1. Tenere i registri finanziari
7. Registri di proprietà
8. Piani aziendali
1. Tenuta dei registri finanziari – La tenuta di registri finanziari aggiornati è uno dei compiti più importanti per qualsiasi piccola impresa. Questi documenti devono includere tutte le entrate e le uscite, gli estratti conto bancari, le fatture e le altre transazioni finanziarie che si verificano. Disporre di documenti finanziari accurati consente all’azienda di monitorare le proprie prestazioni nel tempo e di prendere decisioni informate.
2. Gestione dei file dei dipendenti – È importante che un’azienda conservi i documenti dei dipendenti, come le loro domande di assunzione, le descrizioni delle mansioni, le valutazioni delle prestazioni e altri documenti. Questo aiuta a garantire la conformità alle leggi sul lavoro e ad altre normative e può aiutare a proteggere l’azienda in caso di controversie legali.
3. Licenze e permessi aziendali – La gestione di un’azienda richiede una serie di licenze e permessi, a seconda del tipo di azienda e della sua ubicazione. Le imprese devono tenere traccia di tutte le licenze e i permessi ottenuti, nonché di eventuali rinnovi o modifiche.
4. Requisiti fiscali – Ogni azienda è soggetta a tassazione ed è importante comprendere i requisiti fiscali dell’azienda. Ciò include la presentazione delle dichiarazioni dei redditi, il pagamento delle imposte sui salari, la raccolta e la trasmissione delle vendite e di altre imposte.
5. Contratti e accordi – Un’azienda deve tenere traccia di tutti i contratti e gli accordi stipulati con clienti, fornitori o altre parti. Questo aiuta a garantire che l’azienda adempia ai propri obblighi e può contribuire a proteggerla in caso di controversie.
6. Polizze assicurative – Un’azienda deve tenere traccia di tutte le sue polizze assicurative e assicurarsi che siano aggiornate. Ciò include l’assicurazione sulla proprietà e sugli infortuni, l’assicurazione sulla responsabilità civile e qualsiasi altra assicurazione rilevante per l’azienda.
7. Registri di proprietà – Un’azienda deve tenere un registro di tutti i beni di sua proprietà o in leasing, come attrezzature, veicoli ed edifici. Questo aiuta a garantire una corretta manutenzione e consente all’azienda di tenere traccia dei propri beni.
8. Piani aziendali – L’azienda deve tenere traccia dei piani e delle strategie aziendali. Questi dovrebbero includere piani dettagliati per il marketing, le operazioni, i risultati finanziari e altre aree dell’azienda. Questo aiuta a garantire che l’azienda rimanga in carreggiata e può aiutare a prendere decisioni sul futuro dell’azienda.
In generale, le piccole imprese devono tenere i registri relativi ai clienti, ai dipendenti, alle finanze e all’inventario. Tra questi vi sono i registri delle vendite, gli ordini di acquisto, le fatture, i fogli di presenza, le buste paga e altro ancora. A seconda del tipo di azienda, possono esserci ulteriori registri da conservare. Ad esempio, le aziende che trattano materiali pericolosi possono avere bisogno di conservare i registri delle procedure di sicurezza.
Non esiste un elenco definitivo di documenti che ogni azienda dovrebbe avere, poiché i documenti specifici richiesti variano a seconda delle dimensioni, del settore e della posizione dell’azienda. Tuttavia, esistono alcune categorie generali di documenti che la maggior parte delle aziende deve tenere sotto controllo, tra cui i documenti finanziari, i documenti dei dipendenti e i documenti dei clienti. I documenti finanziari possono includere fatture, ricevute, estratti conto e registri fiscali. I registri dei dipendenti possono includere descrizioni delle mansioni, curriculum, valutazioni delle prestazioni e registri delle retribuzioni. I documenti relativi ai clienti possono includere informazioni di contatto, cronologia degli acquisti e qualsiasi corrispondenza tra il cliente e l’azienda.
Esistono diversi tipi di documenti aziendali che è necessario conservare per almeno 7 anni:
1. Documenti finanziari – Questo include tutti i documenti relativi alle finanze dell’azienda, come estratti conto bancari, fatture, ricevute, documenti fiscali, ecc.
2. Documenti dei dipendenti – Dovrete conservare i documenti dei vostri dipendenti, come le domande di assunzione, i curriculum, le valutazioni delle prestazioni, le buste paga e i fogli di presenza.
3. Documenti legali – Tutti i documenti relativi a questioni legali, come contratti, locazioni, licenze, permessi, ecc.
4. Materiale di marketing – Qualsiasi materiale utilizzato per scopi di marketing, come pubblicità, brochure, volantini, ecc.
5. Documenti dei clienti – Dovrete conservare i documenti dei vostri clienti, come le informazioni di contatto, la cronologia degli acquisti, ecc.
Le 5 classificazioni di base dell’archiviazione sono:
1. Cronologica
2. Geografica Geografica
3. Alfabetica
4. Numerica
5. Oggetto
Esistono cinque tipi principali di registrazioni che devono essere conservate in qualsiasi azienda: registrazioni finanziarie, registrazioni del personale, registrazioni dei clienti, registrazioni dei fornitori e registrazioni dei prodotti. I documenti finanziari comprendono tutta la documentazione relativa alle finanze dell’azienda, come fatture, ricevute, estratti conto e dichiarazioni dei redditi. I registri del personale contengono informazioni su tutti i dipendenti dell’azienda, come domande di assunzione, curriculum, valutazioni delle prestazioni e fogli di presenza. I registri dei clienti comprendono tutte le informazioni di contatto e lo storico degli acquisti dei clienti dell’azienda. I registri dei fornitori contengono informazioni su tutte le aziende o gli individui che forniscono beni o servizi all’azienda, come informazioni di contatto, fatture e piani di consegna. I registri dei prodotti contengono informazioni su tutti i prodotti o servizi offerti dall’azienda, come informazioni sui prezzi, descrizioni dei prodotti e informazioni sulla garanzia.