La riconciliazione dei documenti finanziari dell’azienda è una parte fondamentale del successo della contabilità. QuickBooks è un software molto utilizzato dalle aziende per semplificare il processo di riconciliazione e garantire l’accuratezza. Questo articolo fornisce una panoramica sulla riconciliazione in QuickBooks e spiega come impostare i feed bancari, scaricare le transazioni, abbinare le transazioni, indagare sulle discrepanze e riconciliare i conti delle carte di credito. Inoltre, forniremo le migliori pratiche per aiutarvi a ottenere il massimo dalla riconciliazione di QuickBooks.
1. Panoramica della riconciliazione di QuickBooks
La riconciliazione di QuickBooks è un processo che confronta i documenti finanziari dell’azienda con quelli della banca o di un altro istituto finanziario. L’obiettivo è assicurarsi che le informazioni contenute in ogni record siano accurate e aggiornate. QuickBooks facilita la riconciliazione scaricando automaticamente le transazioni dalla banca o dall’istituto finanziario e consentendo di confrontare e riconciliare rapidamente tali transazioni.
2. La prima fase del processo di riconciliazione di QuickBooks consiste nell’impostare un’alimentazione bancaria. Questo permette a QuickBooks di scaricare automaticamente le transazioni dalla banca o da un altro istituto finanziario. Per impostare un feed bancario, è necessario fornire le informazioni sul conto della propria banca, compresi il numero di conto e il numero di routing. È inoltre necessario inserire il nome utente e la password. Una volta inserite queste informazioni, QuickBooks sarà in grado di scaricare automaticamente le transazioni dalla banca.
3. Scaricare le transazioni bancarie in QuickBooks
Una volta impostato un feed bancario, QuickBooks scaricherà automaticamente le transazioni dalla vostra banca. Questa operazione può essere eseguita manualmente o in base a un programma. Si può anche scegliere di far scaricare a QuickBooks le transazioni da più conti. Quando QuickBooks scarica le transazioni, queste appaiono nella finestra Feed bancario. Da qui, è possibile abbinare e riconciliare facilmente le transazioni.
4. Abbinare le transazioni in QuickBooks
Una volta scaricate le transazioni dalla banca, è necessario abbinarle alle transazioni corrispondenti nei record di QuickBooks. Per farlo, è sufficiente fare clic sul pulsante “Abbina” nella finestra dei flussi bancari. QuickBooks confronterà quindi le transazioni scaricate con i vostri registri e cercherà di farle coincidere. Se QuickBooks non è in grado di abbinare una transazione, è necessario abbinarla manualmente.
5. Oltre alla corrispondenza delle transazioni, è necessario riconciliare il bilancio di QuickBooks. Si tratta di confrontare i registri di QuickBooks con gli estratti conto bancari per assicurarsi che tutte le transazioni siano accuratamente contabilizzate. A tal fine, è necessario inserire in QuickBooks il saldo bancario, il totale dei depositi, il totale dei prelievi e altre transazioni. Una volta inserite queste informazioni, QuickBooks le confronterà con gli estratti conto e vi informerà se ci sono discrepanze.
6. Indagine sulle discrepanze nella riconciliazione
Se QuickBooks trova discrepanze tra i vostri registri e quelli della vostra banca, dovrete indagare. Ciò può comportare la necessità di contattare la banca per scoprire la causa della discrepanza. Potrebbe anche essere necessario verificare l’accuratezza delle transazioni nei registri di QuickBooks. Una volta identificata e corretta la discrepanza, si potrà continuare il processo di riconciliazione.
7. Se QuickBooks trova degli errori nelle transazioni scaricate dalla banca, è necessario correggerli. Per farlo, individuare la transazione errata nella finestra Feed bancario e modificarla. Una volta modificata la transazione, QuickBooks sarà in grado di abbinarla correttamente e di continuare il processo di riconciliazione.
8. Riconciliazione dei conti delle carte di credito in QuickBooks
La riconciliazione dei conti delle carte di credito dell’azienda è simile alla riconciliazione dei conti bancari. Tuttavia, è importante notare che non tutti gli emittenti di carte di credito consentono di scaricare le transazioni in QuickBooks. Se l’emittente della carta di credito non consente di scaricare le transazioni, è necessario inserirle manualmente in QuickBooks. Una volta inserite, è possibile confrontare e riconciliare le transazioni.
9. QuickBooks può essere un potente strumento per la riconciliazione dei documenti finanziari dell’azienda. Per ottenere il massimo dalla riconciliazione di QuickBooks, è importante mantenere i registri aggiornati e indagare su eventuali discrepanze. Inoltre, è importante rivedere regolarmente gli estratti conto della banca e della carta di credito per assicurarsi che tutte le transazioni siano accuratamente contabilizzate. Adottando queste misure, potrete assicurarvi che i registri finanziari della vostra azienda siano in ordine e che la riconciliazione con QuickBooks abbia successo.
Non esiste una regola ferrea sulla frequenza della riconciliazione in QuickBooks. Tuttavia, si consiglia di riconciliare i conti almeno una volta al mese per garantire che i libri contabili siano accurati e aggiornati.