1. Preparazione della conferenza telefonica: Prima della conferenza, assicuratevi di avere le informazioni di contatto di tutti i partecipanti e di avere un piano chiaro per la conversazione. Questo include un ordine del giorno e un elenco di argomenti da affrontare.
2. Definizione dell’ordine del giorno: Iniziare la conferenza indicando chiaramente l’ordine del giorno e gli obiettivi. Chiedete ai partecipanti di condividere i loro pensieri e le loro idee e assicuratevi che tutti abbiano l’opportunità di contribuire.
3. Massimizzare il coinvolgimento: Incoraggiare la partecipazione attiva è fondamentale per il successo di una conferenza telefonica. Porre domande aperte per far emergere diverse prospettive e garantire che tutti siano ascoltati.
4. Incoraggiare il dialogo: Favorire un dialogo produttivo assicurandosi che tutti siano a proprio agio nel parlare. Ascoltate ciò che viene detto e lasciate che i partecipanti facciano delle pause per pensare e rispondere.
5. Assegnare i ruoli: A seconda delle dimensioni della conferenza, può essere utile assegnare dei ruoli ai membri del team. Tra questi potrebbero esserci il facilitatore, l’annotatore, il cronometrista e qualsiasi altro ruolo necessario per la buona riuscita della conversazione.
6. Lavorare attraverso le conversazioni difficili: Se la conversazione diventa conflittuale, prendetevi qualche minuto di pausa per dare a tutti la possibilità di calmarsi. Chiedete le opinioni e cercate insieme delle soluzioni.
7. Registrazione della conferenza: Per garantire che tutti rimangano in carreggiata e per tenere traccia di ciò che è stato discusso, prendete in considerazione la possibilità di registrare la conferenza. Assicuratevi di chiedere prima il permesso di tutti.
8. Dopo la conferenza: Una volta conclusa la conferenza, riassumete la conversazione e ricordate ai partecipanti le attività di follow-up che devono essere completate.
9. Risoluzione di problemi tecnici: In caso di problemi tecnici durante la conferenza, assicurarsi di disporre di un piano di riserva. Questo potrebbe includere la disponibilità di un numero di call-in o di una linea telefonica alternativa.
Seguendo questi suggerimenti e strategie, i manager possono assicurarsi che le loro conferenze telefoniche abbiano il massimo successo possibile. Con un po’ di preparazione e di attenzione, le conferenze telefoniche possono essere un ottimo modo per i team di riunirsi e collaborare.
Per effettuare una teleconferenza a 4 su linea fissa, è necessario disporre di un sistema telefonico a 4 linee. Per impostare la teleconferenza, è necessario mettere ogni persona che si desidera chiamare su una linea diversa. Quindi, è necessario comporre il numero della prima persona e, una volta che questa risponde, metterla in attesa. Poi bisogna comporre il numero della seconda persona e, una volta che questa risponde, metterla in attesa. Ripetete la procedura per la terza e la quarta persona. Una volta che tutte e quattro le persone sono in attesa, è possibile premere il pulsante “conferenza” sul telefono, che collegherà tutte e quattro le persone in chiamata.
Sì, è possibile effettuare chiamate in conferenza telefonica. Ci sono diversi modi per farlo. Un modo è quello di utilizzare un servizio di teleconferenza, che vi fornirà un numero di accesso e un PIN da assegnare ai partecipanti. Un altro modo è quello di utilizzare una funzione di chiamata a tre sul vostro telefono, che vi permetterà di aggiungere un altro interlocutore alla vostra chiamata esistente.
Supponendo che vogliate sapere come fare una teleconferenza utilizzando un telefono:
1. Comporre la prima persona che si desidera mettere in conferenza.
2. Dopo la risposta, premere il pulsante “conferenza” o “aggiungi chiamata” sul telefono.
3. Comporre la seconda persona che si desidera mettere in conferenza.
4. Dopo la risposta, premere nuovamente il pulsante “conferenza” o “aggiungi chiamata” sul telefono.
5. Ora si dovrebbe essere in grado di parlare con entrambe le persone contemporaneamente.
* 73 è il codice per l’inoltro delle chiamate su un telefono fisso. Quando si compone * 73, si inoltrano tutte le chiamate dal telefono fisso a un altro numero di telefono.
*77 è un servizio che consente di bloccare il proprio numero dall’ID chiamante sul telefono della persona che si sta chiamando.