1. Definizione di rifornimento di contanti: Il reintegro della piccola cassa è il processo di rifornimento del fondo utilizzato per coprire articoli e spese di piccolo valore. Il cassiere o il contabile prelevano una certa quantità di contanti dal conto di cassa principale e la mettono nella cassetta delle piccole spese.
2. Perché è importante il rifornimento della piccola cassa? Il rifornimento di contanti per le piccole spese è importante per qualsiasi azienda, per garantire la disponibilità di contanti sufficienti a coprire gli acquisti di piccolo valore. Inoltre, aiuta a tracciare e gestire meglio le finanze e il flusso di cassa complessivo dell’azienda.
3. Come creare un conto per le piccole spese: Per creare un conto per le piccole spese, occorre innanzitutto decidere l’importo da versare sul conto. Ciò dipenderà dalle dimensioni e dalle esigenze dell’azienda. Creare un conto bancario separato per tenere traccia delle piccole somme di denaro e designare una persona responsabile per la gestione del conto.
4. Registrare il rifornimento di denaro per le piccole spese nei registri: Una volta creato il conto per le piccole spese, questo deve essere alimentato regolarmente. Il rifornimento deve essere registrato nel giornale dell’azienda. Questo aiuterà a tracciare il flusso di denaro e a identificare eventuali discrepanze.
5. Documentare il rifornimento di contanti: Quando si rifornisce il fondo cassa, è importante documentare il rifornimento. La documentazione deve includere la data e l’importo del denaro aggiunto al conto. La documentazione deve essere conservata in archivio per riferimenti futuri.
6. Riconciliazione del rifornimento di denaro per le piccole spese: Dopo aver reintegrato la piccola cassa, è importante riconciliare il conto. Si tratta di verificare l’importo del denaro aggiunto o prelevato dal conto. In questo modo si garantisce che il saldo della piccola cassa sia sempre preciso.
7. Procedure di verifica per il rifornimento della piccola cassa: Per mantenere l’accuratezza del conto delle piccole spese, è importante condurre controlli regolari. In questo modo si garantisce che l’importo della piccola cassa sia corretto e che non vi siano discrepanze.
8. Soluzioni software per il rifornimento di contanti: Per semplificare il processo di gestione di un conto corrente, esistono diverse soluzioni software che possono essere utilizzate. Questi strumenti possono aiutare a tracciare e riconciliare il rifornimento di contanti e a rendere il processo più efficiente.
Quando viene alimentato un fondo per le piccole spese, la voce del giornale include un addebito al conto delle piccole spese e un accredito al conto di cassa.
La registrazione del giornale per i rimborsi di piccola cassa è la seguente:
Addebito di cassa
Credito di conto corrente
Quando si rifornisce la piccola cassa, il conto della piccola cassa viene accreditato.
La procedura per l’emissione, la registrazione e il rifornimento di denaro di piccola cassa prevede in genere quattro fasi:
1. Il custode del fondo di cassa (la persona responsabile della gestione del fondo di cassa) calcola l’importo del denaro che deve essere reintegrato e crea un modulo di richiesta del fondo di cassa.
2. Il modulo di richiesta viene quindi presentato al reparto contabilità per l’approvazione.
3. Una volta approvato, il reparto contabilità emette un assegno a favore del custode della piccola cassa per l’importo necessario.
4. Il custode porterà quindi il contante nella cassetta delle piccole spese e lo riempirà.
In caso di eccedenza di denaro, è necessario registrarla nel conto delle piccole spese. A tale scopo, occorre innanzitutto trovare il voucher originale per le piccole spese. Il buono riporta la data, l’importo e lo scopo della spesa. Una volta trovato il buono, è necessario registrare l’importo in eccesso nel conto Petty Cash. L’importo in eccesso sarà registrato come un debito.