Creare una firma e-mail in Outlook
Avere una firma e-mail professionale è una parte importante della creazione della propria attività. Outlook consente di crearne facilmente una da utilizzare per tutti i messaggi di posta elettronica. Per iniziare, aprire Outlook e selezionare File > Opzioni. Nella finestra Opzioni, selezionare la scheda Posta, quindi selezionare Firme sul lato sinistro della finestra. Fare clic sul pulsante Nuovo per creare una nuova firma.
Aggiungere un aspetto professionale alle firme
Quando si crea la firma, assicurarsi di utilizzare un carattere e un formato professionali. Aggiungete il vostro nome e titolo, nonché il nome della vostra azienda. Se si dispone di un logo, è possibile aggiungerlo alla firma. Al termine, assicurarsi di salvare la firma.
Inserire un logo o i colori della società
Se si dispone di un logo per la propria attività, è possibile aggiungerlo alla firma. A tale scopo, fare clic sull’icona Inserisci immagine nell’editor della firma. Selezionare il file del logo e fare clic su Inserisci. Se non si dispone di un logo, è possibile aggiungere i colori della propria azienda alla firma facendo clic sull’icona Inserisci linea orizzontale e selezionando il colore desiderato.
Includere le informazioni di contatto nella firma
Assicurarsi di includere le informazioni di contatto nella firma. In questo modo sarà più facile per le persone mettersi in contatto con voi. Potete aggiungere il vostro indirizzo e-mail, il numero di telefono, il sito web e qualsiasi altra informazione di contatto che ritenete necessaria.
È importante assicurarsi che la firma venga visualizzata bene sia sui dispositivi desktop che su quelli mobili. A tal fine, utilizzate un carattere di facile lettura sui dispositivi mobili e assicuratevi che il vostro logo non sia troppo grande.
Aggiungere collegamenti ipertestuali alla firma
L’aggiunta di collegamenti ipertestuali alla firma è un ottimo modo per indirizzare le persone al proprio sito web o ad altre risorse. Per aggiungere un collegamento, evidenziare il testo che si desidera collegare, quindi fare clic sull’icona Inserisci collegamento ipertestuale.
Automatizzare l’aggiunta della firma
Anziché aggiungere la firma a ogni e-mail, è possibile automatizzare il processo. A tale scopo, selezionare la firma nella finestra Opzioni di Outlook, quindi selezionare la casella accanto a Includi automaticamente la mia firma nei messaggi che invio.
Personalizzazione della firma per diversi destinatari
Se si desidera inviare firme diverse a persone diverse, è possibile creare più firme. Selezionare Nuova dal menu a discesa Firma e creare la firma che si desidera inviare a quel particolare destinatario.
Far risaltare la firma
La firma deve distinguersi dal resto dell’e-mail. A tale scopo, è possibile aggiungere un colore di sfondo o un bordo alla firma. Si può anche aggiungere una citazione o altro testo per renderla più interessante.
L’impostazione della firma e-mail per il business è una parte importante della creazione della propria azienda. Con Outlook è possibile creare facilmente una firma professionale da utilizzare per tutti i messaggi di posta elettronica. Aggiungendo un logo, informazioni di contatto e collegamenti ipertestuali, è possibile far risaltare la firma e dare un aspetto professionale alla propria azienda.
Non esiste una risposta giusta o sbagliata a questa domanda, poiché dipende esclusivamente dalle preferenze personali. Alcuni scelgono di inserire la propria firma nelle risposte, in modo che il destinatario sappia da chi proviene l’e-mail e possa contattarlo facilmente, se necessario. Altri preferiscono non inserire la propria firma nelle risposte, perché può occupare spazio prezioso nell’e-mail e potrebbe non essere necessaria se il destinatario sa già di chi si tratta. In definitiva, spetta a ciascuno decidere se includere o meno la propria firma nelle risposte.
Ci sono alcuni motivi potenziali:
1. È possibile che non sia stata impostata una firma nel proprio account di posta elettronica. Per impostare una firma in Gmail, ad esempio, andare alla pagina delle impostazioni e scorrere fino alla sezione “Firma”. Aggiungere la firma e salvare le modifiche.
2. È possibile che abbiate impostato una firma, ma che questa non compaia nelle risposte perché avete attivato l’opzione “Inserisci questa firma prima del testo citato nelle risposte e rimuovi la firma dai messaggi originali”. Per modificarla, accedere alla pagina delle impostazioni e scorrere fino alla sezione “Firma”. Disattivare l’opzione “Inserisci questa firma prima del testo quotato nelle risposte e rimuovi la firma dai messaggi originali” e salvare le modifiche.
3. È possibile che sia stata impostata una firma, ma che questa non compaia nelle risposte perché le risposte vengono inviate in formato testo normale. Per modificarlo, andare alla pagina delle impostazioni e scorrere fino alla sezione “Generale”. Alla voce “Formato del messaggio”, selezionare “HTML” o “Testo ricco” e salvare le modifiche.
La firma e-mail è un blocco di testo che viene aggiunto automaticamente alla fine di un messaggio e-mail. La firma include in genere il nome del mittente, le informazioni di contatto e un logo aziendale. Le firme possono essere impostate nella maggior parte dei programmi di posta elettronica, come Microsoft Outlook e Gmail. Quando si compone un’e-mail, la firma viene aggiunta alla fine del messaggio.