Quando un dipendente viene licenziato, i datori di lavoro devono conservare alcuni documenti. Tra questi vi sono i documenti relativi alle prestazioni del dipendente sul posto di lavoro, come le valutazioni del lavoro e le registrazioni disciplinari. I datori di lavoro devono inoltre conservare i documenti relativi alla cessazione del rapporto di lavoro, come l’accordo di cessazione, l’ultima busta paga ed eventuali pagamenti di fine rapporto.
La durata della conservazione dei documenti dipende dal tipo di documento e dalle leggi locali e federali. In generale, i datori di lavoro devono conservare i documenti dei dipendenti per almeno tre anni dopo la cessazione del rapporto di lavoro. Tuttavia, alcuni documenti, come quelli relativi a richieste di risarcimento per discriminazione, devono essere conservati per un periodo di tempo più lungo.
Una volta che i documenti non sono più necessari, devono essere distrutti in modo sicuro. Ciò include la distruzione dei documenti cartacei e l’eliminazione sicura dei file digitali. È importante assicurarsi che i documenti dei dipendenti non vengano conservati più a lungo del necessario e che vengano smaltiti correttamente quando non sono più necessari.
I documenti devono essere conservati in un luogo sicuro, ad esempio in uno schedario chiuso a chiave. I file digitali devono essere archiviati su un server sicuro e l’accesso deve essere limitato solo a coloro che hanno bisogno di visualizzare i file.
L’accesso ai documenti dei dipendenti deve essere limitato a coloro che hanno bisogno di vederli, come il supervisore del dipendente e il personale delle risorse umane. L’accesso deve essere concesso in base alla necessità di sapere.
I datori di lavoro sono soggetti a leggi locali e federali, che possono stabilire la durata di conservazione dei documenti e i soggetti che possono accedervi. È importante conoscere tutte le leggi applicabili e garantirne la conformità.
Una corretta gestione dei documenti può aiutare i datori di lavoro a proteggersi da potenziali problemi legali. Può anche fornire informazioni importanti sulle prestazioni dei dipendenti e sulle decisioni di licenziamento.
La mancata conservazione dei registri può comportare gravi sanzioni, tra cui multe e azioni legali. È importante assicurarsi che tutti i documenti siano conservati in conformità alle leggi vigenti.
Per soddisfare i requisiti di conservazione dei documenti previsti dalla legge Sarbanes-Oxley, tutti i documenti relativi al personale devono essere conservati per un minimo di 7 anni. Ciò include, ma non si limita a, i file dei dipendenti, le valutazioni delle prestazioni, i cartellini e i registri delle retribuzioni.
Non esiste una risposta definitiva a questa domanda, poiché dipende in larga misura dalla politica di conservazione dei documenti specifica della vostra azienda. Tuttavia, come linea guida generale, si dovrebbero distruggere i vecchi file dei dipendenti solo quando si è certi che non sono più necessari per scopi legali o commerciali. Ad esempio, potrebbe essere necessario conservare i file degli ex dipendenti in caso di cause legali o per conformarsi alle normative governative. Una volta certi di non averne più bisogno, è possibile distruggere i file in modo sicuro e protetto.
Quando un’azienda chiude, i documenti dei dipendenti vengono generalmente distrutti o archiviati. Se i documenti vengono archiviati, possono essere conservati presso la sede centrale dell’azienda, in un deposito di terzi o in un database elettronico. Se i documenti vengono distrutti, possono essere triturati, inceneriti o smaltiti in altro modo.
Ci sono alcune eccezioni, ma in generale gli ex datori di lavoro possono dire tutto quello che vogliono su di voi come dipendenti. Se siete stati licenziati, possono dirlo. Se ve ne siete andati volontariamente, possono dirlo. E se non hanno nulla di bello da dire, possono dire anche questo. La cosa migliore da fare è cercare di andare d’accordo con il vostro ex datore di lavoro e ottenere da lui delle referenze positive.
Alle aziende interessa se siete stati licenziati perché vogliono sapere il motivo per cui siete stati licenziati. Se siete stati licenziati per un buon motivo, l’azienda potrebbe non volervi assumere. Se invece siete stati licenziati per un cattivo motivo, l’azienda potrebbe essere più propensa ad assumervi.