere in vigore. Ad esempio, molti uffici richiedono che le chiamate siano effettuate in vivavoce o che i dipendenti utilizzino determinati interni telefonici per effettuare le chiamate. Assicurarsi di seguire tutte le linee guida applicabili.
9. Se il chiamante non è in grado di parlare con la persona che sta chiamando, assicurarsi di prendere messaggi dettagliati e precisi. Chiedere sempre al chiamante di ripetere il nome, il numero e altri dettagli rilevanti per assicurarsi che vengano registrati correttamente. Inoltre, assicuratevi di fornire al chiamante una stima del tempo in cui la persona che sta chiamando sarà in grado di richiamarlo.
In conclusione, seguire le basi del corretto galateo telefonico aziendale è essenziale quando si conducono affari al telefono. Conoscere le regole e rispettarle contribuirà a trasmettere un’immagine professionale e positiva.
Ci sono alcune cose fondamentali da ricordare quando si parla di corretto galateo telefonico sul posto di lavoro:
1. Rispondere sempre al telefono in modo professionale, anche se si sta solo prendendo un messaggio. Ciò significa usare un tono cortese e amichevole e presentarsi per nome.
2. Se si viene messi in attesa, assicurarsi di ringraziare la persona per averla trattenuta e farle sapere quanto tempo si prevede di attendere.
3. Mantenere le conversazioni brevi e mirate. Evitate di fare chiacchiere o di parlare di cose personali durante le telefonate di lavoro.
4. Fate attenzione al volume della vostra voce. Non si deve urlare o sussurrare al telefono.
5. Se è necessario trasferire una chiamata, assicurarsi di ottenere prima il permesso dell’interlocutore e poi fornirgli istruzioni chiare su come essere trasferiti.
6. Quando si termina una chiamata, assicurarsi di ringraziare e salutare.
Le cinque regole fondamentali del galateo degli affari sono:
1. Essere puntuali
Questa è probabilmente la regola più importante del galateo degli affari. Essere puntuali dimostra che si dà valore al tempo degli altri e che si è affidabili.
2. Vestirsi in modo appropriato
Vestirsi in modo appropriato dimostra che si rispetta il codice di abbigliamento dell’azienda e che si è professionali.
3. Essere rispettosi
Il rispetto è fondamentale nel mondo degli affari. Bisogna sempre essere rispettosi nei confronti del capo, dei colleghi, dei clienti e dei committenti.
4. Essere un buon ascoltatore
L’ascolto è un’importante abilità di comunicazione. Quando si è un buon ascoltatore, si possono comprendere meglio le esigenze degli altri e trovare il modo di aiutarli.
5. Essere positivi
Un atteggiamento positivo è contagioso. Quando si è positivi, si può far sentire bene anche chi ci circonda.
1. Non usare il cellulare in luoghi in cui non è appropriato, come durante un film o una riunione.
2. Siate rispettosi del tempo e dello spazio altrui, mantenendo brevi le vostre conversazioni e non parlando ad alta voce nei luoghi pubblici.
3. Essere consapevoli di ciò che ci circonda e di chi ci sta intorno prima di iniziare una conversazione o rispondere a una chiamata.
4. Evitare di usare il cellulare mentre si guida.
5. Mantenere il cellulare pulito e in buone condizioni.
6. Fare attenzione all’uso della batteria e cercare di ricaricare il telefono regolarmente.