Le forniture per ufficio sono articoli utilizzati per la gestione quotidiana di un ufficio. Comprendono articoli come carta, penne, mobili per ufficio, articoli per la pulizia e altri articoli utilizzati per scopi amministrativi.
La contabilità delle forniture per ufficio è importante per garantire un’accurata stesura del budget e per mantenere registrazioni accurate delle spese. La contabilità delle forniture per ufficio può aiutare le aziende a identificare le aree in cui è possibile ridurre i costi e massimizzare l’efficienza delle operazioni d’ufficio.
Quando si parla di contabilità delle forniture per ufficio, esistono due tipi principali di sistemi contabili: la contabilità per competenza e la contabilità per cassa. Ciascun sistema prevede metodi diversi per tracciare e registrare le spese per le forniture per ufficio.
La contabilità per competenza è un sistema di contabilità in cui le spese vengono registrate quando sono sostenute, piuttosto che quando vengono pagate. Ciò significa che le spese vengono registrate quando viene emesso un ordine di acquisto, anziché quando viene pagata la fattura.
La contabilità di cassa è un sistema di contabilità in cui le spese sono registrate quando vengono pagate. Ciò significa che le spese vengono registrate quando la fattura viene pagata, anziché quando viene emesso l’ordine di acquisto.
Nella contabilità per competenza, le forniture per ufficio sono registrate come spese quando viene effettuato l’ordine di acquisto. La spesa viene solitamente registrata in un conto spese e le forniture per ufficio vengono solitamente registrate in un conto inventario.
Nella contabilità di cassa, le forniture per ufficio sono registrate come spese quando la fattura viene pagata. Le spese vengono solitamente registrate in un conto spese e le forniture per ufficio vengono solitamente registrate in un conto inventario.
La contabilizzazione delle forniture per ufficio può fornire alle aziende registrazioni accurate delle spese e può aiutarle a identificare le aree di risparmio. Tuttavia, può essere dispendioso in termini di tempo tracciare e registrare le spese e l’accuratezza delle registrazioni può essere influenzata da errori umani.
Le migliori pratiche per la contabilità delle forniture per ufficio includono la tenuta di registri accurati e aggiornati, il monitoraggio delle spese su base regolare e la riconciliazione regolare dei conti. È inoltre importante assicurarsi che tutti gli acquisti siano adeguatamente documentati e rivedere periodicamente i registri per garantirne l’accuratezza.
Il conto delle forniture per ufficio è di solito un conto relativamente piccolo nel piano contabile generale dell’azienda. Questo conto viene utilizzato per tenere traccia delle spese sostenute dall’azienda per articoli quali penne, carta, graffette e altro materiale per ufficio.
Le forniture per ufficio possono essere generalmente suddivise in due categorie: consumabili e non consumabili. I materiali di consumo sono articoli che si consumano rapidamente e devono essere sostituiti spesso, come la carta e l’inchiostro per stampanti. I non consumabili sono articoli che hanno una durata maggiore, come i mobili e i computer.
Le forniture in conto lavorazione sono registrate come attività correnti nello stato patrimoniale. Le forniture sono solitamente registrate al costo delle stesse.
La registrazione del libro giornale per le forniture per ufficio è la seguente:
Debito Credito
Forniture per ufficio ____________
Conti Fornitori ____________
Le forniture per ufficio sono generalmente registrate come risconti attivi nello stato patrimoniale. Ciò significa che vengono pagati in anticipo e poi registrati come spese quando vengono utilizzati. Per registrare le forniture per ufficio nelle scritture di rettifica, occorre innanzitutto determinare l’importo delle forniture per ufficio utilizzate dall’ultimo periodo contabile. Ciò può essere fatto esaminando l’inventario delle forniture per ufficio e confrontandolo con l’inventario del periodo precedente. Una volta determinato l’importo del materiale d’ufficio utilizzato, si dovrà registrare tale importo come spesa nel conto economico.