Quando un paziente chiama il vostro studio medico, deve essere accolto con un atteggiamento amichevole e professionale. Essendo il primo punto di contatto con il vostro studio, è importante fare una buona prima impressione. Iniziate rispondendo al telefono con un saluto piacevole e presentandovi. Chiedete come potete aiutare l’interlocutore e assicuratevi di chiamarlo per nome, se lo conoscete.
Assicurarsi di avere un sistema affidabile per prendere i messaggi. Può trattarsi di un taccuino fisico o di un sistema di messaggistica digitale. Registrare il nome del chiamante, i dettagli del contatto e il motivo della chiamata. Se la chiamata è urgente, assicurarsi di trasmettere le informazioni alla persona interessata il prima possibile.
Quando si risponde a una chiamata, rimanere in linea finché non si hanno tutte le informazioni necessarie. Non interrompete le persone o cercate di metter loro fretta: potrebbero essere nel bel mezzo di una frase o non aver finito di spiegare la loro richiesta.
Se dovete trasferire una chiamata a un’altra persona, chiedete prima il permesso al chiamante e spiegategli perché dovete trasferirla. Comunicare all’interlocutore il nome della persona con cui parlerà e attendere che la chiamata sia connessa prima di riagganciare.
Quando sono in arrivo più chiamate, può essere difficile gestire la coda delle chiamate. Se un chiamante rimane in attesa per un lungo periodo di tempo, assicuratevi di ricontattarlo per fargli sapere che non è stato dimenticato.
Assicurarsi di rimanere sempre professionali e cortesi. Non lasciatevi coinvolgere in conversazioni personali e cercate di evitare battute o pettegolezzi.
Assicurarsi di rimanere informati su eventuali modifiche alle politiche o alle procedure. Se un interlocutore chiede informazioni non aggiornate, potrebbe sentirsi frustrato. Assicuratevi di essere aggiornati su eventuali cambiamenti.
Se un chiamante richiede una chiamata di follow-up o un’azione, assicurarsi di documentare i dettagli della chiamata. La documentazione può essere fisica o digitale. In questo modo si garantirà che vengano intraprese tutte le azioni pertinenti e si eviteranno potenziali malintesi.
Queste otto regole di galateo telefonico dovrebbero essere seguite in tutti gli studi medici. Seguendo queste regole, potrete assicurarvi che le telefonate del vostro studio siano gestite in modo professionale e cortese.
Esistono alcune tecniche di base del galateo telefonico degli studi medici che devono essere seguite per garantire una comunicazione fluida e professionale. In primo luogo, è necessario identificare sempre se stessi e lo scopo della chiamata. Ciò significa indicare il proprio nome e il motivo della chiamata, sia che si tratti di un paziente, di un medico di riferimento o di una chiamata per informazioni generali. In secondo luogo, siate chiari e concisi quando parlate. Ciò significa arrivare rapidamente al punto ed evitare inutili chiacchiere. In terzo luogo, siate rispettosi e cortesi con l’interlocutore. Ciò significa usare i termini “per favore” e “grazie” ed evitare le interruzioni. Infine, se necessario, fate seguire un messaggio scritto. Può trattarsi di un’e-mail o di una lettera, a seconda della situazione.
1. Tenere il cellulare lontano dagli occhi e in modalità silenziosa quando si è in riunione, in classe o in qualsiasi altro contesto professionale o educativo.
2. Non rispondere al cellulare se squilla mentre si è nel bel mezzo di una conversazione con qualcun altro. Lasciare la chiamata alla segreteria telefonica e richiamare la persona in un secondo momento.
3. Non usare il cellulare in luoghi pubblici come ristoranti, cinema o quando si sta parlando con qualcuno. È maleducazione e disturbo.
4. Non usare il cellulare mentre si guida. È pericoloso e contro la legge in molti Stati.
5. Non inviare messaggi di testo o fare telefonate mentre si cammina. È un pericolo per la sicurezza.
6. Siate rispettosi del tempo e dello spazio degli altri quando usate il cellulare. Non parlate ad alta voce in luoghi pubblici e non fate lunghe conversazioni in luoghi dove altre persone stanno cercando di concentrarsi o di dormire.
Esistono cinque principi fondamentali del galateo telefonico:
1. Prepararsi in anticipo
2. Mostrare un atteggiamento positivo
2. Mostrare un atteggiamento positivo
3. Praticare una buona capacità di ascolto
4. Essere professionali in ogni momento
5. Mettere l’interlocutore a proprio agio
6. Fare un buon lavoro. Mettere a proprio agio l’interlocutore
Le sei etiche della comunicazione sono le seguenti:
1. Onestà: Questa etica richiede che i comunicatori siano sinceri nei loro messaggi. Ciò significa essere accurati e sinceri sia nelle informazioni trasmesse che nell’intento che sta alla base della comunicazione.
2. Chiarezza: Questa etica richiede che i comunicatori rendano i loro messaggi chiari e facili da capire. Ciò significa utilizzare un linguaggio semplice e privo di ambiguità e organizzare le informazioni in modo logico e facile da seguire.
3. Concisione: Questa etica richiede che i comunicatori rendano i loro messaggi il più concisi possibile. Ciò significa evitare parole e informazioni inutili e arrivare al punto in modo rapido e chiaro.
4. Rispetto: Questa etica richiede che i comunicatori mostrino rispetto per il loro pubblico. Ciò significa essere attenti alle loro esigenze e preferenze ed evitare un linguaggio o un contenuto offensivo.
5. Responsabilità: Questa etica richiede che i comunicatori si assumano la responsabilità dei loro messaggi. Ciò significa assicurarsi che le informazioni trasmesse siano accurate e appropriate, ed essere disposti a rispondere di eventuali conseguenze negative che possono derivare dalla comunicazione.
6. Apertura: Questa etica richiede che i comunicatori siano aperti alla comunicazione degli altri. Ciò significa essere ricettivi al feedback e disposti a impegnarsi in un dialogo bidirezionale.