1. Stabilire una linea aziendale separata: Quando si avvia una nuova attività, è importante stabilire una linea aziendale separata per garantire che le chiamate di lavoro non vengano mischiate a quelle personali. Ciò consente una migliore organizzazione e la possibilità di stabilire le priorità.
2. Determinare il saluto appropriato: Quando si imposta una linea aziendale, è importante stabilire un saluto appropriato. Il saluto deve essere professionale, accogliente e trasmettere lo scopo dell’azienda.
3. Dare priorità alle chiamate: Quando si imposta una linea aziendale, è importante dare priorità alle chiamate. Ciò può essere fatto riconoscendo il nome del chiamante, lo scopo della chiamata o l’urgenza della stessa.
4. Screening delle chiamate: Una componente importante della gestione delle telefonate aziendali è lo screening delle chiamate. Questo può essere fatto ponendo al chiamante una serie di domande, come il nome e lo scopo della chiamata.
5. Prendere i messaggi: È importante prendere i messaggi quando si gestiscono le telefonate aziendali. In questo modo è possibile registrare le chiamate ricevute e facilitare la restituzione delle chiamate in modo tempestivo.
6. Stabilire dei limiti: Quando si gestiscono le telefonate di lavoro, è importante stabilire dei limiti. Ciò include la definizione delle aspettative per quanto riguarda i tempi di risposta alle chiamate e la durata delle stesse.
7. Implementare il blocco delle chiamate: Il blocco delle chiamate è un modo efficace per gestire le telefonate aziendali. Consente di bloccare le chiamate indesiderate, come quelle degli operatori di telemarketing o degli adescatori.
8. Utilizzo dell’inoltro di chiamata: L’inoltro di chiamata può essere utilizzato per garantire che le chiamate aziendali ricevano una risposta tempestiva. Consente di indirizzare le chiamate a un’altra linea se questa è occupata.
9. Gestire i chiamanti indesiderati: I chiamanti indesiderati devono essere gestiti in modo professionale e cortese. A tal fine, si può chiedere gentilmente al chiamante di dichiarare lo scopo della chiamata o implementare il blocco delle chiamate.
Seguendo queste strategie, la gestione delle telefonate aziendali può diventare un processo molto più semplice. Stabilire una linea aziendale separata, determinare il saluto appropriato, stabilire la priorità delle chiamate, vagliare le chiamate, prendere i messaggi, stabilire dei limiti, implementare il blocco delle chiamate, utilizzare il trasferimento di chiamata e gestire i chiamanti indesiderati sono tutti componenti chiave della gestione delle telefonate aziendali.
Quando si apre una nuova attività, è importante mostrare un’etichetta telefonica corretta. Ecco tre modi per farlo:
1. Rispondere al telefono con prontezza e professionalità. Ciò significa non lasciare che squilli più di un paio di volte prima di rispondere ed evitare conversazioni personali o altre distrazioni durante la chiamata.
2. Parlare chiaramente e lentamente. Questo aiuterà la persona all’altro capo a capirvi e a evitare errori di comunicazione.
3. Siate cortesi ed educati. Questo include l’uso di “per favore” e “grazie” e l’evitare di alzare la voce o interrompere l’interlocutore.
Quando si effettua lo screening di una chiamata, si sta essenzialmente cercando di decidere se accettare o meno la chiamata. Ci sono diversi modi per farlo, ma il più comune è quello di chiedere semplicemente al chiamante il suo nome e il motivo della chiamata. Se si riconosce il nome, si può decidere se rispondere o meno alla chiamata. Se non riconoscete il nome, potete chiedere al chiamante quale sia la sua attività e il motivo della chiamata. Se non siete ancora sicuri, potete sempre chiedere che la chiamata venga trasferita alla vostra casella vocale, in modo da poterla ascoltare in seguito.
Non esiste un modo corretto di gestire una telefonata di lavoro, ma ci sono alcune buone pratiche da seguire per garantire che la telefonata sia professionale e cortese. Innanzitutto, presentate voi stessi e la vostra azienda. Questo aiuterà la persona all’altro capo del filo a capire chi siete e perché state chiamando. Poi, siate chiari e concisi nella comunicazione. Indicate lo scopo della vostra chiamata e fornite tutte le informazioni o i dettagli rilevanti che la persona all’altro capo del filo dovrà conoscere. Infine, ringraziate l’interlocutore per il tempo dedicatogli e comunicategli come contattarvi in caso di domande o ulteriori informazioni.
Ci sono alcune cose da evitare durante una telefonata di lavoro per mantenere un’immagine professionale. Innanzitutto, cercate di non mettere in attesa l’interlocutore per più di qualche secondo. Se dovete allontanarvi dal telefono, comunicate all’interlocutore cosa state facendo e quando tornerete. In secondo luogo, evitate le conversazioni personali. Ciò include conversazioni secondarie con altre persone presenti nella stanza o discussioni su questioni personali. Infine, fate attenzione a non interrompere l’interlocutore e a non parlare sopra di lui. Lasciate che finisca di pensare prima di rispondere. Seguendo questi semplici consigli, potrete assicurarvi che le vostre telefonate di lavoro siano professionali e cortesi.
Quando si selezionano le chiamate, si può prendere in considerazione quanto segue:
-Il nome del chiamante
-La società del chiamante
-Lo scopo della chiamata
-L’ora del giorno
-La vostra disponibilità
-Se conoscete o meno il chiamante