Per i titolari di aziende, Microsoft Outlook offre un modo semplice per creare e gestire gli elenchi di distribuzione. Gli elenchi di distribuzione sono un ottimo modo per inviare rapidamente messaggi di posta elettronica a più contatti contemporaneamente. A differenza di un normale elenco di indirizzi e-mail, un elenco di distribuzione include dettagli quali nomi di contatti, indirizzi e-mail e altre informazioni di contatto. La creazione di un elenco di distribuzione in Microsoft Outlook è abbastanza semplice e questo articolo vi guiderà passo dopo passo attraverso il processo.
Per iniziare, aprite Microsoft Outlook e selezionate “Contatti” dal riquadro di navigazione di sinistra. Quindi fare clic su “Nuovo gruppo di contatti” nella parte superiore della pagina. Assegnare al gruppo di contatti un nome, ad esempio “Venditori” o “Clienti”, e fare clic su “OK”.
Il passo successivo consiste nell’aggiungere contatti alla lista di distribuzione. A tale scopo, selezionare la scheda “Contatti” nella parte superiore della pagina e fare clic su “Aggiungi membri”. Da qui è possibile selezionare i contatti dalla rubrica o inserire gli indirizzi e-mail di coloro che si desidera aggiungere.
Una volta aggiunti i contatti alla lista, è possibile modificare la lista selezionando “Modifica” dal menu di navigazione superiore. Da qui è possibile aggiungere o rimuovere i contatti, modificare le loro informazioni di contatto o aggiungere campi aggiuntivi come numeri di telefono e indirizzi.
Il passo successivo consiste nell’ordinare i contatti nell’elenco. A tale scopo, selezionare la scheda “Ordinamento” e scegliere come ordinare i contatti. È possibile ordinarli in ordine alfabetico per nome, per indirizzo e-mail o per qualsiasi altro campo, come l’indirizzo o il numero di telefono.
Stampa di una lista di distribuzione in Microsoft Outlook
Se è necessario stampare una copia cartacea della lista di distribuzione, Microsoft Outlook lo rende facile. È sufficiente selezionare la scheda “Stampa” e fare clic sul pulsante “Stampa”. È inoltre possibile personalizzare le impostazioni di stampa, ad esempio i campi da stampare e l’orientamento della pagina.
Se si desidera salvare la lista di distribuzione per un uso successivo, è possibile farlo selezionando “Salva con nome” dal menu di navigazione superiore. È possibile scegliere di salvare l’elenco come file Microsoft Excel o come file CSV (Comma Separated Values).
Se si desidera importare i contatti da un’altra lista di distribuzione di Microsoft Outlook, è possibile farlo selezionando “Importa” dal menu di navigazione superiore. Da qui si può scegliere di importare i contatti da un file Excel, da un file CSV o da una lista di distribuzione di Outlook.
Usando gli elenchi di distribuzione in Microsoft Outlook, è possibile inviare rapidamente e facilmente e-mail o altre comunicazioni a più contatti contemporaneamente. Questo può essere un grande risparmio di tempo per gli imprenditori più impegnati che devono comunicare regolarmente con più contatti.
Microsoft Outlook semplifica la creazione e la gestione delle liste di distribuzione. Con pochi clic è possibile aggiungere e rimuovere contatti, ordinarli e stampare o salvare l’elenco. Le liste di distribuzione sono un ottimo modo per semplificare le comunicazioni aziendali e risparmiare tempo.
Per visualizzare tutti i messaggi di posta elettronica in un elenco di distribuzione in Outlook, è necessario aprire l’elenco di distribuzione. A tale scopo, fare clic sulla scheda “Contatti” nel riquadro di navigazione. Quindi, fare doppio clic sulla lista di distribuzione che si desidera visualizzare. In questo modo si aprirà la lista di distribuzione e verranno visualizzati tutti gli indirizzi e-mail inclusi nella lista.
Esistono diversi modi per creare un elenco di distribuzione da un elenco di indirizzi e-mail in Outlook. Un modo è creare un nuovo gruppo di contatti. A tale scopo, accedere alla scheda “Contatti” e fare clic su “Nuovo gruppo di contatti”. Quindi, fare clic su “Aggiungi membri” e scegliere “Dai contatti di Outlook”. È anche possibile aggiungere membri digitando i loro indirizzi e-mail nel campo “Membri”. Un altro modo per creare una lista di distribuzione è creare una nuova mailing list. A tale scopo, andare al menu “File” e fare clic su “Nuovo”. Quindi, fare clic su “Mailing List”. Si aprirà una nuova finestra in cui è possibile digitare gli indirizzi e-mail delle persone che si desidera aggiungere alla lista.
Esistono diversi modi per stampare un gruppo di contatti:
1. Esportare il gruppo come file CSV e poi aprire il file in un programma di fogli di calcolo come Microsoft Excel. Da qui è possibile stampare l’intero foglio o alcune celle selezionate.
2. Utilizzare uno strumento di fusione della posta per stampare etichette o buste per i contatti. In genere è necessario importare i contatti in un programma di elaborazione testi come Microsoft Word.
3. Utilizzare un programma di gestione dei contatti con funzioni di stampa integrate. Questa può essere un’opzione più efficiente se si ha un gran numero di contatti da stampare.
4. Utilizzare un servizio di stampa online in grado di stampare i contatti per voi. Questa può essere un’opzione conveniente se non si ha molto tempo per stampare da soli.