The Art of Writing Business Emails
Scrivere e-mail professionali è un’abilità importante nel mondo del lavoro. Un’e-mail ben fatta può aiutare a costruire relazioni, a fare un’impressione duratura e persino ad aprire potenziali opportunità di lavoro. Tuttavia, conoscere l’etichetta e le tecniche corrette per assicurarsi che il messaggio sia ricevuto nel modo giusto può essere una sfida. Ecco alcuni consigli su come indirizzare un’e-mail commerciale per ottenere i migliori risultati.
1. Cosa includere nell’oggetto dell’e-mail: Quando si crea un oggetto, assicurarsi che sia chiaro e conciso. Evitate di usare frasi generiche come “Ciao” o “Aiuto”. Cercate invece di includere poche parole che riassumano accuratamente lo scopo del vostro messaggio.
2. Creare il saluto perfetto: Iniziate la vostra e-mail con un saluto professionale come “Caro [nome]” o “Ciao [nome]” e terminate il messaggio con una chiusura educata come “Cordiali saluti” o “Grazie”.
3. Scrivere un’introduzione concisa: Presentatevi e spiegate perché state inviando l’e-mail. Mantenete l’introduzione breve e diretta al punto, e assicuratevi che sia rilevante per il destinatario.
4. Mantenere il messaggio focalizzato: Utilizzate il corpo dell’e-mail per comunicare il vostro messaggio in modo conciso e organizzato. Assicuratevi di includere solo le informazioni pertinenti e necessarie alla conversazione.
5. Indirizzare più destinatari: Se si invia l’e-mail a più persone, assicurarsi di utilizzare i loro nomi nel saluto. Inoltre, ricordate di utilizzare le funzioni “copia carbone” (CC) e “copia carbone cieca” (BCC) per assicurarvi che il messaggio venga ricevuto da tutti i destinatari.
6. Formattazione del testo per la leggibilità: Quando formattate la vostra e-mail, usate paragrafi brevi e un linguaggio semplice. Inoltre, cercate di utilizzare punti elenco o elenchi numerati per rendere il messaggio più facile da leggere.
7. Utilizzare una grammatica e una punteggiatura corrette: Assicuratevi di correggere la vostra e-mail per individuare eventuali errori di ortografia o grammatica. Questo aiuterà a garantire che il messaggio venga preso sul serio e trasmetta professionalità.
8. Come concludere l’e-mail: Terminate la vostra e-mail con una chiusura educata e un invito all’azione. Si potrebbe chiedere al destinatario di rispondere o di fornire ulteriori informazioni.
9. Includere una firma professionale: Includere una firma professionale con le proprie informazioni di contatto alla fine dell’e-mail. In questo modo sarà più facile per il destinatario contattarvi in caso di necessità.
Seguendo questi consigli, sarete in grado di creare email professionali che faranno una buona impressione e vi aiuteranno a costruire relazioni. Scrivere e-mail commerciali può richiedere un po’ di pratica, ma con le tecniche giuste sarete in grado di padroneggiare l’arte dell’e-mail in poco tempo.
Se non siete sicuri del nome della persona a cui state inviando l’e-mail, potete usare un saluto generico come “Gentile signore o signora” o “A chi di dovere”. Se dovete contattare un reparto specifico, potete usare il nome del reparto (ad esempio, “Caro reparto marketing”). Se state inviando un’e-mail a qualcuno per un problema specifico, potete usare l’oggetto dell’e-mail come saluto (ad esempio, “Re: Your order from XYZ Company”).
Se non conoscete il nome della persona a cui state inviando l’e-mail, potete usare un saluto generico come “A chi di dovere” o “Gentile signore o signora”. Se avete un’idea generale dell’interlocutore, ma non siete sicuri del nome o del titolo esatto, potete usare un motore di ricerca per trovare le informazioni necessarie.
Ci sono alcune cose fondamentali da tenere a mente quando si scrive un’e-mail formale di lavoro:
1. Mantenere un tono professionale. Questo significa usare un tono professionale ed evitare qualsiasi gergo o espressione gergale.
2. Essere chiari e concisi. Arrivare rapidamente al punto e non includere informazioni inutili.
3. Correggete la vostra e-mail. Assicuratevi che non ci siano errori di grammatica o di ortografia prima di inviarla.
4. Utilizzate una firma formale per le e-mail. Includete il vostro nome, il titolo e le informazioni di contatto alla fine dell’e-mail.
Esistono diversi modi per intitolare un’e-mail di lavoro, a seconda del contesto dell’e-mail e dell’interlocutore. Se state inviando un’email a un cliente o a una cliente, potreste voler includere nel titolo il nome della vostra azienda o il prodotto/servizio per il quale state inviando l’email. Ad esempio, “Nome dell’azienda – Seguito del suo recente acquisto” o “Nome del prodotto – Richiesta di feedback”. Se state inviando un’e-mail a un collega o a un partner commerciale, potete essere più brevi nel titolo, includendo semplicemente l’argomento principale dell’e-mail. Ad esempio, “Richiesta di incontro – Martedì alle 10”.
Ci sono alcune cose da tenere a mente quando si parla di galateo delle e-mail di lavoro:
1. Mantenere la professionalità. Ciò significa utilizzare un indirizzo e-mail dal suono professionale (non indirizzi personali), utilizzare una grammatica e un’ortografia corrette ed evitare lo slang o il linguaggio informale.
2. Siate chiari e concisi. Andate subito al punto ed evitate di divagare.