1. Stabilire le responsabilità e le procedure: Il primo passo per un efficace controllo interno sugli acquisti consiste nello stabilire responsabilità e procedure chiare per tutti i membri del team di acquisto. Ciò dovrebbe includere l’assegnazione a una persona della responsabilità di effettuare l’acquisto vero e proprio e a un’altra di rivederlo e approvarlo. È inoltre importante stabilire le procedure per l’effettuazione e la tracciabilità degli acquisti, compresi i limiti finanziari e i requisiti di autorizzazione.
2. Definizione dei limiti finanziari: Quando si tratta di acquisti, è importante stabilire dei limiti finanziari che devono essere rispettati prima che un acquisto possa essere autorizzato. Questo aiuterà a garantire che tutti gli acquisti siano appropriati e rientrino nel budget. È inoltre importante assicurarsi che questi limiti finanziari siano regolarmente rivisti e aggiornati per riflettere i cambiamenti nella situazione finanziaria dell’azienda.
3. Richiesta di autorizzazione: Tutti gli acquisti devono essere approvati dal personale autorizzato prima di essere effettuati. Ciò contribuirà a garantire che tutti gli acquisti siano appropriati e rientrino nei limiti finanziari dell’azienda. È inoltre importante assicurarsi che il processo di approvazione degli acquisti sia ben documentato e regolarmente rivisto.
4. Garantire l’accuratezza dei registri: È importante garantire che tutti i registri relativi agli acquisti siano accurati e aggiornati. Ciò include la conservazione delle fatture, degli ordini di acquisto e di altri documenti relativi all’acquisto. È inoltre importante assicurarsi che eventuali discrepanze vengano rapidamente affrontate e corrette.
5. Registrazione e tracciabilità degli acquisti: Tutti gli acquisti devono essere adeguatamente registrati e tracciati. Ciò include la registrazione dettagliata di chi ha effettuato l’acquisto, quando è stato effettuato, cosa è stato acquistato e quanto è costato. Questo aiuterà a garantire che tutti gli acquisti siano contabilizzati e che tutti i pagamenti siano effettuati in tempo.
6. Segregazione dei compiti: È importante assicurarsi che tutti i membri del team acquisti abbiano compiti e responsabilità separati. In questo modo si garantisce che nessuno abbia un controllo eccessivo sul processo di acquisto. È inoltre importante assicurarsi che tutti gli acquisti siano rivisti e approvati da più persone prima di essere effettuati.
7. Eseguire revisioni periodiche: È importante rivedere regolarmente tutti gli acquisti per assicurarsi che siano appropriati e rientrino nel budget. Ciò dovrebbe includere la revisione dei limiti finanziari, dei requisiti di autorizzazione e dell’accuratezza dei registri. È inoltre importante assicurarsi che eventuali discrepanze vengano rapidamente affrontate e corrette.
8. Implementare un audit efficace: Infine, è importante assicurarsi che tutti gli acquisti vengano controllati regolarmente. Ciò contribuirà a garantire che tutti gli acquisti siano appropriati e rientrino nei limiti finanziari dell’azienda. È anche importante assicurarsi che eventuali discrepanze vengano rapidamente affrontate e corrette.
Fare acquisti è una parte importante di qualsiasi azienda, ma è anche importante assicurarsi che tutti gli acquisti siano effettuati in modo sicuro e in conformità con le politiche aziendali stabilite. Seguendo queste best practice per il controllo interno degli acquisti, le aziende potranno proteggersi da inutili perdite finanziarie.
I cinque controlli interni sono la separazione dei compiti, i controlli fisici, la documentazione, l’autorizzazione e il monitoraggio. Separazione dei compiti significa che persone diverse sono responsabili di aspetti diversi dell’azienda, in modo che nessuna persona abbia troppo potere. I controlli fisici si riferiscono alle misure di sicurezza adottate per proteggere i beni aziendali. Documentazione significa che ci sono registrazioni chiare di tutte le transazioni. Autorizzazione significa che tutte le transazioni devono essere approvate da una persona designata. Monitoraggio significa che ci sono procedure in atto per tracciare e indagare su qualsiasi attività insolita.
Esistono sette procedure di controllo interno:
1. Stabilire e mantenere un ambiente di controllo interno
2. Stabilire e mantenere il controllo sulle attività di gestione.
2. Stabilire e mantenere il controllo sulle attività
3. Stabilire e mantenere il controllo sulle operazioni
4. Stabilire e mantenere il controllo sulle informazioni e sulle comunicazioni
5. Stabilire e mantenere il controllo sulle attività Stabilire e mantenere il controllo sui rischi
6. Monitoraggio e revisione delle procedure di controllo interno Monitorare e rivedere le procedure di controllo interno
7. Adottare azioni correttive quando le procedure di controllo interno non sono efficaci
I controlli sugli ordini di acquisto sono progettati per proteggere le risorse dell’organizzazione e garantire che vengano effettuati solo acquisti autorizzati. I controlli includono in genere la richiesta di approvazione da parte di un individuo o di un gruppo designato per tutti gli ordini di acquisto, il mantenimento di un registro completo e accurato di tutti gli ordini di acquisto e l’esecuzione di verifiche periodiche del sistema degli ordini di acquisto.
Ci sono alcune ragioni fondamentali per cui è necessario controllare le attività di acquisto:
1. Per assicurarci di ottenere il miglior rapporto qualità/prezzo. Valutando e selezionando attentamente i nostri fornitori, possiamo assicurarci di ottenere beni e servizi della migliore qualità al miglior prezzo possibile.
2. Assicurarsi di non eccedere nelle spese. Stabilendo e rispettando un budget, possiamo evitare di mettere a rischio la nostra stabilità finanziaria con spese eccessive per acquisti non necessari o non pianificati.
3. Per assicurarci di non acquistare cose di cui non abbiamo bisogno. Questo aspetto è collegato all’eccesso di spesa, ma è importante essere consapevoli di ciò che stiamo acquistando e se ne abbiamo davvero bisogno o meno. Il disordine può accumularsi rapidamente e diventare un onere finanziario, quindi è importante essere consapevoli delle nostre decisioni di acquisto.