I dipendenti devono comprendere lo scopo e le aspettative delle procedure di ingresso e uscita per garantire accuratezza, efficienza e responsabilità. Le aziende devono definire chiaramente le procedure, comunicarle e fornire formazione per garantire che i dipendenti comprendano e possano seguire le procedure.
Designare punti di check-in specifici in tutto il luogo di lavoro e assicurarsi che i dipendenti ne siano a conoscenza. Ciò può contribuire a garantire che i dipendenti seguano un sistema coerente per firmare in entrata e in uscita.
È importante tenere un registro accurato degli orari di ingresso e uscita dei dipendenti dal lavoro. Questo aiuta a garantire che i dipendenti siano responsabili delle loro presenze e può anche essere utilizzato per tracciare le ore dei dipendenti e calcolare le buste paga.
In molti casi, i dipendenti sono tenuti a fare pause e pranzi in orari specifici. Le aziende devono stabilire procedure che consentano ai dipendenti di firmare l’ingresso e l’uscita per le pause e i pranzi e assicurarsi che tali procedure vengano seguite.
5. Se i dipendenti arrivano in ritardo al lavoro, le aziende devono disporre di procedure per gestire questa situazione. Queste possono includere la firma in ritardo e/o la notifica alla direzione dell’arrivo in ritardo.
Le aziende devono monitorare gli orari di ingresso e uscita per garantire che i dipendenti seguano le procedure stabilite. Questo può essere fatto manualmente o attraverso mezzi automatizzati come i sistemi biometrici.
Esistono molte tecnologie che possono aiutare a snellire i processi di ingresso e uscita. Tra queste vi sono i sistemi biometrici, gli orologi marcatempo e le applicazioni mobili.
I dipendenti devono capire che ci sono conseguenze per il mancato rispetto delle procedure stabilite. Le aziende devono comunicare le conseguenze e assicurarsi che vengano applicate in modo coerente.
Comprendendo e rispettando le procedure di firma in entrata e in uscita dal lavoro, le aziende possono contribuire ad aumentare l’efficienza, l’accuratezza e la responsabilità. Le aziende devono definire chiaramente le procedure, fornire formazione e istituire sistemi di monitoraggio delle presenze dei dipendenti. Inoltre, tecnologie come i sistemi biometrici, gli orologi marcatempo e le applicazioni mobili possono contribuire a snellire il processo. Infine, le aziende devono comunicare le conseguenze del mancato rispetto delle procedure e assicurarsi che vengano applicate in modo coerente.
Ci sono diversi modi per affrontare un dipendente che non segue le procedure. Il primo passo è cercare di capire perché il dipendente non segue le procedure. I motivi possono essere diversi, tra cui la mancata comprensione delle procedure, la mancanza di una formazione adeguata o semplicemente la mancata volontà di seguire le procedure. Una volta determinata la ragione, il passo successivo è quello di adottare un’azione correttiva. Ciò potrebbe comportare la riqualificazione del dipendente sulle procedure corrette, la fornitura di maggiore assistenza e supervisione o l’aumento delle conseguenze per il mancato rispetto delle procedure. L’obiettivo è far sì che il dipendente torni a seguire le procedure corrette.
Esistono alcuni modi fondamentali per garantire che i dipendenti seguano le procedure:
1. Se voi stessi, in qualità di manager o leader, seguite le procedure, darete il tono al resto del team e sarà più probabile che facciano lo stesso.
2. Siate chiari e concisi nelle vostre aspettative: assicuratevi che i dipendenti capiscano quali sono le procedure e perché sono importanti. Questo li aiuterà a comprendere l’importanza di seguirle.
3. Rendere le procedure facili da seguire – Se le procedure sono lunghe, complicate o difficili da capire, è meno probabile che i dipendenti le seguano. Cercate di snellire il più possibile le procedure e di renderle il più possibile user-friendly.
4. Offrire incentivi per il rispetto delle procedure – Può trattarsi di qualcosa di semplice come il riconoscimento e l’elogio dei dipendenti quando seguono le procedure, oppure di ricompense più tangibili come carte regalo o giorni di ferie extra.
5. Conseguenze del mancato rispetto delle procedure – Indicare chiaramente quali sono le conseguenze del mancato rispetto delle procedure. Può trattarsi di un richiamo verbale, di un avvertimento scritto o, in casi estremi, del licenziamento.
Dipende dallo Stato in cui lavorate e dalle politiche del vostro datore di lavoro. In generale, un datore di lavoro può richiedere ai dipendenti di firmare un manuale per i dipendenti come condizione per l’assunzione. Se vi rifiutate di firmare il manuale, il datore di lavoro può decidere di porre fine al vostro rapporto di lavoro. Tuttavia, se avete già firmato il manuale, il vostro datore di lavoro potrebbe non essere in grado di licenziarvi per non aver seguito le politiche delineate nel manuale.
1. Lo scopo delle politiche e delle procedure: qual è il risultato che si intende raggiungere?
2. Chi sarà interessato dalle politiche e dalle procedure?
3. Come verranno implementate le politiche e le procedure?
4. Come verranno applicate le politiche e le procedure?