I cicli di spesa sono i processi utilizzati dalle aziende per gestire le proprie spese. Comprendendo e seguendo le fasi del ciclo di spesa, le aziende possono garantire che le loro operazioni finanziarie siano efficienti e conformi alle normative finanziarie.
Un ciclo di spesa è il processo completo di contabilizzazione, registrazione e approvazione di tutti i pagamenti monetari effettuati da un’azienda. Inizia con l’identificazione della necessità di una spesa e termina con il pagamento della stessa. Lo scopo del ciclo di spesa è quello di garantire che tutti i pagamenti siano effettuati correttamente e di tenere traccia del denaro speso.
Il ciclo di spesa è composto da diverse fasi. Queste fasi comprendono l’identificazione della necessità di una spesa, la preparazione dell’ordine di acquisto, la ricezione dei beni o servizi acquistati, l’autorizzazione al pagamento, la registrazione della transazione nel sistema contabile e il pagamento della spesa.
Le spese sono classificate in base alla loro finalità. Queste categorie comprendono le spese operative, le spese in conto capitale e le spese generali. Le spese operative sono i costi quotidiani di gestione dell’azienda. Le spese in conto capitale sono gli acquisti di beni che hanno una vita utile superiore a un anno, come attrezzature e veicoli. Le spese generali sono quelle relative al supporto dell’attività, come l’affitto, le utenze e l’assicurazione.
Una corretta documentazione delle spese è essenziale per una gestione finanziaria efficace. Tutti gli acquisti devono essere documentati con una fattura o un ordine di acquisto, e le ricevute o altri documenti di supporto devono essere conservati come prova di pagamento.
I controlli interni sono procedure messe in atto per garantire che tutte le spese siano autorizzate dalle persone appropriate e rientrino nelle politiche aziendali. Questi controlli aiutano a prevenire le frodi e l’uso improprio dei fondi.
È necessario effettuare esami regolari delle spese per garantire che le politiche e le procedure aziendali siano rispettate. Queste verifiche dovrebbero includere un confronto tra le spese effettive e gli importi preventivati, per aiutare a identificare eventuali problemi.
La revisione contabile è il processo di verifica che tutte le spese siano adeguatamente documentate e contabilizzate. Gli audit possono essere condotti internamente dall’azienda o esternamente da una società indipendente.
I problemi comuni che si presentano nei cicli di spesa includono controlli interni inadeguati, documentazione inadeguata e mancanza di processi di revisione o di audit. Questi problemi possono portare a frodi e cattiva gestione dei fondi.
Il mantenimento di un ciclo di spesa efficace aiuta le aziende a garantire che le loro operazioni finanziarie siano efficienti e conformi alle normative finanziarie. Inoltre, aiuta a ridurre il rischio di frodi e di uso improprio dei fondi.
Le attività del ciclo di spesa sono quattro: richiesta, acquisto, pagamento e contabilizzazione delle spese.
1. Requisizione: È il processo di richiesta di beni o servizi. Una richiesta può essere fatta internamente all’azienda o esternamente da un fornitore.
2. Acquisti: È il processo di acquisizione di beni o servizi. Un acquisto può essere effettuato tramite un ordine di acquisto o un contratto.
3. Pagamento: È il processo di pagamento di beni o servizi. Il pagamento può essere effettuato in contanti, con assegno o con carta di credito.
4. Contabilizzazione delle spese: Si tratta del processo di registrazione delle spese nel sistema contabile. Le spese possono essere registrate per cassa o per competenza.
Il ciclo delle entrate è il processo di registrazione e riscossione delle entrate. Il ciclo delle spese è il processo di registrazione e pagamento delle spese.
I rischi del ciclo di spesa sono:
1) Eccesso di spesa: Se un’azienda spende troppo per l’inventario o per altri costi operativi, può trovarsi in difficoltà finanziarie.
2) Sottospesa: Se un’azienda spende poco in magazzino o in altri costi operativi, può perdere delle opportunità o essere meno competitiva.
3) Tempismo: La tempistica delle spese può essere fondamentale. Se un’azienda ritarda le spese, può perdere sconti o opportunità di pagamento anticipato. Se un’azienda anticipa le spese, può incorrere in inutili costi di interesse.
4) Flusso di cassa: Il ciclo di spesa può avere un impatto significativo sul flusso di cassa di un’azienda. Se un’azienda spende troppo, può avere bisogno di prendere in prestito fondi per far fronte ai suoi obblighi. Se un’azienda spende poco, può avere un’eccedenza di cassa che potrebbe essere utilizzata in modo più efficiente.
Esistono tre componenti di spesa: spese operative, spese in conto capitale e spese di finanziamento.
Le spese operative sono i costi di gestione delle operazioni quotidiane dell’azienda, come stipendi, affitti, utenze e inventario.
Le spese in conto capitale sono i costi degli investimenti a lungo termine nell’azienda, come terreni, edifici e macchinari.
Le spese di finanziamento sono i costi legati al prestito di denaro, come gli interessi sui prestiti.